Nedenstående viser hvilke data der skal/kan leveres til Acubiz via automatisk vedligeholdelse. Artiklen dækker følgende emner

• Mindstekrav til brugerdata
• Ét selskabs struktur
• Struktur med flere selskaber

Mindstekrav til brugerdata

Filerne skal minimum indeholde følgende informationer:

1. Import ID: Unik nøgle til bruger (SearchKey)
   Bruges til at beslutte om det er en ny bruger eller en som skal opdateres. Det er vigtigt, at denne nøgle ikke ændres i brugerens levetid i Acubiz.
2. Login
   Login for brugeren (normalt initialer eller e-mail adresse)
3. Initialer
   Brugerens initialer eller anden identifikation.
4. Fornavn
5. Efternavn
   Normalt angivet med brugerens initialer i parentes
6. E-mail adresse

Eksempel på basis bruger data:

Eksempel på fil-indhold

1001;aaa@mail.com;aaa;Anders;Andersen (aaa);aaa@mail.com

Der er andre oplysninger som, afhængig af jeres konfiguration, også kan være påkrævet, eks:

• Medarbejderens godkender
• Sekretær / Personlig assistent
• Medarbejderes konti i ERP-system
• Medarbejdernummer.
• Beløbsmæssige grænser for godkendelse

En nærmere klarlæggelse skal foretages med udgangspunkt i jeres konfiguration og behov.

Brugerdata med godkender og medarbejdernummer:

I dette eksempel er der kommet 2 ekstra oplysninger med:

1. Import ID: Unik nøgle til bruger (SearchKey)
   Bruges til at beslutte om det er en ny bruger eller en som skal opdateres. Det er vigtigt, at denne nøgle ikke ændres i brugerens levetid i Acubiz.
2. Login
   Login for brugeren (normalt initialer eller e-mail adresse)
3. Initialer
   Brugerens initialer eller anden identifikation.
4. Fornavn
5. Efternavn
   Normalt angivet med brugerens initialer i parentes
   
6. E-mail adresse
7. Medarbejdernummer
8. Medarbejderens godkender.

I eksemplet kan ses, at den unikke nøgle (kolonne 1) for den bruger der er godkender, skal denne angives i kolonne 8 på de brugere der har denne bruger som godkender.

Eksempel på fil-indhold

1001;aaa@mail.com;aaa;Anders;Andersen (aaa);aaa@mail.com;1001;1002
1002;bbb@mail.com;bbb;Bo;Jensen (bbb);bbb@mail.com;1002;1001

Ét eller flere selskaber i Acubiz

Acubiz understøtter forskellige strukturer så det passer til virksomhedens struktur - dette kan være et enkelt selskab med ét regnskab eller det kan være en virksomhed med flere selskaber og dermed flere regnskaber.

Ét selskabs struktur

Består virksomheden af ét selskab vil Acubiz løsningen indeholde én database med brugere og én database til selskabet (EMS). Når en bruger oprettes til denne struktur vil Acubiz automatisk sætte brugerens tilhørsforhold til dét ene selskab. Ingen yderligere parametre er nødvendige for korrekt anbringelse af brugeren.

Ovenstående brugerdata eksempler er gældende ved ét selskabs struktur.

Struktur med flere selskaber

Benyttes en Acubiz løsning med flere selskaber vil Acubiz løsningen bestå af én brugerdatabase og flere selskabsdatabaser (EMS'er). I dette tilfælde er det nødvendigt, at identificere hvilket primære selskab brugeren tilhører. Dette gøres med en EMSID (selskabsnøgle) og skal derfor være en del af medarbejderimport data. (I nedenstående eksempler illustreres et selskab som et land.)

Acubiz benytter EMSID nøglen til at identificere brugerens selskabsrelation (hvor er brugeren ansat), også kaldet PRIMÆRE SELSKAB.

EMSID værdien kan aftales efter behov. Normalvis har virksomheden en intern nøgle som indentificerer de forskellige selskaber... denne struktur kan benyttes i Acubiz.

Brugere med adgang til sit primære selskab

Nedenstående eksempel viser at brugere kan tilknyttes dét selskab de tilhører som primært selskab

Med det ekstra EMSID parameter på hver bruger sørger integrationen at placere brugeren i det korrekte selskab. Acubiz oplyser EMSID’et der skal med i data leverancen til at bestemme hvilket selskab der er brugerens egen.

1. Import ID: Unik nøgle til bruger (SearchKey)
   Bruges til at beslutte om det er en ny bruger eller en som skal opdateres. Det er vigtigt, at denne nøgle ikke ændres i brugerens levetid i Acubiz.
2. Login
   Login for brugeren (normalt initialer eller e-mail adresse)
3. Initialer
   Brugerens initialer eller anden identifikation.
4. Fornavn
5. Efternavn
   Normalt angivet med brugerens initialer i parentes
   
6. E-mail adresse
7. Medarbejdernummer
8. Medarbejderens godkender.
9. Primært selskab EMS ID
   Medarbejderens primære selskab (EMSID)

Eksemplet viser, med kolonne 9, de enkelte brugeres selskabs tilhørsforhold

Eksempel på fil-indhold

1001;aaa@mail.com;aaa;Anders;Andersen (aaa);aaa@mail.com;1001;1002;DK
1002;bbb@mail.com;bbb;Bo;Jensen (bbb);bbb@mail.com;1002;1001;DK
1003;ccc@mail.com;ccc;Anne;Frandsen (ccc);ccc@mail.com;1003;1002;SE
1004;ddd@mail.com;ddd;Hanne;Jensen (ddd);ddd@mail.com;1004;1002;NO
1005;eee@mail.com;eee;Jens;Hansen (eee);eee@mail.com;1005;1002;NO

VIGTIGT: Alle brugerdata på tværs af selskaber, skal leveres i én samlet fil til Acubiz.