Funktionen tilbyder, at billeder af kvitteringer bliver gjort tilgængelige på an Acubiz SFTP-server. Dette giver mulighed for at gemme egne kopier af kvitteringer/billedfiler benyttet i Acubiz. Kvitteringer kan hentes enten direkte til ERP systemet og/eller lokalt i virksomheden, som et opslag/arkiv.

Indhold i denne artikel:

• Filformater for kvitteringer
• Ændring til eksportfil
• Navngivning af kvitteringsfiler

Filformater for kvitteringer

Kvitteringer i Acubiz kan være i følgende filformater:

• PDF filer
• JPG, PNG, GIF (billedfiler)

Denne funktion kræver muligvis en tilpasning af det nuværende eksportformat, der anvendes i Acubiz. Der skal tilføjes en kolonne i eksportfilerne, som skal indeholde en reference til kvitteringsfilnavnet. Dette er nødvendigt for at kunne afgøre, hvilke billeder der er knyttet til hvilke omkostninger. Denne ændring giver kunden mulighed for at udvikle en visningsfunktion i deres økonomisystem, hvor kvitteringen kan ses direkte på de individuelle posteringer, forudsat at økonomisystemet understøtter denne funktionalitet.

Det skal bemærkes, at i Acubiz kan der være flere kvitteringer pr. transaktion. Derfor kan referencefeltet indeholde flere filnavne per transaktion, hvilket skal håndteres hensigtsmæssigt.

Læs mere om

• Modtagelse af data fra Acubiz samt mappestruktur
• Acubiz (SFTP) MFT-platform indstillinger

Ændring til eksportfil

I vores standard eksportformat ligger filnavn referencen i kolonne 30 (se vores dokumentation), men dette kan selvfølgelig variere hos den enkelte kundes opsætning.

Eksempel 1 (én kvittering på en transaktion):

Dette eksempel viser én kvitteringsfil på en transaktion:

Referencen ligger i mappen på SFTP serveren "/[SELSKABSNAVN]/FromAcubiz/Files/", således:

Eksempel 2 (flere kvitteringer på en transaktion):

Dette eksempel viser 2 kvitteringsfiler på en transaktion.

• Syntaxen er den samme hvis det er mere end to filer. Hvert filnavn er adskilt af *, eks. "fil1.jpg*fil2.jpg*fil3.jpg" etc.

Referencen ligger i mappen på SFTP serveren "/[SELSKABSNAVN]/FromAcubiz/Files/", således:

Vigtig information:

• Der vil være ét SFTP login for hele Acubiz organisationen hvor hvert regnskab/selskab har sin egen unikke mappestruktur. Denne mappe adskillelses struktur skal også holdes lokalt, da der potentielt kan være dubletter af filnavne og derfor ikke skal mikses.
• Hvis Acubiz er opsat med flere Acubiz Regnskaber/selskaber vil der være en ensartet mappestruktur pr. selskab/regnskab. Altså en kvittering i selskab/regnskab1 vil ligge i dette selskabs mappestruktur
• Filnavnet kan ikke ændres til en anden navne struktur.

I Acubiz' standard integrationer er denne funktion indeholdt (p.t. Dynamics AX/D365FO og E-conomic).

Navngivning af kvitteringsfiler

I Acubiz er der følgende metoder til navngivning af kvitteringsfilerne.

• Kvitteringer via Acubiz app
  • Kvitteringer taget via Acubiz app får billedet et UID som filnavn.
  • Eks: 65D8BFA5B6D106F5C1258870002BD94B.jpg
• Kvitteringer uploaded via web browser
  • Her vil filnavnet være det oprindelige filnavn tilføjet en ID værdi fra vores side (markeret med gul)
  • Eks. OprindeligtFilnavn_01234.jpg

Alternativt kan billeder naturligvis stadig vises i Acubiz via en opslagsfunktion