Fakturaer til behandling i Acubiz

For at få leverandør fakturaer igennem godkendelses flow i Acubiz kan fakturaer komme til Acubiz efter 2 metoder.

• PDF faktura sendes til Acubiz via mail
• OIOUBL (elektroniske fakturaer)

Specifik Acubiz faktura e-mail postkasse

Når man får Acubiz fakturahåndtering (IMS) kan man have ét eller flere selskaber (regnskaber) tilknyttet Acubiz. Hvert selskab/regnskab tildeles sin egen individuelle Acubiz e-mail postkasse (e-mail adresse)  til håndtering af indgående leverandørfakturaer.

I bliver selvfølgelig oplyst om den/de specifikke e-mail adresse inden ibrugtagning af Acubiz fakturahåndtering.

PDF faktura sendes til Acubiz

At få leverandør fakturaer til behandling i Acubiz kan gøres ud fra to metoder

1. Leverandør sender fakturaer direkte til Acubiz
2. Leverandør sender fakturaer til virksomheden, virksomheden sender til Acubiz

Leverandør sender direkte til Acubiz (anbefales)

Denne metode er den administrativ letteste da man sparer den manuelle håndtering internt i virksomheden inden fakturaen rent faktisk behandles i Acubiz. De individuelle leverandører informeres om den specifikke e-mail adresse, som de fremadrettet skal fremsende fakturaer til.

Leverandør til faktura til virksomheden

Den administrativt tunge men oftest benyttede metode er, at en leverandør fremsender en faktura til virksomhedens interne faktura mail hvor en administrator (oftest finansafdelingen) overvåger denne postkasse og sørger for at relevante fakturaer videresendes til Acubiz for fakturahåndtering. Dette er en manuel handling før fakturaen kommer til Acubiz. Denne metode gør også, at I som virksomhed selv kontrollerer/validerer hvilke leverandørfakturaer, som rent faktisk skal behandles i Acubiz. Samtidig giver denne metode ligeledes adgang til historikken af modtagne leverandørfakturaer i virksomhedens interne IT-system.

OIOUBL (elektroniske fakturaer)

Flere og flere leverandører benytter elektronisk fakturering (ikke PDF, selvom denne også er elektronisk) også kaldet OIOUBL.

Elektroniske fakturaer fungerer ved, at leverandøren sender fakturaen i OIOUBL format til virksomhedens EAN-nummer gennem Nemhandelsregisteret, og herefter direkte til Acubiz.

Acubiz fakturahåndtering indlæser de elektroniske fakturaer, som virksomheden får tilsendt, læser fakturaoplysningerne og gør fakturaen klar til kontrol, godkendelse og efterfølgende behandling i finansafdelingen.

Kontakt Acubiz for at høre mere om tilkøb af denne funktion.

Når faktura kommer til Acubiz

Uagtet om det er den ene eller anden metode, som benyttes, vil fakturaer skulle behandles i Acubiz når før de er sendt til Acubiz.

Sådan behandles indkomne fakturaer i Acubiz >>