Acubiz er et system hvor en administrator angiver hvilke roller de enkelte brugere skal have. Denne artikel omhandler følgende roller

• Medarbejder
• Godkender
• Finans
• Administrator
• Sekretær
• Statistik

Medarbejder

Alle brugere der oprettes i Acubiz får automatisk tildelt rollen som Medarbejder.

Det er ikke en rolle, der kan fjernes men rollen giver medarbejderen mulighed for at foretage afregninger i Acubiz samt logge ind i Acubiz One.

Godkender

At få tildelt godkender-rollen betyder som udgangspunkt kun at brugeren kan tilføjes som godkender på andre brugere. For at blive godkender for en bruger skal man tilføjes som godkender for en bruger. Sådan skiftes godkender på en bruger >>

Er man tilføjet som godkender for en (eller flere) medarbejdere, vil man modtage alle omkostninger fra disse medarbejdere, til godkendelse. En godkender der modtager omkostninger til godkendelse kan have flere kontrolpunkter inden man godkender eller afviser.

• Er det en firmarelateret udgift?
• Er udgiften indenfor aftalt ramme - og dermed i orden?
• Er der korrekt dokumentation for udgifterne (kvitteringer)?
• Er omkostningerne korrekt dimensioneret (afdeling, projekt osv.)?

Der kan selvfølgelig være flere eller færre kontrolpunkter for en godkender end ovenstående, men princippet er at godkenderen skal forholde sig til de omkostninger medarbejderen fremsender til godkendelse.

Det er vigtigt at godkenderen rent faktisk kontrollerer de punkter, som forventes, da trykket på GODKEND knappen eksplicit er en ledelsesmæssig godkendelse. Der påhviler et ansvar!

En godkender har følgende muligheder:

• Standard Acubiz feature
  • Godkende udgifterne
  • Afvise udgifterne (tilbage til medarbejderen med en besked)
• Tilkøbsfunktioner
  • Flytte udgifterne til en anden godkender
  • Redigere udgifterne

Finans

En finansbruger arbejder udelukkende via web interfacet med sine finansopgaver. Skal en finansbruger foretage afregning af udgifter skal Acubiz One benyttes 

Finans rollen tildeles til de brugere der skal foretage kontrol af de afregninger der er lavet af medarbejdere og godkendt af en godkender, inden afregningerne fremsendes til ERP systemet for bogføring.

Se hvilke muligheder Acubiz tilbyder med finans rollen >>

Finans rollen indeholder følgende områder:

Finanskontrol:

• Skal kontrollere alle godkendte afregninger fra medarbejdere
• Kan foretage ændringer i godkendte afregninger
• Kan afvise godkendte afregninger - tilbage til medarbejderen eller godkenderen.
• Kan kontrollere dokumentationen på alle afregninger

Lær mere om finanskontrollen >>

Kreditkort tilknytninger:

• Kan foretage en permanent tilknytning imellem e-transaktioner og brugere, når en medarbejder benytter sit kreditkort første gang

Lær mere om automatisk tilknytning af transaktioner til bruger >>

Finans kan også...

• ... se oversigter over alle transaktioner efter status på alle medarbejdere
• ... flytte transaktioner fra én medarbejder til en anden
• ... se transaktioner der afventer godkendelse hod godkendere
• ... flytte transaktioner fra én godkender til en anden
• ... søge på og se alle afregninger foretaget af alle medarbejdere
• ... foretage eksport til ERP system
• ... foretage afstemning

Administrator

Administrator rollen giver en udvalgt medarbejder mulighed for, at opsætte og administrer områder af Acubiz. Lær mere om de funktioner administrator rollen kan håndtere i Acubiz >>

Brugere

• Oprette nye brugere
• Deaktivere brugere
• Ændre personlige oplysninger på brugere
• Skifte roller på brugere
• Skifte tilhørsforhold (Godkendere og sekretærer)
• Administrer konteringer, kørsel, diæter, godkendelse niveauer og meget andet

Se hvordan man arbejder med brugere i Acubiz >>

Dimensioner

• Oprette nye dimensionsværdier
• Slette og deaktivere eksisterende dimensionsværdier

Konteringer

• Oprette nye omkostningskonti i kontoplanen
• Slette og deaktivere omkostningskonti i kontoplanen
• Arbejde med typekoder
• Oprette og opdatere valutaer samt kurser
• Kontering på kreditkort

Øvrig opsætning

• Ændre e-mail opsætningen herunder indhold i udsendte e-mails fra Acubiz
• Oprette og ændre plan for udsendelse af e-mails
• Diætsatser
• Kørselssatser
• Lande og valutaer

Sekretær

Sekretær rollen kan gives til brugere der skal foretage afregninger på vegne af en anden person. Når en bruger er tildelt sekretær rollen, skal samme bruger aktiveres som sekretær for den (eller de) brugere, man skal være sekretær for.

Se hvordan:

• ... en administrator tilføjer en sekretær på en bruger >>
• ... en sekretær arbejder på vegne af en anden i Acubiz One >>

Statistik

Statistik rollen kan tildeles til brugere, som skal kunne søge og se alle transaktioner men samtidig ikke må kunne foretage ændringer, som en Finans rolle tilbyder.

Ofte benyttes denne rolle til at give en ekstern revisor adgang til at kunne foretage revision af de bogførte transaktioner. Se mere om revisions bruger >>