E-mail administration

I AcubizEMS er der flere muligheder for at opsætte e-mail notifikationer til brugerne. Følgende områder kan der tages stilling til:

• ADMINISTRATOR:
  - Hvilke e-mail skal brugere modtage?
  - Hvornår skal rykkere udsendes
  - Hvornår skal status e-mail udsendes
• MEDARBEJDER:
  - Hvem skal modtage mine mails
  - Hvilke mails ønsker medarbejderen at modtage

Standard opsætningen i AcubizEMS er:

• Udsendelse af status e-mail hver fredag (hvis der er udeståender)
• Medarbejderen modtager selv sine e-mails

Som koncept arbejder Acubiz med følgende e-mails:

• Aktions baserede e-mails
• Automatiserede e-mails

Automatiserede e-mails:
Der udsendes følgende automatiserede e-mails:

• Status e-mail
• Rykker e-mails

Aktionsbaserede e-mails:

Som udgangspunkt modtager medarbejdere kun en status e-mail, men der er mulighed for at gå mere detaljeret til værks. I AcubizEMS arbejdes med aktions-baserede e-mails, som betyder, at der udsendes en e-mail ved en bestemt foretaget aktion af en medarbejder/godkender/FINANS.

Følgende aktionsbaserede e-mails er standard deaktiverede, men kan aktieres og deaktiveres efter behov.

• Medarbejderen sender udgifter til godkendelse. Der sendes en e-mail til godkenderen.
• Medarbejderen sender rekvisitioner til godkendelse. Der sendes en e-mail til godkenderen.
• Godkender accepterer udgifterne. Der sendes en e-mail til medarbejderen.
• Godkender accepterer rekvisitionerne. Der sendes en e-mail til medarbejderen.
• Godkender afviser udgifterne. Der sendes en e-mail til medarbejderen.
• Godkender afviser rekvisitionerne. Der sendes en e-mail til medarbejderen.
• Godkender er ikke til stede. Der sendes en e-mail for at advisere den nye godkender.
• Godkender accepterer rekvisitionerne. Der sendes en e-mail til rejsebestilleren.
• Godkender accepterer rekvisitionerne. Der sendes en e-mail til medarbejderen vedrørende manglende rejsebestiller.
• Finans afviser udgifterne. Der sendes en e-mail til medarbejderen eller godkenderen.
• Finans har skiftet medarbejder på bilag. Der sendes en e-mail til medarbejderen.
• Godkender er ændret. Der sendes en e-mail til den nye godkender.

For at administrere aktionsbaserede e-mails gå til ADMIN --> Yderligere indstillinger --> Email opsætning

I højre side vælges om den enkelte aktionsbaserede e-mail skal være aktiv eller ikke aktiv (vælg Ja eller Nej). Tryk på Gem når ændringerne er foretaget.