Behandling af faktura

Når en faktura er skannet færdig og ligger i dette område kan følgende scenarier ske

1. Leverandøren kendes ikke fordi leverandøren ikke er oprettet i Acubiz IMS eller leverandøren er oprettet med et forkert CVR nummer.
2. Der mangler angivelse af rekvirent
3. Der mangler angivelse af godkender

Hvis der på leverandøren er angivet, at den automatisk skal fremsendes til rekvirent, vil fakturaen ikke ligge i dette område.

Mangler korrekt leverandør

Det er vigtigt, at oprette leverandøren i Acubiz da denne indeholder information om...

• Kreditornummeret på leverandøren i virksomhedens regnskabssystem
• Rekvirent og eller godkender for denne leverandør
• Kontering og dimensionering

Ofte er det korrekte CVR nummer aflæst fra selve fakturaen, men leverandøren er ikke oprettet i IMS (i dette tilfælde) eller at leverandøren er oprettet i Acubiz med et forkert CVR nummer. Hvis der ikke er fundet et leverandør match ud fra CVR nummeret, vil nedenstående billede vises.

Derfor skal leverandøren oprettes eller vælges på den enkelte faktura.

Scanningen har fundet, via opslag i CVR registret (i DK), at leverandøren er TDC A/S, men har ikke kunnet finde en matchende leverandør i Acubiz. Hvis leverandøren ikke er oprettet, skal denne oprettes:

Klik derefter på rediger knappen (pennen) for at tilføje den korrekte leverandør

Tryk på GEM på fakturaen

I scannede faktura-oversigten er den nu opdateret med den korrekte leverandør

Angivelse af yderligere flow

Afhængig af opsætningen på leverandøren og den videre proces skal der:

• Angives en rekvirent (Obligatorisk)
• Angives en godkender
  Afhængig af opsætning i Acubiz IMS kan godkender være valgfri eller obligatorisk.
• Angive konteringsstreng: Konto, dimensioner, momskode etc.
  • Angives oftest af fakturabehandler inden faktura fremsendes i flow 
  • Hvis faktura ikke konteres af fakturabehandleren skal konteringen angives af rekvirenten når denne modtager til behandling
• Sendes videre i processen

Angivelse af rekvirent og/eller godkender:

Angivelse eller skifte af rekvirent og godkender skal angives ad 2 omgange:

• Først angives Rekvirent
• Derefter angives godkender

Derefter opdateres faktura med det nye flow på netop denne faktura:

Hvis der ofte modtages fakturaer fra specifikke leverandører kan det anbefales, at angive hhv. rekvirent og godkender på leverandør niveau i Acubiz. Det vil gøre at disse angives ud fra matchet af leverandøren efter scanningen af fakturaen. Denne opsætning foretages på den enkelte leverandør.

Angivelse af konteringsstreng:

I bunden af hver faktura, kan konteringsstrengen angives efter behov:

Her kan angives:

• Dimensioner (herunder evt. projekt)
• Konto
• Beskrivelse
• Moms

En faktura kan konteres og dimensioneres på op til 12 linjer pr. faktura hvor beløbet kan fordeles imellem.

Fakturaen kan nu sendes videre til behandling.