Ved hjælp at den indbyggede dubletrapport kan FINANS få et overblik over de transaktioner der ligner hinanden. Rapporten er et værktøj, som kan danne grundlag til efterbehandling af allerede eksporterede/bogførte transaktioner. 

Indhold i artiklen:

• Sådan aktiveres dublet kontrol:
• Brug dublet rapporten til kontrol
• Hvordan fungerer dublet rapporten

Sådan aktiveres dublet kontrol:

For at aktivere/deaktivere dubletrapporten skal du have ADMIN rettigheder i Acubiz. Gå til Dine Indstillinger, således:

Klik derefter på LOKALE INDSTILLINGER, hvor menuen viser DUBLETTER og herfra kan indstilles om rapporten skal være aktiv eller inaktiv. 

I feltet "Send rapport til" kan skrives en (eller flere) fulde e-mail adresser. Disse modtagere vil kun modtage en e-mail med et link til rapporten - selve rapporten er ikke vedhæftet i mailen. Linket i mailen til rapporten er samme rapport, som findes under FINANS => AFSTEMNING => DUBLET RAPPORT

Brug dublet rapporten til kontrol

Dublet rapporten kan findes i den enkelte EMS (selskab) under FINANS:

Derefter vises rapporterne

Hvis der er dubletter kan rapporten åbnes og dubletterne kan kontrolleres.

Hvordan fungerer dublet rapporten

Rapporten indeholder transaktioner, som er sammenlignet efter følgende metode:

• Udlæg => udlæg
• Kreditkort => udlæg.

For at en (eller flere) transaktion(er) bliver registreret på dubletrapporten, er følgende kriterier gældende:

1. Transaktioner skal være oprettet af samme bruger (der kigges ikke på tværs af brugere)
2. Transaktioner skal være pålydende samme beløb (+/- 1%)
3. Transaktioner skal være oprettet indenfor de seneste 30 dage når dublet rapporten dannes. Rapporten udføres ugentligt, lørdag kl. 20:00 (CET)

Rapporten kan ofte indeholde falske-negativer, altså udslag af dubletter, som ikke er forkerte, da brugere selvfølgelig kan have udlæg på samme beløb indenfor en 30 dages periode og/eller have kreditkort transaktioner på samme beløb, som udlæg. Dette er til information!

Samme transaktion kan figurere i dublet rapporten mere end én gang, da dubletkontrollen kigger tilbage over en længere periode. Eksempel:

• I uge 1 har Peter en transaktion på 100,00 DKK (a)
  • I slutningen af uge 1 (lørdag) kører dubletkontrollen og der er ingen dubletter i rapporten
  • Kontrollen kigger tilbage i tiden ( 30 dage <============== Uge 1)
• I uge 2 har Peter endnu en transaktion på 100,00 DKK (b)
  • I slutningen af uge 2 (lørdag) kører dubletkontrollen og transaktion (a) vil nu fremgå af rapporten, som en dublet af transaktion (b).
  • Kontrollen kigger tilbage i tiden ( 30 dage <============== Uge 2)
• I uge 3 har Peter endnu en transaktion på 100,00 DKK (c)
  • I slutningen af uge 3 (lørdag) kører dubletkontrollen og transaktion (a) + (b) vil nu fremgå af rapporten, som en dublet af transaktion (c).
  • Kontrollen kigger tilbage i tiden ( 30 dage <============== Uge 3)
• I uge 4 har Peter endnu en transaktion på 100,00 DKK (d)
  • I slutningen af uge 4 (lørdag) kører dubletkontrollen og transaktion (a) + (b) + (c) vil nu fremgå af rapporten, som en dublet af transaktion (d).
  • Kontrollen kigger tilbage i tiden ( 30 dage <============== Uge 4)
• I uge 5 har Peter endnu en transaktion på 100,00 DKK (e)
  • I slutningen af uge 5 (lørdag) kører dubletkontrollen og transaktion (b) + (c) + (d) vil nu fremgå af rapporten, som en dublet af transaktion (e).
  • Kontrollen kigger tilbage i tiden ( 30 dage <============== Uge 5) og derfor er transaktion (a) nu ude af perioden for kontrol.

Dette er selvfølgelig et simplificeret billede af metoden for kontrollen og rapporten.