Midlertidig delegation af godkendelsesbeføjelser (Out of Office)

Med funktionen "Out of Office" kan godkendere midlertidigt uddelegere deres godkendelsesansvar og -beføjelser i Acubiz til en anden godkender. Funktionen anvendes ved både planlagt og uforudset fravær, såsom:

• Ferie
• Tjenesterejser
• Sygdom
• Andet fravær

⚠️ Vigtigt vedrørende godkendelseshierarki og intern kontrol
For at sikre kontinuitet i godkendelsesflowet og opretholde den interne kontrol, skal en stedfortræder som udgangspunkt befinde sig på samme eller et højere hierarkisk niveau som den fraværende godkender. Delegation nedad i hierarkiet bør undgås for at forhindre habilitetskonflikter, hvor en underordnet medarbejder potentielt godkender egne eller overordnedes transaktioner.

Opsætning og aktivering

Når funktionen konfigureres, skal følgende parametre defineres:

• Periode: Angiv start- og slutdato for fraværet. Begge dage er inklusive i delegationsperioden.
• Stedfortræder: Vælg den godkender, der skal varetage ansvaret i perioden.
• Aktivering: Klik på "Aktiver" for at igangsætte perioden.
• Automatisk deaktivering: Funktionen deaktiveres automatisk, når den valgte periode udløber. Slutter perioden eksempelvis den 23. april, deaktiveres funktionen automatisk den 24. april kl. 00:01 uden krav om manuel handling.

Overdragelse af godkendelsesprivilegier

Når "Out of Office" er aktiv, overtager stedfortræderen de godkendelsesrettigheder og prokuragrænser, som den fraværende godkender besidder. Dette gælder dog kun for de medarbejdere, der overdrages. Stedfortræderens egne, sædvanlige prokuragrænser forbliver uændrede i forhold til dennes egne medarbejdere.

Eksempler på prokurajustering under fravær:

ℹ️ Bemærk: Ændringen i prokuragraden er udelukkende gældende i den definerede periode og omfatter kun de medarbejdere, der er tilknyttet den fraværende leder.