Opsætte påmindelses e-mails

Som en del af AcubizEMS tilbydes en automatiseret påmindelses service, overfor medarbejdere og godkender. Ud fra en indivisuel politik bliver medarbejdere og godkendere påmindet om evt. udeståender i AcubizEMS. Som ADMIN kan virksomheden selv sætte den rette politik for påmindelser.

Der er 2 overordnede områder der skal tages stilling til:

• Hvor ofte skal AcubizEMS tjekke brugernes udeståender?
• Specificere krav for at en påmindelse udløses.

Hvor ofte skal AcubizEMS tjekke?
AcubizEMS kan køre påmindelsestjekket ud fra forskellige tidsplaner. Afhængig af virksomhedens krav til stramning af påmindelses politikken kan der differentieres på medarbejdere og godkender, så de påmindes efter hver deres tidsplan og krav.

• Dagligt
  Tidsplanen foretages dagligt
• Ugenligt:
  Tidsplanen foretages på specifikke ugedage
• Månedligt:
  Tidsplanen foretages på specifikke datoer i en måned
• Primo / ultimo:
  Tidsplanen foretages enten den første dag i måneden, eller den sidste dag i måneden.

Den opsatte tidsplan gælder hhv. alle medarbejdere og alle godkendere.

Krav for påmindelser
Kravene for påmindelser kan være forskellige for medarbejdere og godkendere, og defineres i 3 niveauer. Hvor mange dage skal en omkostning være ubehandlet inden det udløser en påmindelse:

• Hvor mange dage skal der gå før 1. påmindelse udløses?
• Hvor mange dage skal der gå før 2. påmindelse udløses?
• Hvor mange dage skal der gå før 3. påmindelse udløses?

Herunder vises et par opsætningsmuligheder:

Medarbejdere - dagligt:

I ovenstående eksempel kører tidsplanen dagligt, tjekker og udsender påmindelser, efter følgende politik: 

• 1. påmindelse udsendes hvis medarbejderen har ubehandlede transaktioner der er 7 dage gamle (eller mere)
• 2. påmindelse udsendes hvis medarbejderen har ubehandlede transaktioner der er yderligere 7 dage gamle (eller mere) - dvs. ubehandlet i 14 dage samlet.
• 3. påmindelse udsendes hvis medarbejderen har ubehandlede transaktioner der er yderligere 2 dage gamle (eller mere) - dvs. ubehandlet i 16 dage samlet

Medarbejdere ugenligt:

I ovenstående eksempel kører tidsplanen mandag, onsdag og fredag, tjekker og udsender påmindelser, efter følgende politik: 

• 1. påmindelse udsendes hvis medarbejderen har ubehandlede transaktioner der er 7 dage gamle (eller mere)
• 2. påmindelse udsendes hvis medarbejderen har ubehandlede transaktioner der er yderligere 7 dage gamle (eller mere) - dvs. ubehandlet i 14 dage samlet.
• 3. påmindelse udsendes hvis medarbejderen har ubehandlede transaktioner der er yderligere 2 dage gamle (eller mere) - dvs. ubehandlet i 16 dage samlet

Godkendere dagligt:

I ovenstående eksempel kører tidsplanen dagligt, tjekker og udsender påmindelser, efter følgende politik: 

• 1. påmindelse udsendes hvis godkenderen har ikke godkendte transaktioner der er 4 dage gamle (eller mere)
• 2. påmindelse udsendes hvis godkenderen har ikke godkendte transaktioner der er yderligere 2 dage gamle (eller mere) - dvs. ubehandlet i 6 dage samlet.
• 3. påmindelse udsendes hvis godkenderen har ikke godkendte transaktioner der er yderligere 1 dag gamle (eller mere) - dvs. ubehandlet i 7 dage samlet

Ekstra modtagere på rykker e-mails:
For yderligere kontrol kan der i en påmindelses tidsplan fremsendes påmindelser til yderligere personer, på hvert påmindelses niveau, som:

• Medarbejderens sekretærer
• Medarbejderen godkender
• Godkenderens sekretærer
• Godkenderens godkender

Ekstra modtagere bliver påført som CC på de påmindelses e-mails der udsendes.