Dimensioner: Felter, kolonner og datastruktur

Dette dokument beskriver kravene til filstruktur og indhold ved import af finansielle dimensioner til Acubiz.

Bemærk: Importfilen til Acubiz skal leveres som en semikolonsepareret fil (CSV) uden header-linjer. Filen må udelukkende indeholde rå datalinjer.

1. Feltdefinitioner

Datafelterne er opdelt i henholdsvis obligatoriske felter (kræves altid for at identificere og validere data) og valgfrie felter (anvendes til udvidet funktionalitet og rettighedsstyring).

Obligatoriske felter (Påkrævet)

• Dimensionsniveau: Definerer, hvilket niveau værdien tilhører (f.eks. Dim1 for Afdeling, Dim2 for Projekt).

• Dimensionsrelation / -afhængighed: Indikerer værdiens relation eller afhængighed til et andet dimensionsniveau.

• ID (Unik nøgle): Den unikke nøgle for den specifikke dimension. ID'et må aldrig ændres efter oprettelse og skal være unikt på tværs af alle dimensioner og niveauer. Systemet bruger dette ID til at afgøre, om en post skal oprettes eller opdateres.

• Beskrivelse: Det visuelle navn, som præsenteres for brugeren i grænsefladen (f.eks. "Salgsprojekt – 12001").

• Bogføringsværdi: Den specifikke værdi, der eksporteres til ERP-systemet ved integration.

• Aktiv (Status): Angiver, om dimensionsværdien er aktiv i systemet (1 = Aktiv, 0 = Inaktiv).

Valgfrie felter (Valgfrit)

• Godkender (Bruger-ID): ID på den specifikke bruger, der er tildelt som godkender for den pågældende dimensionsværdi.

• Dimensionsadgangskontrol (Bruger-ID): ID på de brugere, der har eksklusiv adgang til værdien. Hvis feltet efterlades tomt, har alle brugere adgang. Hvis adgangen skal begrænses til flere specifikke brugere, skal deres ID adskilles med en asterisk (*).

2. Strukturtyper og Fileksempler

Afhængigt af jeres konfiguration kan dimensioner opsættes med eller uden indbyrdes afhængigheder.

Type A: Dimensionsniveauer uden afhængighed

Værdierne på de forskellige niveauer er uafhængige af hinanden. Her mapper relationen direkte til sit eget niveau (f.eks. Dim1 til Dim1).

• Dim1: Afdelingsniveau

• Dim2: Projektniveau

Eksempel på filindhold:

Dim1;Dim1;100;Sales Department - 100;100;1
Dim1;Dim1;120;Finance Department - 120;120;1
Dim1;Dim1;130;Marketing Department - 130;130;1
Dim2;Dim2;5001;Sales Project - 5001;5001;1
Dim2;Dim2;5002;Finance Project - 5002;5002;1
Dim2;Dim2;5003;Marketing Project - 5003;5003;1

Type B: Dimensionsniveauer med afhængighed

Struktur med to niveauer, hvor der er en relation mellem niveauerne. Dette sikrer, at en bruger kun kan vælge projekter, der er tilknyttet den valgte afdeling.

• Dim1: Afdelingsniveau

• Dim2: Projektniveau (med afhængighed til et specifikt Dim1 ID)

Eksempel: Hvis brugeren vælger "Sales Department - 100", vil kun "Sales Project - 5001" være tilgængeligt på projektniveauet.

Eksempel på filindhold:

Dim1;Dim1;100;Sales Department - 100;100;1
Dim1;Dim1;120;Finance Department - 120;120;1
Dim1;Dim1;130;Marketing Department - 130;130;1
Dim2;100;5001;Sales Project - 5001;5001;1
Dim2;120;5002;Finance Project - 5002;5002;1
Dim2;130;5003;Marketing Project - 5003;5003;1

Type C: Dimensioner med udvidet information (Godkender & Adgangskontrol)

Her udvides de seks obligatoriske kolonner med data til godkendelsesflow og adgangsbegrænsning.

Case/Forretningslogik:

• Anita Letterback (ID: AL): Skal godkende for afdeling 100 (Sales Department). Hun skal som den eneste have adgang til projekt 5001 (Sales Project), og hun deler adgangen til projekt 5003 (Marketing Project) med Simon Black.

• Simon Black (ID: SB): Skal som den eneste have adgang til projekt 5002 (Finance Project) og deler adgang til projekt 5003 med Anita.

Eksempel på filindhold:

Dim1;Dim1;100;Sales Department - 100;100;1;AL;
Dim1;Dim1;120;Finance Department - 120;120;1;;
Dim1;Dim1;130;Marketing Department - 130;130;1;;
Dim2;Dim2;5001;Sales Project - 5001;5001;1;;AL
Dim2;Dim2;5002;Finance Project - 5002;5002;1;;SB
Dim2;Dim2;5003;Marketing Project - 5003;5003;1;;AL*SB

3. Synkronisering og livscyklus (Delta-håndtering)

Acubiz anvender en Full Snapshot-metode til at styre dimensionernes livscyklus baseret på den leverede fil. Det betyder, at filen altid skal indeholde den fulde liste over aktive dimensioner. Systemet sammenligner automatisk filens indhold med de eksisterende data i Acubiz og udfører handlinger ud fra følgende logik:

4. Tekniske restriktioner og validering

Ulovlige tegn og specialtegn

Følgende tegn må ikke indgå i datafelterne:

• Feltseparatoren (semikolon ;)

• &, <, >, +, TAB samt øvrige specialtegn som *, #, %, ” (undtagen asterisk * som separator i feltet til adgangskontrol).

Konsekvens ved fejl: Selvom systemet i visse tilfælde kan håndtere og filtrere ulovlige tegn, vil det medføre, at posten tildeles en ny redigeringsdato ved hver import. Dette tvinger systemet til at markere værdien som "ny", hvilket resulterer i unødig synkronisering og nedsat ydeevne i applikationerne ved brugerlogin. Data skal derfor renses for specialtegn før afsendelse.

Bemærk omkring konfiguration: Afhængigt af jeres specifikke ERP-opsætning og forretningsregler kan der være yderligere felter, som er obligatoriske. En endelig afklaring af datastrukturen vil blive foretaget i samarbejde med jeres integrationskonsulent.