Overordnet proces flow for Invoice Management Service (IMS).
Processer udenfor Acubiz IMS:
- Der fremsendes en mail med vedhæftet PDF-faktura til [org]@acubizinvoice.com
NB. Acubiz understøtter ikke signerede/krypterede mails eller kodeords beskyttede PDF-filer. - Betaling fra ERP til Bank/leverandør
Processer indenfor Acubiz IMS
Proces og behandling i Acubiz IMS (se nedenfor)
I Acubiz IMS arbejdes der med forskellige roller:
Fakturabehandler
Bruger der håndterer indkomne fakturaer
- Behandling af indkomne mails fra leverandører
- Validere at faktura er en reel faktura fra en reel leverandør
- Sende faktura til scanning for at af løfte faktura informationer og sikre
- Korrekt leverandør
- Korrekt rekvirent
- Korrekt godkender
- Korrekt kontering til bogføring (ikke et krav)
- Korrekte finansielle dimensioner (ikke et krav)
- Sende faktura til rekvirent for godkendelse af leverancen
Rekvirent
Brugeren der har initieret købet, der skal behandles i Acubiz IMS skal godkende leverancen
- Godkende leverancen og sende faktura videre i flow til evt. godkender
- Kan afvise faktura og sende tilbage i flow til fakturabehandler
- Foretage ændringer af faktura oplysninger
- Skifte rekvirent hvis forkert rekvirent er valgt ud fra leverandør opsætningen eller af faktura behandleren
- Skifte godkender hvis forkert godkender er valgt ud fra leverandør opsætningen eller af faktura behandleren
- Udfylde eller opdatere konteringen af fakturaen (normalt udfyldt af faktura behandleren)
- Vælge eller ændre de korrekte finansielle dimensioner (eks. afdeling)
Godkender
Bruger der skal godkende fakturaer (hvis godkendelse er valgt)
- Godkende faktura og sende faktura videre i flow til evt. finans kontrol
- Kan afvise faktura og sende tilbage i flow til rekvirenten
- Foretage ændringer af faktura oplysninger
- Skifte rekvirent hvis forkert rekvirent er valgt ud fra leverandør opsætningen eller af faktura behandleren
- Skifte godkender hvis forkert godkender er valgt ud fra leverandør opsætningen eller af faktura behandleren
- Udfylde eller opdatere konteringen af fakturaen (normalt udfyldt af faktura behandleren)
- Vælge eller ændre de korrekte finansielle dimensioner (eks. afdeling)
Finans
Bruger der håndterer det afsluttende flow og eksport til ERP
- Godkende fakturaer til bogføring i regnskabet
- Evt. afvise tilbage i flow til godkender
- Kontrollere at faktura er korrekt
- Korrekt leverandør
- Korrekt kontering
- Korrekt dimensionering
- Eksportere til regnskabssystem
Administrator
Bruger der opretter leverandører, konti og andre indstillinger og ikke er en del af faktura håndterings flowet.
Se opsætning af adgang og rettigheder >>
Behandlings flow i Acubiz IMS
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.