AcubizEMS leverer data til virksomhedens økonomisystem i form af eksport-filer der skal indlæses i økonomisystemet (ERP). De data der kommer ind i AcubizEMS skal altså eksporteres når de har passeret igennem AcubizEMS konterings-motor.
De data der kommer ind kan være af forskellig oprindelse.
- Automatisk data via kreditkort transaktioner
- Manuelt indtastede data fra brugere.
Uanset oprindelse skal data leveres til økonomisystemet, men inden skal data igennem et konfigureret flow af behandling af både
- Medarbejdere
- Godkendere
- Finans medarbejdere
Selve flowet kan være opbygget forskelligt fra virksomhed til virksomhed, men grundprincipperne for flowet er de samme - inden en korrekt bogføringsfil kan leveres til økonomisystemet.
Medarbejdere har følgende proces:
- Valg om omkostningstype på alle omkostninger (Kreditkort, Kontante udlæg, Kørsel i egen bil, Rejsegodtgørelse, kontante forskud)
- Valg af dimensioner på alle omkostninger (kostcenter, projekt o.s.v)
- Dokumentation i form af gyldige kvitteringer på alle omkostninger
- Evt. samle relaterede omkostninger på en rejseafregning for bedre overblik for medarbejderen selv og lederen
- Sende omkostningerne til godkendelse
Godkenderen har følgende proces:
- Tjekke modtagne omkostninger ud fra firma politikker
- Tjekke for gyldig dokumentation på omkostninger
- Godkende eller afvise modtagne omkostninger
Finansmedarbejderen har følgende proces:
- Tjekke at godkendte omkostninger overholder firma politikken
- Tjekke af dokumentationen overholder gældende praksis.
- Godkende eller afvise godkendte omkostninger.
- Foretage eksport af omkostninger til regnskabssystem (ERP)
- Foretage eksport af omkostninger til evt. lønsystem.
Kommentarer