Leverandør opsætning

Acubiz fakturahåndtering kræver, at der er oprettet leverandører til videre behandling. Leverandøren skal oprettes med korrekte oplysninger også i relation til virksomhedens regnskabssystem.

• Leverandører i Acubiz anvendes til at:
  • lokalisere kreditornummeret i virksomhedens regnskabssystem
  • lokalisere standardopsætning på kontering og dimensionering
  • lokalisere rekvirent og godkender
• CVR-nummereret er nøgle i forbindelse med match mellem fakturaer og korrekt leverandører
• Leverandører skal oprettes før en faktura kan sendes til rekvirent
• Der må ikke være to Leverandører med samme CVR nummer, da CVR nummeret er en unik nøgle
  • Hvis en leverandør skifter CVR nummer skal dette ændres på leverandøropsætningen i Acubiz eller der skal oprettes en ny leverandør i Acubiz med det korrekte CVR nummer.

Opret leverandør:

Når en ny leverandør skal oprettes, vælges punktet LEVERANDØRER og OPRET NY

Indtast de relevante oplysninger der skal bruges:

• Navn: Leverandørens navn skal være unikt
• CVR nummer: Her angives leverandørens CVR nummer med landekoden foran (eks. DK12345678)
• Land: Leverandørens land
• Leverandørens momsnr: Samme som CVR nummer (som udgangspunkt)
• Konti i ERP: Kontonummer som fakturaen skal bogføres på i økonomisystem - typisk leverandørens  kreditornummer i regnskabs systemet. Det er dette nummer, som fakturaen krediteres på i regnskabs systemet.

Afslut ved at trykke GEM

Efter leverandøren er gemt, skal yderligere indstillinger foretages.

Rekvirent og godkender på leverandør niveau

Modtages fakturaer fra én leverandør som oftest har den samme hhv. rekvirent og/eller godkender (i mere end 50% af tilfældene) kan det anbefales at angive en standard rekvirent og godkender på leverandør niveau.

Dette betyder således, at alle fakturaer, som kommer til Acubiz fra netop denne leverandør, automatisk vil angives med denne opsætning af hhv. rekvirent og godkender. I kender selv jeres bestillingsmetodik i netop jeres virksomhed om denne opsætning skal benyttes på én eller flere leverandører. I bestemmer!

Send direkte til rekvirent:

Hvis denne indstilling er aktiveret bliver nye fakturaer fra denne leverandør, automatisk sendt til rekvirent efter skanning.

Bemærk dog, at der ikke tages stilling til om der er udfyldt kontering! Hvis der ikke er angivet kontering (nedenfor) vil dette skulle angives af rekvirenten. Derfor anbefaler Acubiz at hvis denne funktion benyttes i forbindelse med udfyldelse af kontering og dimensionering på leverandør niveau således, at konterings ansvaret ikke ligger hos rekvirenten (for det meste vil dette ikke være rekvirentens opgave eller  kompetence).

Angivelse af standard kontering på leverandør niveau

Ved angivelse af dimensionering og kontering på leverandør niveau vil påvirke alle nye fakturaer når denne leverandør angives på nye fakturaer. Der kan angives standard kontering på op til 12 linjer pr. leverandør (og dermed faktura) men ved skanning af faktura vil hovedstolen automatisk lægges på den første linje af kontering og kan fordeles på de øvrige linjer af fakturabehandler.

Kontering kan selvfølgelig ændres på den enkelte faktura. Standard angivelse af kontering og dimensionering er det oftest benyttede på netop denne leverandør. 

Det er ikke i alle tilfælde, at angivelse af standard kontering og dimensionering af optimal. I netop jeres virksomhed kender I selv bedre dette forhold på de enkelte leverandører.