Oprettelse af kontantforskud i Acubiz

Denne vejledning beskriver, hvordan du opretter og administrerer kontantforskud samt returforskud i Acubiz.

ℹ️ Info: Anvendelsen af kontantforskud varierer fra virksomhed til virksomhed. Hvis en medarbejder har brug for kontanter til en forretningsrejse, skal anmodningen behandles af en medarbejder med FINANS-rollen. Hvis du er i tvivl om jeres interne retningslinjer, bedes du kontakte virksomhedens finansafdeling.

Hvad er et kontantforskud?

Et kontantforskud bruges, når en medarbejder skal have udbetalt kontanter i en specifik valuta til en rejse (f.eks. 500 EUR).

Når forskuddet oprettes i Acubiz, danner systemet en forskudstransaktion. Denne registrering sikrer, at beløbet kan modregnes korrekt i medarbejderens løn eller afstemmes mod fremtidige bilag. Når forskuddet er godkendt og oprettet, eksporteres dataene via en eksportfil til virksomhedens regnskabssystem (ERP) for endelig bogføring.

ℹ️ Navigation: Kontantforskud håndteres i menuen: FINANS -> DOKUMENTER -> FORSKUD (Kræver FINANS-rolle)

Sådan opretter du et kontantforskud

1. Gå til FINANS -> DOKUMENTER -> FORSKUD.
   
2. Klik på knappen Opret forskud.
   
3. Udfyld formularen med følgende oplysninger:
   • Dato: Dato for udlevering af kontanterne (systemet foreslår automatisk dags dato).
   • Medarbejder: Vælg den medarbejder, der skal modtage forskuddet.
   • Valutatype: Vælg den ønskede valuta (f.eks. EUR, DKK, USD).
   • Valutabeløb: Angiv det præcise beløb, der udleveres.
   • Valutakurs: Kontrollér eller tilpas kursen i forhold til udleveringsdagen.
     
4. Klik på Gem og Luk.

Forskuddet er nu oprettet og vil fremgå af oversigten over aktive forskud.

Oversigt og sortering

I menuen Forskud kan du skifte mellem forskellige visninger alt efter, hvor i godkendelses- eller behandlingsflowet forskuddet befinder sig. Du kan med fordel benytte visningen Igangværende: Val/Medarb. Denne visning grupperer oversigten efter VALUTA og derefter MEDARBEJDER, hvilket giver et hurtigt og struktureret overblik over udestående beløb.

Sådan opretter du et returforskud

Hvis en medarbejder returnerer overskydende kontanter efter en rejse, skal der oprettes et returforskud i systemet for at nulstille saldoen.

1. Gå til FINANS -> DOKUMENTER -> FORSKUD.
2. Klik på knappen Opret returforskud.
   
3. Udfyld formularen med medarbejderens oplysninger, beløb og valuta på samme måde som ved et almindeligt forskud.
4. Klik på Gem og Luk.

Relaterede artikler:

• Afregning af kontante forskud og returforskud
• Opsætning af mellemregning til kontante forskud
• Kontante forskudsudbetalinger