Acubiz gør det muligt at få vist kvitteringer og bilag direkte fra virksomhedens regnskabssystem, eksempelvis ved at markere en finanspostering i regnskabs systemet og trykke på en knap, der slår bilaget op i Acubiz (via en webbrowser).

Forudsætninger i Acubiz

Dette en standard feature i Acubiz og kræver derfor ingen konfiguration i Acubiz. Dog er der krav til den konkrete opsætning af Acubiz.

Udgifter (EMS)

1. 1. TravelID skal være med i Acubiz eksportfil (Kolonne 22 i standard eksportformat >).
   2. TravelID skal gemmes i regnskabs systemet på indlæsningstidspunktet.

Leverandør faktura

1. 1. ID skal være med i Acubiz eksportfil (Kolonne 22 i standard eksportformat >)
   2. Fakturanummer skal være med i Acubiz eksportfil (Kolonne 24 i standard eksportformat >)
   3. ID og/eller Fakturanummer skal gemmes i regnskabs systemet på indlæsningstidspunktet

Disse parametre skal benyttes til returopslag af kvitteringer/faktura i Acubiz

Forudsætninger i regnskabs systemet (ERP):

For at kunne benytte denne feature kræver det, at der udvikles en funktion i regnskabs systemet, der kan foretage returopslag (en knap eller andet i forbindelse med finansposteringer). Denne funktion er ikke nødvendigvis en standard feature i regnskabs systemet og skal undersøges i samråd med virksomhedens leverandør af regnskabs systemet. Udgifter forbundet hertil afholdes af virksomheden selv og er derfor ikke relateret til Acubiz.

Opslag til kvitteringer i Acubiz

Der skal genereres en unik URL pr. transaktion/postering. Dette gøres med 3 elementer - 2 statiske værdier og en dynamisk værdi. Værdierne, der skal sammensættes, er:

URL til Acubiz:

https://[FIRMAID].acubiz.com/asp/[FIRMAID]/[FIRMAID]EMS_[ISO-LAND].nsf

URL kan findes ved at logge ind i Acubiz EMS på web og kopiere URL'en fra adresse linjen pr. selskab (hvis man har flere selskaber).

Forespørgsel på kvittering

Udgifter (EMS):

/ShowDocument?OpenAgent&ID=[TravelID]
[TravelID] = 1000098 (eksempel)

Eksempel på sammensat unik URL til udgifter (EMS):

https://kbrdemo.acubiz.com/asp/KBRDEMO/KBRDEMOEMS_DK.nsf/ShowDocument?OpenAgent&ID=1000322

Leverandør faktura (IMS):

/aa_ShowDocumentIMS?OpenAgent&ID=[ID]&InvoiceNo=[InvoiceNo]
[ID] = 3000015 (eksempel)
[InvoiceNo] = 12000755 (eksempel)

Eksempel på sammensat unik URL til leverandør faktura (IMS):

Opslag på [ID]

https://kbrdemo.acubiz.com/asp/KBRDEMO/KBRDEMOEMS_DK.nsf/aa_ShowDocumentIMS?OpenAgent&ID=3000015

Opslag på [ID] og [Invoiceno]

https://kbrdemo.acubiz.com/asp/KBRDEMO/KBRDEMOEMS_DK.nsf/aa_ShowDocumentIMS?OpenAgent&ID=3000015&InvoiceNo=12000755

Alle opslag til kvitteringer er underlagt læse-rettigheder. Derfor skal der logges ind, når dokumentet åbnes - dvs. man kan kun se de posteringer, man har ret til at se jvf. rettighederne i Acubiz. Hvem kan se hvad:

• Medarbejderen kan se sine egne kvitteringer
• Sekretæren kan se sine egne kvitteringer og dem man er sekretær for
• Godkender/leder kan se sine egne kvitteringer og dem man er godkender/leder for
• Finansbrugere kan se alle kvitteringer.