Aktivere eller deaktivere automatisk klarmelding

Automatisk klarmelding kan implementeres for alle typer omkostninger i Acubiz. Dette betyder, at systemet kan konfigureres til at håndtere og godkende forskellige omkostninger automatisk, hvilket kan spare tid og reducere manuel indgriben. Dog er det vigtigt at bemærke, at for de fleste omkostningstyper er det ikke altid hensigtsmæssigt at aktivere denne funktion. Det skyldes, at nogle omkostninger kræver en mere detaljeret gennemgang eller specifik godkendelse, som ikke kan opnås gennem en automatisk proces.

På den anden side er det særligt fordelagtigt at anvende automatisk klarmelding ved kontanthævninger på kreditkort. I disse tilfælde kan automatisk klarmelding effektivt forenkle processen, da det sikrer, at transaktionerne bliver behandlet hurtigt og korrekt. Dette kan føre til en mere strømlinet økonomisk administration, hvor medarbejdere ikke behøver at bruge tid på at godkende hver enkelt hævning manuelt. Ved at implementere denne funktion kan virksomheder optimere deres omkostningsstyring og sikre, at der er fokus på de områder, hvor manuel kontrol er mest nødvendig.

Gå i ADMIN => KONTOPLAN => Systemkonti

I listen vælges "Kontanthævning på kreditkort"

Herefter aktiveres eller deaktiveres "Klarmeld automatisk" efter behov.

BEMÆRK: Automatisk klarmeld vil kun fungere hvis der IKKE kræves input fra brugeren. Følgende kontoopsætning skal foretages:

• Forklaring må ikke være påkrævet
• Vedhæftet fil må ikke være påkrævet
• Intet krav om angivelse af antal (CPM)
  
• Obligatoriske dimensioner må ikke være aktiveret
  
• Der skal angives en typekode for automatisk kontering af matchende transaktioner
  
  (Ovenstående er typekode for kontanthævning).
  Se evt. Automatisk kontering med type koder

Ovenstående vil forhindre den automatiske klarmeldingsfunktion i at fungere, da det vil kræve handling fra brugerens side. Automatisk klarmelding er netop for at brugeren ikke skal gøre noget.

• Denne feature er oftest benyttet i forbindelse med kontanthævning på kreditkort, da brugeren netop ikke skal gøre noget... kun godtgørelsen af udgifterne via kontante udlæg.