Manuel upload og import af masterdata i Acubiz

I Acubiz opdateres masterdata normalt automatisk via en fast integration. I visse situationer kan det dog være nødvendigt at aktivere en import manuelt eller uploade filer direkte til systemet.

Denne vejledning dækker følgende emner:

• Understøttede typer af masterdata
• Manuel aktivering af en automatisk import
• Manuel upload og import af filer

ℹ️ VIGTIGT — Krav om opsætning Du skal have rettigheder som Acubiz Pro-bruger for at udføre disse handlinger. Bemærk, at importrutinerne skal oprettes og konfigureres af Acubiz, før du tager manuel upload i brug. Udfør ikke manuelle uploads, før den tekniske opsætning er bekræftet af Acubiz.

1. Typer af masterdata i Acubiz

Hvilke masterdata du kan importere, afhænger af jeres konkrete konfiguration. De mest almindelige typer er:

• Medarbejderstamdata
• Finansielle dimensioner (f.eks. omkostningssteder, projekter)
• Valutakurser (til automatisk opdatering)

2. Manuel aktivering af automatisk import

Hvis der allerede er opsat en automatisk integration, men du har brug for at hente nye data med det samme (uden for den normale tidsplan), kan du starte importen manuelt.

Sådan gør du:

1. Gå til ADMINISTRATOR i hovedmenuen.
   
2. Naviger til integrations-området. Her kan du se en oversigt over tidligere importerede data samt datoen for seneste import.
   
3. Klik på "Upload og importer fra Server/SFTP" for at hente de filer, der ligger klar på SFTP-serveren.
   
4. Bekræft handlingen ved at trykke OK i dialogboksen.

Systemet henter og behandler nu filerne fra de foruddefinerede mapper på serveren. Når processen er færdig, opdateres datoen for seneste import i oversigten.

Bemærk: Importrutiner aktiveres én ad gangen, men du kan godt igangsætte flere i rækkefølge.

3. Manuel upload og import af data

Hvis du har en enkeltstående fil på din computer, som du skal overføre manuelt til Acubiz, skal du følge denne fremgangsmåde.

Trin for trin:

1. Gå til ADMINISTRATOR og vælg menuen for filimport.
2. Klik på Indlæs fil.
   
3. Vælg den korrekte importtype i rullemenuen (udvalget afhænger af jeres opsætning).
   
4. Klik på Browse (eller Gennemse), og vælg filen fra din computer.
   
5. Tryk på Upload.
   

Filen er nu placeret i Acubiz, men data er endnu ikke importeret i systemet (dette ses ved, at der mangler en importdato).

Validering: Test-import (anbefalet)

Kør altid en test-import for at sikre, at filens indhold og format er korrekt, før data føres endeligt ind i systemet.

1. Klik på Test-import.
   
2. Afvent systemets kontrol, og aflæs resultatet:
   

• Ved succesfuld test (OK): Naviger tilbage i browseren, og gennemfør den endelige Import.
  

• Resultatet efter successfuld import
  
   

• Ved fejl i testen (IKKE OK):
  

  1. Gå tilbage, og slet filen fra oversigten i Acubiz.
     

  2. Ret fejlene i din kilde-fil på computeren.

  3. Upload den rettede fil på ny, og kør en ny Test-import.