Hvordan fungerer integrationen?

• Der sendes en fil med alle brugeroplysninger til Acubiz’ server (for eksempel dagligt)
• Acubiz importerer filen dagligt og opdaterer brugerne baseret på den unikke nøgle, der er angivet:
  • Opretter nye brugere
  • Ændrer stamdata som navn, e-mail eller konto osv.
  • Deaktiverer brugere

Kommunikation til Acubiz

1. Der oprettes en SFTP-konto hos Acubiz, hvor filer skal sendes.

Hvilke systemer kan Acubiz integreres med?

Acubiz har integreret med SAP, Navision, Microsoft og flere andre systemer. Så længe jeres nuværende system indeholder de nødvendige oplysninger og kan generere filer, så er der ikke noget i vejen for at automatisere. Der kan dog være begrænsninger i de oplysninger, der skal bruges, hvilket kan kræve ændringer i jeres system (for eksempel tilføjelse af oplysninger).

Hvordan kommer vi videre?

Tag et kig på, hvilke muligheder jeres fødesystem har for at sende filer til Acubiz, samt hvilke oplysninger der er tilgængelige i jeres system. Derefter kan du kontakte Acubiz, så vi kan tale om mulighederne.

FAQ

Skal der sendes alle brugere hver gang, eller kan der kun sendes ændringer?

Så længe der sendes ændringer, kan Acubiz håndtere begge muligheder. Vi anbefaler dog at sende en "full load" af brugere hver gang, da det sikrer, at ændringer i for eksempel godkendere træder i kraft overalt, og at man undgår at have brugere, hvor godkenderen ikke længere er aktiv. Eksempel:

• Hvis en godkender stopper, skal der ikke kun sendes oplysninger om godkenderen, men også om alle de brugere, godkenderen har godkendt, skal med i dataene.

Er der nogle oplysninger på brugeren, som ikke må ændres?

Når der importeres, er det den unikke reference til brugeren, der afgør, om der oprettes eller opdateres. Denne nøgle skal være unik og må ikke ændres i brugerens levetid. Derudover er initialer og login også fastlåst og må ikke ændres. Navn, kontonummer osv. kan derimod ændres og vil blive opdateret ved import.

Opdateres dokumenter i proces i Acubiz ved ændringer af for eksempel godkender?

Ændringer i relationer – for eksempel godkender og sekretær – på brugeren bliver ikke opdateret på igangværende dokumenter, men vil gælde fremadrettet.

Vi har brugere, som ikke er i fødesystemet (for eksempel løst tilknyttede) – kan man manuelt vedligeholde disse?

Ja, det kan man. En bruger kan enten vedligeholdes automatisk eller manuelt. Man kan skifte fra automatisk vedligeholdelse til manuel vedligeholdelse, men ikke omvendt med det samme. Så længe der ikke kommer oplysninger med filerne om de brugere, der er manuelt vedligeholdt.

Er der nogen tilbagemelding, hvis der opstår problemer?

Der kan opsættes notifikationer via e-mail, når import af brugere er gennemført – du bestemmer, om det skal være hver gang eller kun ved fejl.