Funktionen tilbyder, at billeder af kvitteringer bliver gjort tilgængelige på an Acubiz SFTP-server. Dette giver mulighed for at gemme egne kopier af kvitteringer/billedfiler benyttet i Acubiz. Kvitteringer kan hentes enten direkte til ERP systemet og/eller lokalt i virksomheden, som et opslag/arkiv.

Indhold i denne artikel:

• Filformater for kvitteringer
• Ændring til eksportfil
• Navngivning af kvitteringsfiler

Filformater for kvitteringer

Kvitteringer i Acubiz kan være i følgende filformater:

• PDF filer
• JPG, PNG, GIF (billedfiler)

Denne funktion kræver (måske) en ændring til det eksportformat, som I allerede benytter i Acubiz. Der skal tilføjes en kolonne i eksport-filerne, som skal/vil indeholder en reference til kvitterings-filnavnet, så det er muligt, at afgøre hvilke billeder der hører til hvilke omkostninger. Dette giver kunden mulighed for, at udvikle en visnings-funktion i deres økonomisystem, hvor kvitteringen vises på de enkelte posteringer (hvis økonomisystemet understøtter muligheden).

I Acubiz kan der være mere end én kvittering pr. transaktion hvorfor der i referencefeltet kan være flere filnavne pr. transaktion, som skal håndteres.

Læs mere om

• Modtagelse af data fra Acubiz samt mappestruktur
• Acubiz (SFTP) MFT-platform indstillinger

Ændring til eksportfil

I vores standard eksportformat ligger filnavn referencen i kolonne 30 (se vores dokumentation), men dette kan selvfølgelig variere hos den enkelte kundes opsætning.

Eksempel 1 (én kvittering på en transaktion):

Dette eksempel viser én kvitteringsfil på en transaktion:

Referencen ligger i mappen på SFTP serveren "/[SELSKABSNAVN]/FromAcubiz/Files/", således:

Eksempel 2 (flere kvitteringer på en transaktion):

Dette eksempel viser 2 kvitteringsfiler på en transaktion.

• Syntaxen er den samme hvis det er mere end to filer. Hvert filnavn er adskilt af *, eks. "fil1.jpg*fil2.jpg*fil3.jpg" etc.

Referencen ligger i mappen på SFTP serveren "/[SELSKABSNAVN]/FromAcubiz/Files/", således:

Vigtig information:

• Der vil være ét SFTP login for hele Acubiz organisationen hvor hvert regnskab/selskab har sin egen unikke mappestruktur. Denne mappe adskillelses struktur skal også holdes lokalt, da der potentielt kan være dubletter af filnavne og derfor ikke skal mikses.
• Hvis Acubiz er opsat med flere Acubiz Regnskaber/selskaber vil der være en ensartet mappestruktur pr. selskab/regnskab. Altså en kvittering i selskab/regnskab1 vil ligge i dette selskabs mappestruktur
• Filnavnet kan ikke ændres til en anden navne struktur.

I Acubiz' standard integrationer er denne funktion indeholdt (p.t. Dynamics AX/D365FO og E-conomic).

Navngivning af kvitteringsfiler

I Acubiz er der følgende metoder til navngivning af kvitteringsfilerne.

• Kvitteringer via Acubiz app
  • Kvitteringer taget via Acubiz app får billedet et UID som filnavn.
  • Eks: 65D8BFA5B6D106F5C1258870002BD94B.jpg
• Kvitteringer uploaded via web browser
  • Her vil filnavnet være det oprindelige filnavn tilføjet en ID værdi fra vores side (markeret med gul)
  • Eks. OprindeligtFilnavn_01234.jpg

Alternativt kan billeder naturligvis stadig vises i Acubiz via en opslagsfunktion