PDF faktura kommer til Acubiz

Dette skridt for behandlingen skal foretages af FAKTURA BEHANDLER. Denne bruger skal have FINANS-rollen i Acubiz og skal vælge MEDARBEJDER i INVOICE området.

Når der modtages PDF fakturaer i Acubiz, vil disse ligge i punktet NYE UBEHANDLEDE FAKTURAER under INDBAKKE TIL BEHANDLING hvorfra de skal yderligere behandles af fakturabehandler.

Her vises oversigten over de fakturaer, der er kommet til Acubiz og skal sendes til scanning.

Inden fakturaen sendes til scanning kan man få vist selve PDF fakturaen ved at holde musen over kameraikonet, så man kan verificere at det er en valid leverandørfaktura.

Når fakturaen er verificeret, kan du foretage videre behandling.

• Send alle til skanning:
  Markering af fakturaer og tryk på knappen 'Filtrer og Send' aktiverer WHITELIST og BLACKLIST af e-mail adresser således, at der foretages en filtrering. Whitelistede e-mail adresser sendes til skanning og blacklistede e-mail adresser afvises. Fakturaer, der ikke er på disse lister, vil blive tilbage og skal manuelt behandles.
• Send valgte til Skanning:
  Markér de fakturaer, der skal sendes til skanning, og tryk på knappen for at sende til skanning.
• Afvis valgte fakturaer:
  Markér de fakturaer der ikke skal behandles videre (de afvises).

Faktura skal sendes til scanning

Marker fakturaen og tryk send til scanning.

Når faktura har været igennem scanningsprocessen vil den blive flyttet til SCANNEDE FAKTURAER.

Sådan behandler du scannede fakturaer til rekvirenter og godkender >>

Områder i INDBAKKE TIL BEHANDLING

I det ubehandlede område kan en (eller flere) faktura(er) befinde sig i følgende stadier i IMS. Som hovedregel er det området INDBAKKE TIL BEHANDLING, som benyttes oftest. De andre områder er stadier en faktura er igennem fra den ankommer til Acubiz til den er scannet og klar til at blive sendt videre i flow.

Nye ubehandlede fakturaer

Indkomne fakturaer ligger i dette område, indtil der foretages en manuel behandling - eks. at faktura sendes til scanning.

Valideringsfejl af indkomne e-mails

Hvis der er fejl på den indkomne e-mail vil den komme i dette område. Fejl kan være

• Der er ikke vedhæftet en PDF fil
• Der er vedhæftet mere end én PDF fil
• Den vedhæftede PDF-fil er krypteret eller adgangskodebeskyttet

Sendt til scanning

En faktura, der sendes til skanning, vil ligge her kortvarigt indtil den processeres

Fejl vedbehandling af e-mails

Hvis der sker fejl i forbindelse med scanningen vil fakturaen ligge her.

Bliver processeceret

En faktura der er i gang med at blive processeret

Skannede mails

Fakturaer, der er proccesseret færdig, er dermed skannet og vil ligeledes ligge i menuen SKANNEDE FAKTURAER

Rejected

Fakturaer der er rejected/afvist

All by status

Viser alle fakturaer efter status.