Konti der kan afstemmes mellem Acubiz og regnskabssystemet er hensættelseskonti på kreditkort transaktioner. Hvis der er forskel fra saldoen i Acubiz til regnskabssystemet, er der nogle tommelfingerregler, som kan foretages for at sikre at det er de korrekte tal der afstemmes. 

Kortere afstemningintervaller gør evt. fejlsøgning nemmere og mere overskueligt, da det vil være en kortere periode, som skal fejlsøges indenfor.

• Hvad påvirker hensættelses kontiene fra Acubiz?
• Fejlsøgning på afstemning af Hensat til drift 
• Fejlsøgning på afstemning af Hensat til kreditor

Hvad påvirker hensættelses kontiene fra Acubiz?

Acubiz leverer flere eksportfiler, som alle påvirker hensættelses kontiene i forskellig retning. Det er essentielt at forstå disse påvirkninger for at kunne foretage kontrol af evt. differencer i forbindelse med afstemningen. Det kan være forskelligt hvilke filer I benytter i netop jeres virksomhed.

Hensættelseskonti i regnskabssystemet.

Sørg for at:

• Balancen opgøres er for hele perioden, som har været benyttet i Acubiz
• Kontrollér at der ikke er foretaget manuelle bogføringer på hensættelses kontiene. Hvis der er foretaget manuelle bogføringer skal disse tages højde for, da de vil påvirke balancen på kontoen, når der afstemmes.
  • Vi anbefaler ikke at der foretages manuelle bogføringer på de hensættelseskonti som benyttes i Acubiz.

Følgende kontotyper benyttes i Acubiz

• Kan afstemmes mellem regnskab og Acubiz
  • Hensat til drift (E-transaktioner)
  • Hensat til kreditorbetaling (E-transaktioner)
• Kan ikke afstemmes mellem regnskab og Acubiz
  • E-transaktions kreditor
  • Driftskonti/omkostningskonti
  • Medarbejder mellemregning/Medarbejder kreditor (Afhænger af jeres opsætning i Acubiz)

Fejlsøgning på afstemning af Hensat til drift 

Afstemningen af Hensat til drift er en samlet debetsaldo og påvirkes af følgende eksportfiler i Acubiz

• Hensættelse (E-trans hensættelse)
• Omkostninger

Nedenstående er generelle kontrolpunkter, som kan udføres hvis saldi ikke stemmer.

Saldo er højere i Acubiz end ERP

Hvis saldoen i Acubiz er højere end i ERP kan det være tegn på at følgende:

• Kontroller for manuelle bogføringer på kontoen i ERP, som ikke er relateret til Acubiz
• Der ligger transaktioner i IKKE TILKNYTTET, som ikke er tilknyttet til medarbejdere. Sørg derfor at IKKE TILKNYTTET er tom. Så snart transaktioner bliver tilknyttet brugere, vil de ligge klar til eksport til hensættelse.
• En hensættelses eksportfil er eksporteret fra Acubiz, men er ikke blevet bogført i ERP. Kontroller evt. kladder der ikke er bogført.
• Kontroller derfor at alle eksporterede filer er indlæst og bogført i ERP systemet.
  • Se evt. EKSPORT -> EKSPORTERET -> E-TRANS HENSÆTTELSE som giver et overblik over de filer der er eksporteret fra Acubiz. Hvis en fil er eksporteret, men ikke bogført, vil det sandsynligvis kunne ses at beløbet på den enkelte fil passer til differencen i afstemningen.
• Der mangler at blive eksporteret og bogført hensættelser. I Acubiz ligger hensættelses-transaktioner klar til at blive eksporteret, som derfor ikke er bogført i ERP. Tjek derfor “Klar til eksport -> E-trans Hensættelse”. 

Saldo er lavere i Acubiz end ERP

Hvis saldoen i Acubiz er lavere end i ERP, kan det være tegn på følgende.

• Kontroller for manuelle bogføringer på kontoen i ERP, som ikke er relateret til Acubiz
• Der kan være bogført samme hensættelsesfil flere gange, så saldoen opskrives forkert i ERP systemet.
• Der kan være omkostningsfiler, som ikke er bogført i ERP, men er allerede eksporteret fra Acubiz.
  • Det er mere omfattende at kontrollere de eksporterede omkostnings filer fra Acubiz, da omkostningsfiler indeholder andet end e-transaktioner. Derfor skal der en mere detaljeret undersøgelse til at udelukke andre typer transaktioner end e-transaktioner fra disse typer af filer. 
  • Se evt. EKSPORT -> EKSPORTERET -> OMKOSTNINGER som giver et indblik i de transaktioner der er eksporteret i de enkelte filer, siden sidste afstemning er foretaget.

Fejlsøgning på afstemning af Hensat til kreditor

BEMÆRK: Denne kan kun afstemmes, hvis kreditkort leverandøren leverer månedlig faktura data til Acubiz. Hvis månedsfaktura ikke leveres, vil saldo aldrig blive nedskrevet i Acubiz.

Afstemningen af Hensat til kreditor er en samlet kreditsaldo og påvirkes af følgende eksportfiler i Acubiz

• Hensættelse (E-trans hensættelse)
• Månedsfaktura

Nedenstående er generelle kontrolpunkter, som kan udføres hvis saldi ikke stemmer.

Saldo er højere i Acubiz end ERP

Hvis saldoen i Acubiz er højere end i ERP kan det være tegn på at følgende:

• Kontroller for manuelle bogføringer på kontoen i ERP, som ikke er relateret til Acubiz
• Der ligger transaktioner i IKKE TILKNYTTET, som ikke er tilknyttet til medarbejdere. Sørg derfor at IKKE TILKNYTTET er tom. Så snart transaktioner bliver tilknyttet brugere, vil de ligge klar til eksport til hensættelse.
• En hensættelses eksportfil er eksporteret fra Acubiz, men er ikke blevet bogført i ERP. Kontroller evt. kladder der ikke er bogført.
• Kontroller derfor at alle eksporterede filer er indlæst og bogført i ERP systemet.
  • Se evt. EKSPORT -> EKSPORTERET -> E-TRANS HENSÆTTELSE som giver et overblik over de filer der er eksporteret fra Acubiz. Hvis en fil er eksporteret, men ikke bogført, vil det sandsynligvis kunne ses at beløbet på den enkelte fil passer til differencen i afstemningen.
• Der mangler at blive eksporteret og bogført hensættelser. I Acubiz ligger hensættelses-transaktioner klar til at blive eksporteret, som derfor ikke er bogført i ERP. Tjek derfor “Klar til eksport -> E-trans Hensættelse”. 

Saldo er lavere i Acubiz end ERP

Hvis saldoen i Acubiz er lavere end i ERP, kan det være tegn på følgende.

• Kontroller for manuelle bogføringer på kontoen i ERP, som ikke er relateret til Acubiz
• Der kan være bogført samme hensættelsesfil flere gange, så saldoen opskrives forkert i ERP systemet.
• Der kan være månedsfakturaer, som ikke er bogført i ERP, men er allerede eksporteret fra Acubiz.
  • Se evt. EKSPORT -> EKSPORTERET -> E-TRANS FAKTURA  som giver et indblik i de transaktioner der er eksporteret i de enkelte filer, siden sidste afstemning er foretaget.
  • En evt. difference kan oftest ses som det samme totalbeløb på en månedsfaktura. Se evt. FINANS -> AFSTEMNING -> MÅNEDSFAKTURAER, som giver et overblik over de fakturabeløb som er modtaget i Acubiz.

Se evt.

• Afstemning mellem Acubiz og ERP
• Sådan benyttes afstemningsrapporter
• Elektroniske transaktioner med månedsfaktura
• Elektroniske transaktioner uden månedsfaktura