Opret ny omkostningskonto

Kontoplanen i Acubiz er essentiel for, at medarbejderne kan foretage de korrekte valg. Antallet af konti skal ikke være for lang, men heller ikke for kort. Sørg for at teksterne, som medarbejderne ser, er let forståelige og giver mening for valget.

For at oprette en ny omkostningstype gå til ADMIN --> KONTOPLAN --> OMKOSTNINGSKONTI.

Tryk på knappen Opret konto og udfyld informationerne, som du ønsker. Der skal tages stilling til følgende informationer:

Basis oplysninger

• Kontonavn
  Navnet på kontoen, som medarbejderen ser og kan vælge ud fra den udgift brugeren reelt har haft
• Kontonummer
  Skriv det kontonummer, som udgifter på denne omkostningskonto skal konteres på, i virksomhedens ERP system
• Type
  Her vælges, om det er en finans-, debitor- eller kreditor konto, der benyttes.

Firmapolitik

• Forklaring påkrævet
  Når medarbejderen vælger denne konto, kan det vælges, om medarbejderen skal indtaste supplerende oplysninger. Ved Repræsentation kunne det være, at medarbejderen skal indtaste formål og deltagere. I feltet skrives det spørgsmål, som medarbejderen ser.
• Vedhæftet fil krævet
  Her kan det styres, om en kvittering er påkrævet (vedhæftet fil), når kontoen vælges. Enten kan ikke påkrævet vælges eller Krævet på omkostningen, som betyder, at det er et krav, at der skal være dokumentation på den transaktion, som medarbejderen afregner.
• Antal påkrævet (kræver tilkøb af Company Policy Manager CPM)
• CO2 Tracker (Kræver tilkøb af CO2 Tracker)

Dimensionsopsætning

Her kan man opsætte metoden for udfyldelse af de finansielle dimensioner ved valget af denne konto.

Se flere detaljer omkring Dimensionsopsætning på omkostningstype

Udvælgelsesregler til kontrol hos finans og godkender

Denne funktion kræver tilkøb af Company Policy Manager (CPM)

Se mere om Company Policy Manager opsætningen:

• Konti der skal kontrolleres i Finans (CPM)
• Konti der skal godkendes af leder/godkender (CPM)

Momsopsætning

Indtast den (eller de) momskoder, der gør sig gældende ved forbrug i indland, EU eller udland. Ved afregning vælger medarbejderen hvilket land, forbruget er foretaget i, og ud fra dette vælges den momskode, der er relevant. Kan efterlades blank, hvis der ikke skal medsendes en momskode ved forbrug på denne konto.

Sådan opsætter du momskoder i Acubiz >>

Automatisk kontering ud fra artikelkode

I nogle tilfælde kan der foretages automatisk kontering ud fra typekoder.

Se mere om hvordan MCC kode kontering sættes op >>.

• Automatisk klarmelding ved autokontering
  I forbindelse med automatisk kontering kan der opsættes at en transaktion automatisk klarmeldes (sendes til godkendelse) så snart den er autokonteret - dette kræver dog, at der ikke er yderligere krav på kontoen, som skal angives af en bruger. Disse krav må ikke være aktiveret:
  • Krav om billede/kvittering
  • Krav om forklaring
  • Krav om udfyldelse af dimensioner

Andre informationer

• Aktiv
  Skal omkostningen være aktiv og dermed kunne vælges af medarbejderen, vælges Ja. Hvis Nej vælges kan medarbejderen ikke kontere på kontoen.
• Vis kun på splitkonti
  • Nej: Medarbejderen kan kontere direkte på denne konto. 
  • Ja: Medarbejderen kan kun kunne vælge denne konto, hvis det er via en split-konto (ikke understøttet i Acubiz appen).