Nedenstående viser hvilke data der skal/kan leveres til Acubiz via automatisk vedligeholdelse. Artiklen dækker følgende emner

• Mindstekrav til brugerdata
• Ét selskabs struktur
• Struktur med flere selskaber
• Yderligere bruger informationer til automatisk opdatering

Mindstekrav til brugerdata

Filerne skal minimum indeholde følgende informationer:

1. Import ID: Unik nøgle til bruger
   Bruges til at beslutte om det er en ny bruger eller en som skal opdateres. Det er vigtigt, at denne nøgle ikke ændres i brugerens levetid i Acubiz.
2. Initialer
   Brugerens initialer eller anden identifikation.
3. Fornavn
4. Efternavn
   Normalt angivet med brugerens initialer i parentes
5. E-mail adresse
   Benyttes som brugernavn til at logge ind i Acubiz
   

Eksempel på basis bruger data:

Eksempel på fil-indhold

1001;aaa;Anders;Andersen (aaa);aaa@mail.com

Der er andre oplysninger som, afhængig af jeres konfiguration, også kan være påkrævet, eks:

• Medarbejderens godkender
• Sekretær / Personlig assistent
• Medarbejderes konti i ERP-system
• Medarbejdernummer.
• Beløbsmæssige grænser for godkendelse

En nærmere klarlæggelse skal foretages med udgangspunkt i jeres konfiguration og behov.

Brugerdata med godkender og medarbejdernummer:

I dette eksempel er der kommet 2 ekstra oplysninger med:

1. Import ID: Unik nøgle til bruger
   Bruges til at beslutte om det er en ny bruger eller en som skal opdateres. Det er vigtigt, at denne nøgle ikke ændres i brugerens levetid i Acubiz.
2. Initialer
   Brugerens initialer eller anden identifikation.
3. Fornavn
4. Efternavn
   Normalt angivet med brugerens initialer i parentes
   
5. E-mail adresse
   Benyttes som brugernavn til at logge ind i Acubiz
6. Medarbejdernummer
7. Medarbejderens godkender.

I eksemplet kan ses, at den unikke nøgle (kolonne 1) for den bruger der er godkender, skal denne angives i kolonne 7 på de brugere der har denne bruger som godkender.

Eksempel på fil-indhold

1001;aaa;Anders;Andersen (aaa);aaa@mail.com;1001;1002
1002;bbb;Bo;Jensen (bbb);bbb@mail.com;1002;1001

Ét eller flere selskaber i Acubiz

Acubiz understøtter forskellige strukturer så det passer til virksomhedens struktur - dette kan være et enkelt selskab med ét regnskab eller det kan være en virksomhed med flere selskaber og dermed flere regnskaber.

Ét selskabs struktur

Består virksomheden af ét selskab vil Acubiz løsningen indeholde én database med brugere og én database til selskabet (EMS). Når en bruger oprettes til denne struktur vil Acubiz automatisk sætte brugerens tilhørsforhold til dét ene selskab. Ingen yderligere parametre er nødvendige for korrekt anbringelse af brugeren.

Ovenstående brugerdata eksempler er gældende ved ét selskabs struktur.

Struktur med flere selskaber

Benyttes en Acubiz løsning med flere selskaber vil Acubiz løsningen bestå af én brugerdatabase og flere selskabsdatabaser (EMS'er). I dette tilfælde er det nødvendigt, at identificere hvilket primære selskab brugeren tilhører. Dette gøres med en EMSID (selskabsnøgle) og skal derfor være en del af medarbejderimport data. (I nedenstående eksempler illustreres et selskab som et land.)

Acubiz benytter EMSID nøglen til at identificere brugerens selskabsrelation (hvor er brugeren ansat), også kaldet PRIMÆRE SELSKAB.

Brugere med adgang til sit primære selskab

Nedenstående eksempel viser at brugere kan tilknyttes dét selskab de tilhører som primært selskab

Med det ekstra EMSID parameter på hver bruger sørger integrationen at placere brugeren i det korrekte selskab. Acubiz oplyser EMSID’et der skal med i data leverancen til at bestemme hvilket selskab der er brugerens egen.

1. Import ID: Unik nøgle til bruger
   Bruges til at beslutte om det er en ny bruger eller en som skal opdateres. Det er vigtigt, at denne nøgle ikke ændres i brugerens levetid i Acubiz.
2. Initialer
   Brugerens initialer eller anden identifikation.
3. Fornavn
4. Efternavn
   Normalt angivet med brugerens initialer i parentes
   
5. E-mail adresse
   Benyttes som brugernavn til at logge ind i Acubiz
6. Medarbejdernummer
7. Medarbejderens godkender.
8. Primært selskab EMS ID
   Medarbejderens primære selskab (EMSID)

Eksemplet viser, med kolonne 8, de enkelte brugeres selskabs tilhørsforhold

Eksempel på fil-indhold

1001;aaa;Anders;Andersen (aaa);aaa@mail.com;1001;1002;DK
1002;bbb;Bo;Jensen (bbb);bbb@mail.com;1002;1001;DK
1003;ccc;Anne;Frandsen (ccc);ccc@mail.com;1003;1002;SE
1004;ddd;Hanne;Jensen (ddd);ddd@mail.com;1004;1002;NO
1005;eee;Jens;Hansen (eee);eee@mail.com;1005;1002;NO

Yderligere bruger informationer til automatisk opdatering

Foruden ovenstående basis informationer kan der leveres yderligere informationer som vedligeholdes automatisk. Dette stiller selvfølgelig krav til systemet der leverer disse data, at de kan leveres.

1. Import ID: Unik nøgle til bruger
   Bruges til at beslutte om det er en ny bruger eller en som skal opdateres. Det er vigtigt, at denne nøgle ikke ændres i brugerens levetid i Acubiz.
2. Initialer
   Brugerens initialer eller anden identifikation.
3. Fornavn
4. Efternavn
   Normalt angivet med brugerens initialer i parentes
   
5. E-mail adresse
   Benyttes som brugernavn til at logge ind i Acubiz
6. Medarbejdernummer
7. Medarbejderens godkender.
8. Primært selskab EMS ID
   Medarbejderens primære selskab (EMSID)
9. Finansiel Dimension 1
   Dette kan eks. være Kostcenter eller afdeling, som brugeren tilhører. Denne information vil blive stemplet på alle transaktioner igennem flowet i Acubiz fra start til slut. Med mindre opsætningen er at brugeren kan ændre dette undervejs. Denne dialog tages under implementeringen. Acubiz understøtter op til 9 finansielle dimensions niveauer.
10. Kreditor nummer
    Brugerens kreditor nummer i regnskabs systemet, hvis denne benyttes som udbetaling af udeståender til brugerne.
11. Godkender prokura grænse
    Her kan man angive et beløb for den enkelte bruger for at angive brugerens grænse for godkendelse. Værdien angives i hele numeriske værdier i systemvalutaen for brugerens regnskab.

Det er muligt at komme med flere oplysninger, som kan være relevante til opdatering i Acubiz, end ovenstående eksempler viser. En dialog om dette tages under implementeringsfasen.

Eksempel på fil-indhold

1001;aaa;Anders;Andersen (aaa);aaa@mail.com;1001;1002;DK;10;123;0
1002;bbb;Bo;Jensen (bbb);bbb@mail.com;1002;1001;DK;10;124;20000
1003;ccc;Anne;Frandsen (ccc);ccc@mail.com;1003;1002;SE;15;125;0
1004;ddd;Hanne;Jensen (ddd);ddd@mail.com;1004;1002;NO;20;126;0
1005;eee;Jens;Hansen (eee);eee@mail.com;1005;1002;NO;20;127;0