Denne vejledning beskriver hvordan, der, manuelt, skal håndteres hvis en bruger skifter SearchKey (Den unikke nøgle for den enkelte bruger) i forhold til den SearchKey, som benyttes i Acubiz i forvejen.

Dette er kun relevant i forbindelse med automatisk medarbejderimport

Grundlæggende ser Acubiz et skift at SearchKey, som en helt ny bruger, da referencen til den gamle medarbejderprofil er væk (ny SearchKey). Der kan være forskellige grunde til at dette opstår. Eks. ved genansættelse eller internt skift i virksomheden, som udløser et ny SearchKey (Lønnummer, initialer eller andet) men hvor følgende informationer IKKE er ændret:

• Brugerens navn (for- og efternavn)
• Initialer (kan være en numerisk eller alfanumerisk værdi)
• Shortname
• E-mail adresse

I Acubiz skal ovenstående informationer være unikke på tværs af brugere. Man kan altså ikke oprette en bruger med samme navn som en eksisterende bruger ej heller med samme initialer som en eksisterende osv.

Dette gælder også for deaktiverede (resigned) brugere!

Opdatering af medarbejderdata via medarbejderimport (fil integration)

Når der foretages opdatering af medarbejderdata via en automatiseret filimport, foregår det efter følgende flow baseret på SearchKey som fælles nøgle:

FIL => TEMP-TABEL => BRUGER DATABASE

Det betyder, at alle data fra filen sammenlignes med de data der er i TEMP-tabellen og foregår efter følgende flow:

Hvilke trin skal udføres:

• Slette temp-brugere(er) (da fejl opstår EFTER ændring – ”after the fact”)
• Ændring af SearchKey i Admin frontend
• Indlæse medarbejderstamdata på den nye/ændrede bruger igen.

Slette Temp-brugere

De temp brugere der er oprettet skal slettes. Dette gælder både det med brugerens gamle SearchKey og den nye SearchKey.

Gå til ADMIN => BRUGERE => TEMP BRUGERE FRA IMPORT (nyt punkt)

Find de to temp-brugere, som skal slettes:

Når disse er slettet, fortsættes til næste punkt.

Ændring af SearchKey frontend (web)

Find den berørte bruger i Acubiz. Første punkt er at SearchKey på brugerdokumentet skal skiftes til det nye.

Husk at gemme brugeren og fortsæt til næste punkt.

Indlæse medarbejderstamdata på den nye/ændrede bruger igen

Normalvis afventes den næste automatiske indlæsning i Acubiz, som derfor opdaterer brugeren igen, som om, at det er første gang brugeren er med i filen.