Overordnet proces flow for Invoice Management Service (IMS). 

Processer udenfor Acubiz IMS:

• Der fremsendes en mail med vedhæftet PDF-faktura til [org]@acubizinvoice.com
  NB. Acubiz understøtter ikke signerede/krypterede mails eller kodeords beskyttede PDF-filer.
• Betaling fra ERP til Bank/leverandør

Processer indenfor Acubiz IMS

Proces og behandling i Acubiz IMS (se nedenfor)

I Acubiz IMS arbejdes der med forskellige roller:

Fakturabehandler

Bruger der håndterer indkomne fakturaer

• Behandling af indkomne mails fra leverandører
  • Validere at faktura er en reel faktura fra en reel leverandør
• Sende faktura til scanning for at af løfte faktura informationer og sikre
  • Korrekt leverandør
  • Korrekt rekvirent
  • Korrekt godkender
  • Korrekt kontering til bogføring (ikke et krav)
  • Korrekte finansielle dimensioner (ikke et krav)
• Sende faktura til rekvirent for godkendelse af leverancen

Rekvirent

Brugeren der har initieret købet, der skal behandles i Acubiz IMS skal godkende leverancen

• Godkende leverancen og sende faktura videre i flow til evt. godkender
• Kan afvise faktura og sende tilbage i flow til fakturabehandler
• Foretage ændringer af faktura oplysninger
  • Skifte rekvirent hvis forkert rekvirent er valgt ud fra leverandør opsætningen eller af faktura behandleren
  • Skifte godkender hvis forkert godkender er valgt ud fra leverandør opsætningen eller af faktura behandleren
  • Udfylde eller opdatere konteringen af fakturaen (normalt udfyldt af faktura behandleren)
  • Vælge eller ændre de korrekte finansielle dimensioner (eks. afdeling)

Godkender

Bruger der skal godkende fakturaer (hvis godkendelse er valgt)

• Godkende faktura og sende faktura videre i flow til evt. finans kontrol
• Kan afvise faktura og sende tilbage i flow til rekvirenten
• Foretage ændringer af faktura oplysninger
  • Skifte rekvirent hvis forkert rekvirent er valgt ud fra leverandør opsætningen eller af faktura behandleren
  • Skifte godkender hvis forkert godkender er valgt ud fra leverandør opsætningen eller af faktura behandleren
  • Udfylde eller opdatere konteringen af fakturaen (normalt udfyldt af faktura behandleren)
  • Vælge eller ændre de korrekte finansielle dimensioner (eks. afdeling)

Finans

Bruger der håndterer det afsluttende flow og eksport til ERP

• Godkende fakturaer til bogføring i regnskabet
• Evt. afvise tilbage i flow til godkender
• Kontrollere at faktura er korrekt
  • Korrekt leverandør
  • Korrekt kontering
  • Korrekt dimensionering
• Eksportere til regnskabssystem

Administrator

Bruger der opretter leverandører, konti og andre indstillinger og ikke er en del af faktura håndterings flowet.

Se opsætning af adgang og rettigheder >>

Behandlings flow i Acubiz IMS