Realtidstransaktioner i Acubiz – Acubiz Help Center

Med modulet Realtidstransaktioner i Acubiz registreres kreditkorttransaktioner i systemet umiddelbart efter, at købet er foretaget.

Forudsætninger for brug

Modulet er et tilvalg og kræver følgende før aktivering:

Acubiz-opsætning: Aktivering og konfiguration i jeres eksisterende Acubiz-aftale.
Aftale med kortudbyder: En udvidet aftale med jeres kreditkortudbyder om levering af realtidsdata og Smart Receipts.

Teknisk og funktionel værdi

I købsøjeblikket modtager Acubiz en autorisation (reservationstransaktion) direkte fra kreditkortselskabet. Det betyder, at udgiften er tilgængelig i medarbejderens app med det samme.

Reservationstransaktionen indeholder alle nødvendige data og kan konteres, behandles og klarmeldes på nøjagtig samme måde som en traditionel banktransaktion. Dette eliminerer ventetid og optimerer flowet i udgiftshåndteringen markant.

Reserverede og clearede transaktioner

Når modulet er aktivt, håndterer Acubiz automatisk eventuelle differencer mellem det oprindeligt reserverede beløb og det endeligt clearede beløb. Uoverensstemmelser er sjældne i den daglige drift, men håndteres efter følgende princip:

Eksempel på værdiregulering

Reservation (Realtid): Der registreres en autorisation i Acubiz på det reserverede beløb – f.eks. 400,00 DKK.
Clearing (Endelig transaktion): Når banken afregner transaktionen endeligt, er beløbet ændret til 412,00 DKK (typisk som følge af valutakursregulering eller vekselgebyrer ved udlandskøb).

Konsekvens for medarbejderens workflow

Hvis medarbejderen allerede har klarmeldt udgiften baseret på det reserverede beløb, returneres transaktionen automatisk til medarbejderens Inbox. Medarbejderen skal her blot genverificere, at beløbet på bilaget stemmer overens med den opdaterede transaktion, hvorefter det sædvanlige godkendelsesflow fortsætter.

Finansfunktioner og overblik

Finansafdelingen har adgang til opdaterede oversigter, der giver fuldt overblik over, hvilke transaktioner der er henholdsvis clearet og afventer clearing (reserverede).

Overblik over reservationer

I denne oversigt ses alle aktuelt reserverede transaktioner i systemet.

Manuel sletning af reservationer

Brugere med finansrettigheder har mulighed for manuelt at slette en reservation – uanset hvor i flowet den befinder sig. Dette sker typisk efter henvendelse fra en medarbejder.

Da en reservation alene er en midlertidig spærring af et beløb indtil bankens endelige clearing, påvirker en sletning ikke den månedlige bankafstemning.

Hvorfor opstår behovet for manuel sletning?

Ved kortkøb reserveres beløbet straks. I visse situationer matchede reservationen ikke automatisk med den endelige transaktion, hvilket efterlader uafklarede reservationer i systemet.

Typiske scenarier inkluderer:

Opladning af elbil: Ved brug af betalingskort eller app ved en ladestander reserveres et standardbeløb. Hvis ladestanderen fejler, og medarbejderen skifter til en anden stander, oprettes en ny reservation. Fejlagtige reservationer slettes som regel automatisk af banken, men kan i visse tilfælde forblive i systemet.
Hotelreservationer: Ved onlinebooking reserveres et beløb. Hvis opholdet efterfølgende afregnes i receptionen ved afrejse, sker det ofte via en ny, uafhængig transaktion. Da der mangler datamatch mellem online-reservationen og slutbetalingen, bliver reservationen stående.

Bemærk: Hvis uafklarede reservationer ikke slettes af banken, kan finansafdelingen slette dem manuelt i oversigten. Alternativt slettes inaktive reservationer automatisk af Acubiz efter 30 dage.

Automatisk sletning af reservationer

Hvis banken vurderer, at en reservation skal annulleres, sendes en automatisk sletning til Acubiz. Disse sletninger registreres og vises i en særskilt oversigt over automatiske sletninger.

Årsagerne til de automatiske sletninger er de samme som beskrevet under manuel sletning.

Du kan altid navigere tilbage til de aktive reservationer direkte fra denne oversigt.

Eksport overblik

ℹ️Vigtigt: Reservationer eksporteres først til regnskabssystemet, når de er endeligt clearet fra banken.

Realtidsnotifikationer

Acubiz-appen udsender automatiske push-notifikationer ved både korttransaktioner og modtagelse af Smart Receipts. Da kortdata og digitale kvitteringer behandles uafhængigt af hinanden, kan der i visse tilfælde forekomme en mindre tidsmæssig forskydning mellem de to notifikationer, selvom de vedrører samme køb.

Forudsætning: Medarbejderen skal have aktiveret push-notifikationer for Acubiz-appen i telefonens indstillinger.

Smart Receipts (Digital kvittering)

Udvalgte salgssteder tilbyder automatiske digitale kvitteringer, der knyttes direkte til transaktionen i Acubiz. Dette fjerner behovet for at fotografere en fysisk papirkvittering.

ℹ️Smart Receipts leveres udelukkende af forhandlere, der er tilsluttet netværket for digitale kvitteringer. Acubiz råder ikke over en samlet oversigt over tilmeldte købssteder.