OCR-scanning: Kontrol og verificering af beløb

I Acubiz-appen understøttes brugerne af automatiserede funktioner. Appen anvender OCR (Optical Character Recognition) til automatisk at aflæse og foreslå informationer direkte fra kvitteringen.

Det er vigtigt at understrege, at OCR-funktionen er et hjælpeværktøj, og at det altid er brugerens eget ansvar at kontrollere og sikre, at de scannede data er korrekte.

Acubiz-appen scanner automatisk efter følgende informationer:

• Beløb
• Dato
• Valuta

Tip: Se guiden Optimér dit kvitteringsmatch på kreditkorttransaktioner for at optimere scanningskvaliteten.

OCR-scanning af beløb

Når Acubiz registrerer et beløb på en kvittering, skal brugeren altid kontrollere, at det matcher det faktiske køb.

Hvis brugeren manuelt ændrer det OCR-scannede beløb, vil denne difference blive synliggjort over for godkenderen/lederen i godkendelsesflowet.

Vigtigt: Kontrollen gælder kun kontante udlæg

Denne automatiske kontrol sikrer, at medarbejderen modtager den korrekte refusion, og minimerer risikoen for fejludbetalinger.

Eksempel på visning for godkender:

• OCR-scannet beløb: 410,92 DKK

• Brugerregistreret beløb: 591,00 DKK

Når beløbene afviger, vil godkenderen modtage en systemmeddelelse om differencen. 

På selve udgiftsposten vil godkenderen tydeligt kunne sammenligne det OCR-scannede beløb med det beløb, som brugeren manuelt har indtastet.

Håndtering ved uoverensstemmelser

Godkenderen skal kontrollere kvitteringen for at sikre, at det indtastede beløb er retvisende.

• Ved uoverensstemmelse: Hvis beløbet på kvitteringen ikke matcher det indtastede, skal udgiften afvises og sendes retur til medarbejderen med henblik på korrektion.

• Mangelfuld scanning: Bemærk, at advarslen om difference også vises, hvis OCR-scanningen har fejllæst beløbet, eller hvis der slet ikke kunne registreres et beløb under scanningen.

Deaktivering af OCR

Hvis en bruger ikke ønsker at benytte den automatiske OCR-scanning, kan funktionen deaktiveres under: App konfiguration og indstillinger