Dimensioner: Introduktion og FAQ

Hvordan fungerer integrationen overordnet set?

Integrationen baseres på en automatiseret filudveksling (typisk på daglig basis) og fungerer efter følgende model:

1. Dataoverførsel: Filer med komplette dimensionsdata leveres til en dedikeret Acubiz-server.

2. Databehandling: Acubiz importerer filen automatisk og opdaterer stamdata baseret på en unik nøgle. Importen håndterer:

   • Oprettelse af nye dimensioner.

   • Opdatering af eksisterende dimensioner.

   • Deaktivering af udgåede dimensioner.

Kommunikationsvej: Der etableres en sikker SFTP-forbindelse hos Acubiz, hvor filerne afleveres.

Hvilke systemer kan Acubiz integrere med?

Acubiz understøtter integration med en lang række ERP- og HR-systemer, herunder SAP, Microsoft Dynamics NAV/Business Central m.fl. Principielt kan Acubiz integrere med ethvert fødesystem, såfremt systemet indeholder de nødvendige stamdata og er i stand til at generere og eksportere datafiler. Det giver stor fleksibilitet i forhold til automatisering.

Skal filen indeholde alle dimensioner hver gang, eller kan vi nøjes med ændringer (delta)?

Acubiz kan håndtere begge metoder. Vælges en løsning baseret på delta-filer (kun ændringer), skal man dog være opmærksom på, at systemet eksplicit skal modtage besked, når en dimension skal deaktiveres – ellers forbliver den aktiv i Acubiz.

Er der dimensionsdata, som ikke må ændre sig?

Ja. Importen styres af en unik nøgle (ID) for hver dimension, som afgør, om et element skal oprettes eller opdateres. Denne nøgle skal være statisk og må ikke ændres i dimensionens levetid.

Ofte anvendes eksportværdien (f.eks. et omkostningssted/Cost Center-nummer) som den unikke nøgle. Hvis forskellige dimensionstyper (f.eks. både et projekt og et omkostningssted) deler samme nummer, skal nøglen unikgøres – eksempelvis ved at tilføje dimensionsniveauet som præfiks (f.eks. CC-1000 og PR-1000).

Opdateres dokumenter, der er i proces i Acubiz, hvis en status ændres?

Nej, som udgangspunkt opdateres igangværende dokumenter ikke med tilbagevirkende kraft. Hvis et projekt f.eks. tilknyttes en omkostning og projektet efterfølgende lukkes, vil projektet forblive på det eksisterende dokument. Lukningen sikrer dog, at dimensionen ikke kan vælges på nye omkostninger.

Kan vi vedligeholde visse dimensioner manuelt, hvis de ikke findes i fødesystemet?

Ja, det er muligt at kombinere automatisk og manuel vedligeholdelse, men det stiller krav til opsætningen af importen. Når der oprettes dimensioner manuelt, skal følgende to forudsætninger være opfyldt:

• Valg af importmetode (Delta-load): Integrationen skal konfigureres til delta-load (hvor kun ændringer sendes). Hvis systemet i stedet opsættes til fuldt load (hvor hele kartoteket sendes hver gang, hvilket som udgangspunkt er vores anbefaling for at sikre datakonsistens), vil Acubiz automatisk deaktivere de manuelt oprettede dimensioner ved næste import, fordi de mangler i filen fra fødesystemet.

• Unikke nøgler: De manuelle dimensioner skal tildeles unikke ID'er/nøgler, som med sikkerhed ikke overlapper med eller genanvendes i den automatiske dataleverance.

Kort sagt kan det lade sig gøre ved at køre delta-load, så længe de manuelle data holdes skarpt adskilt fra de automatiserede data via nummerstrukturen

Er der adviseringsmuligheder, hvis en import fejler?

Ja. Der kan opsættes automatiske e-mailnotifikationer efter hver importkørsel. I vælger selv, om der skal sendes en statusmail efter hver kørsel, eller om der kun skal gives besked i tilfælde af fejl.

Hvordan kommer vi videre?

1. Afklaring af fødesystem: Undersøg, hvilke eksportmuligheder jeres nuværende system understøtter (filformater, automatisering), og hvilke data der er tilgængelige.

2. Dialog med Acubiz: Kontakt jeres konsulent eller integrationsteamet hos Acubiz, så vi i fællesskab kan gennemgå mulighederne og fastlægge det præcise setup.