Dette dokument beskriver, hvordan den automatiske brugerintegration med Acubiz fungerer, samt hvilke krav og retningslinjer der gør sig gældende for en stabil og fejlfri drift.
Hvordan fungerer integrationen?
Integrationen er filbaseret og baserer sig på en regelmæssig (eksempelvis daglig) overførsel af stamdata. Processen forløber således:
Dataeksport: En fil med aktuelle brugeroplysninger genereres fra jeres HR- eller ERP-system.
Datatransport: Filen overføres sikkert via en dedikeret SFTP-konto, som oprettes og hostes af Acubiz.
Dataimport og opdatering: Acubiz indlæser filen automatisk og opdaterer brugerdatabasen ud fra en unik nøgle (reference). Ved importen håndteres følgende scenarier:
Oprettelse: Nye medarbejdere oprettes automatisk.
Opdatering: Eksisterende stamdata (f.eks. navn, e-mail eller kontonummer) opdateres.
Deaktivering: Deaktivering af en bruger sker ikke automatisk. Hvis en bruger skal deaktiveres, skal dette angives eksplicit i dataene.
Understøttede systemer
Acubiz kan integreres med stort set alle moderne forretningssystemer, herunder SAP, Microsoft Dynamics (Navision/Business Central) med flere.
Forudsætning: Det afgørende er, at jeres nuværende system indeholder de nødvendige medarbejderdata og er i stand til at generere og afsende filer automatisk. Såfremt visse obligatoriske felter mangler i jeres nuværende setup, kan det kræve mindre tilretninger i jeres kildesystem for at sikre datakvaliteten.
Næste skridt
For at igangsætte processen anbefaler vi følgende:
Undersøg, hvilke muligheder jeres nuværende fødesystem har for at eksportere data og overføre filer via SFTP.
Kortlæg, hvilke medarbejderoplysninger der er tilgængelige i systemet.
Kontakt jeres konsulent eller supporten hos Acubiz, så vi i fællesskab kan aftale det konkrete integrationsforløb.
FAQ – Ofte stillede spørgsmål
Bør vi sende alle brugere hver gang, eller kun ændringer (delta)?
Acubiz kan håndtere begge metoder, men vi anbefaler klart at sende en komplet brugerliste ("full load") ved hver kørsel. Det sikrer fuld dataintegritet.
Eksempel: Hvis en leder (godkender) fratræder, er det ikke nok kun at opdatere lederens egen status. Data på samtlige medarbejdere, som refererer til den pågældende leder, skal også medsendes for at sikre, at der automatisk tildeles en ny, aktiv godkender.
Er der brugeroplysninger, som ikke må ændres?
Ja. Systemet identificerer brugeren ud fra den unikke reference (nøgle). Denne nøgle må aldrig ændres i brugerens levetid. Derudover er initialer og login låst efter oprettelse. Øvrige stamdata som navn, afdeling og kontonummer kan frit opdateres via importfilen.
Opdateres igangværende dokumenter i Acubiz, hvis en godkender ændres?
Nej. Ændringer i relationer (f.eks. ny godkender eller sekretær) har kun fremadrettet virkning. Dokumenter og afregninger, der allerede er i proces eller til godkendelse, vil beholde den oprindelige flow-struktur for at sikre sporbarhed.
Kan vi manuelt vedligeholde brugere, der ikke findes i HR-/ERP-systemet?
Ja. Acubiz understøtter en kombination, hvor visse brugere (f.eks. eksterne konsulenter eller løst tilknyttede) oprettes og vedligeholdes manuelt direkte i Acubiz. En automatisk oprettet bruger kan desuden ændres til manuel vedligeholdelse – det kræver blot, at brugeren efterfølgende udelades af den automatiske importfil for at undgå overskrivning.
Får vi besked, hvis en import fejler?
Ja. Der kan konfigureres automatiske e-mailnotifikationer i forbindelse med importen. Du kan selv vælge, om der skal sendes en statusmail efter hver kørsel, eller om der kun skal gives besked i tilfælde af fejl.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.