Acubiz gør det muligt at få vist kvitteringer og bilag direkte fra virksomhedens regnskabssystem, eksempelvis ved at markere en finanspostering i regnskabs systemet og trykke på en knap, der slår bilaget op i Acubiz (via en webbrowser).
Forudsætninger i Acubiz
Dette en standard feature i Acubiz og kræver derfor ingen konfiguration i Acubiz. Dog er der krav til den konkrete opsætning af Acubiz.
Udgifter (EMS)
-
- TravelID skal være med i Acubiz eksportfil (Kolonne 22 i standard eksportformat >).
- TravelID skal gemmes i regnskabs systemet på indlæsningstidspunktet.
Leverandør faktura
-
- ID skal være med i Acubiz eksportfil (Kolonne 22 i standard eksportformat >)
- Fakturanummer skal være med i Acubiz eksportfil (Kolonne 24 i standard eksportformat >)
- ID og/eller Fakturanummer skal gemmes i regnskabs systemet på indlæsningstidspunktet
Disse parametre skal benyttes til returopslag af kvitteringer/faktura i Acubiz
Forudsætninger i regnskabs systemet (ERP):
For at kunne benytte denne feature kræver det, at der udvikles en funktion i regnskabs systemet, der kan foretage returopslag (en knap eller andet i forbindelse med finansposteringer). Denne funktion er ikke nødvendigvis en standard feature i regnskabs systemet og skal undersøges i samråd med virksomhedens leverandør af regnskabs systemet. Udgifter forbundet hertil afholdes af virksomheden selv og er derfor ikke relateret til Acubiz.
Opslag til kvitteringer i Acubiz
Der skal genereres en unik URL pr. transaktion/postering. Dette gøres med 3 elementer - 2 statiske værdier og en dynamisk værdi. Værdierne, der skal sammensættes, er:
URL til Acubiz:
https://[FIRMAID].acubiz.com/asp/[FIRMAID]/[FIRMAID]EMS_[ISO-LAND].nsf
URL kan findes ved at logge ind i Acubiz EMS på web og kopiere URL'en fra adresse linjen pr. selskab (hvis man har flere selskaber).
Forespørgsel på kvittering
Udgifter (EMS):
/ShowDocument?OpenAgent&ID=[TravelID]
[TravelID] = 1000098 (eksempel)
Eksempel på sammensat unik URL til udgifter (EMS):
https://kbrdemo.acubiz.com/asp/KBRDEMO/KBRDEMOEMS_DK.nsf/ShowDocument?OpenAgent&ID=1000322
Leverandør faktura (IMS):
/aa_ShowDocumentIMS?OpenAgent&ID=[ID]&InvoiceNo=[InvoiceNo]
[ID] = 3000015 (eksempel)
[InvoiceNo] = 12000755 (eksempel)
Eksempel på sammensat unik URL til leverandør faktura (IMS):
Opslag på [ID]
https://kbrdemo.acubiz.com/asp/KBRDEMO/KBRDEMOEMS_DK.nsf/aa_ShowDocumentIMS?OpenAgent&ID=3000015
Opslag på [ID] og [Invoiceno]
https://kbrdemo.acubiz.com/asp/KBRDEMO/KBRDEMOEMS_DK.nsf/aa_ShowDocumentIMS?OpenAgent&ID=3000015&InvoiceNo=12000755
Alle opslag til kvitteringer er underlagt læse-rettigheder. Derfor skal der logges ind, når dokumentet åbnes - dvs. man kan kun se de posteringer, man har ret til at se jvf. rettighederne i Acubiz. Hvem kan se hvad:
- Medarbejderen kan se sine egne kvitteringer
- Sekretæren kan se sine egne kvitteringer og dem man er sekretær for
- Godkender/leder kan se sine egne kvitteringer og dem man er godkender/leder for
- Finansbrugere kan se alle kvitteringer.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.