Med modulet Realtime Transaktionsdata i Acubiz registreres kreditkorttransaktioner i systemet umiddelbart efter, at købet er foretaget. Funktionen er et tilvalgsmodul og kræver følgende:

• Aktivering og opsætning i jeres eksisterende Acubiz-aftale.

• En udvidet aftale med jeres kreditkortudbyder om levering af realtidsdata og Smart Receipts.

Den tekniske og funktionelle værdi

I praksis modtager Acubiz en autorisation (reservationstransaktion) direkte fra kreditkortselskabet i købsøjeblikket. For medarbejderen betyder det, at udgiften er tilgængelig i appen med det samme.

Reservationstransaktionen indeholder alle nødvendige data og kan behandles, konteres og klarmeldes på fuldstændig vis som en traditionel, endelig banktransaktion. Dette minimerer ventetiden og optimerer flowet for udgiftshåndteringen markant.

Indhold i denne artikel:

• Reserverede og clearede transaktioner
• Manuel sletning af reservationer
• Automatisk sletning af reservationer
• Eksport overblik
• Real time notifikationer
• Smart Receipts

Reserverede og clearede transaktioner

Ved aktivering af realtidstransaktionsdata (Realtime Data) håndterer Acubiz automatisk eventuelle differencer, der måtte opstå mellem det oprindeligt reserverede beløb og det endeligt clearede beløb. Selvom sådanne uoverensstemmelser hører til sjældenhederne i den daglige drift, håndteres de efter følgende princip:

Eksempel på værdiregulering:

1. Reservation (Realtid): Der registreres en realtidstransaktion (autorisation) i Acubiz på et reserveret beløb, f.eks. 400,00 DKK.

2. Clearing (Endelig banktransaktion): Når banken endeligt afregner transaktionen, er beløbet ændret til 412,00 DKK. Dette vil typisk skyldes kursreguleringer eller valutavekselgebyrer ved transaktioner foretaget i udlandet.

Konsekvens for brugerens workflow:

Hvis medarbejderen allerede har klarmeldt (afsendt) transaktionen på baggrund af det reserverede beløb, vil udgiften automatisk blive returneret til brugerens inbox. Medarbejderen skal her genverificere, at beløbet på det tilknyttede bilag fortsat stemmer overens med den opdaterede transaktion.

Efter brugerens genverificering fortsætter det aftalte godkendelsesflow uændret.

Finansfunktioner

Opdaterede oversigter til Finans, således at man kan se, hvilke transaktioner der er clearet, eller som afventer clearing (reservationer).

Overblik over reservationer

Her kan man få et overblik over de reserverede transaktioner.

Manuel sletning af reservationer

Finansbrugere har kompetence til manuelt at slette en reservation, uanset hvor i transaktionsflowet den befinder sig. Dette sker typisk efter direkte henvendelse fra en medarbejder, der anmoder om sletning.

Da en reservation blot er en midlertidig spærring af et beløb frem til bankens endelige clearing (hvor købet endeligt bekræftes), påvirker en sletning ikke den månedlige bankafstemning. Reservationer kan administreres og slettes manuelt via denne oversigt.

Hvorfor opstår behovet for manuel sletning?

Ved brug af kreditkort reserveres transaktionsbeløbet med det samme. I visse tilfælde matches reservationen ikke automatisk med den endelige transaktion, hvilket efterlader "hængende" reservationer i systemet.

De mest hyppige scenarier omfatter:

• Opladning af elbil: Når et kreditkort eller en app benyttes ved en ladestander, reserveres et standardbeløb i Acubiz. Hvis ladestanderen fejler, og medarbejderen må rykke til en anden stander, oprettes en ny reservation. Selvom banken oftest sletter de fejlagtige reservationer automatisk, kan de i nogle tilfælde forblive aktive i systemet.

• Hotelreservationer: Ved online booking af hotelovernatninger foretages ofte en øjeblikkelig reservation. Afregnes opholdet efterfølgende i receptionen ved afrejse, sker dette typisk via en ny, uafhængig betalingsaftale. Fordi der ikke er et direkte datamatch mellem den oprindelige online-reservation og den endelige betaling, forbliver reservationen aktiv.

Bemærk: Hvis uafklarede reservationer ikke slettes automatisk af banken, kan finansafdelingen slette dem manuelt i oversigten. Alternativt slettes uaktuelle reservationer automatisk af Acubiz efter 30 dage.

Automatisk sletning af reservationer

Sletning af reservationer kan komme direkte fra banken, hvis de har vurderet at en reservation skal slettes. Når der er kommet automatiske sletninger af reservationer fra banken, vil disse vises i denne oversigt.

• Grunden til at der foretages automatiske sletninger er de samme som ved Manuel sletning af reservationer

og oversigten ser således ud:

Gå tilbage til de aktive reservationer via denne funktion

Eksport overblik

ℹ️ Reservationer eksporteres først når de er clearet fra banken. 

Eksempel på eksport (Gælder kun efter aktivering af realtidsmodulet):

Real time notifikationer

Acubiz-appen udsender automatiske realtidsnotifikationer ved både korttransaktioner og modtagelse af Smart Kvitteringer. Da de to elementer behandles uafhængigt, kan der i visse tilfælde forekomme en mindre tidsmæssig forskydning mellem notifikationerne, selvom de relaterer sig til samme køb.

Forudsætning: For at modtage disse beskeder skal den enkelte bruger have aktiveret push-notifikationer for Acubiz-appen i telefonens systemindstillinger.

Smart kvitteringer

Udvalgte købssteder kan levere en digital kvittering, som automatisk tilknyttes transaktionen i Acubiz, og dermed eliminerer behovet for, at brugeren skal tage et billede af den fysiske kvittering.