Deaktivering af fratrådte medarbejdere i Acubiz kan håndteres på to måder: enten automatisk via en eksisterende brugerintegration eller manuelt direkte i systemet. Valget af metode har betydning for både den administrative proces og opfølgningen på uafsluttede transaktioner.
1. Automatisk deaktivering (Integreret løsning)
I modsætning til dimensioner – hvor udeladte værdier i datafilen automatisk deaktiveres – følger brugerdata et andet princip. Hvis udeladte brugere automatisk blev deaktiveret, ville en fejlbehæftet eller tom fil risikere at spærre adgangen for alle virksomhedens medarbejdere.
Derfor kræver automatisk fratrædelse en eksplicit markering. Det betyder, at den enkelte medarbejder specifikt skal markeres som fratrådt i den overførte datafil via et dedikeret felt:
- 0 = Aktiv
- 1 = Fratrådt
Se mere
Vigtigt om tidsstyring og SSO: Acubiz understøtter ikke fremtidig deaktivering. En fratrædelse træder i kraft umiddelbart efter, at datafilen er importeret. Eventuel tidsstyring skal derfor håndteres direkte i kildesystemet (f.eks. HR-systemet), så data først sendes til Acubiz, når adgangen reelt skal ophøre. Hvis virksomheden anvender Single Sign-On (SSO), vil selve adgangen til Acubiz dog blive blokeret i det øjeblik, brugeren deaktiveres i jeres interne Microsoft Entra ID.
Fordele ved den automatiske metode
Metoden er særligt fordelagtig for større organisationer med høj medarbejderomsætning, da automatiseringen reducerer den manuelle administration for virksomhedens Acubiz Pro-brugere markant.
Ulemper ved den automatiske metode
Automatiseringen tager ikke højde for uafsluttede transaktioner. Selvom medarbejderen deaktiveres, forsvinder personens åbne poster ikke; de forbliver liggende i systemet. Da den fratrådte medarbejder efter deaktiveringen ikke længere har adgang til systemet og derfor ikke selv kan færdigbehandle sine udlæg, skal disse poster håndteres og afregnes af en anden person i organisationen (f.eks. brugerens leder).
Hvis virksomheden foretager løbende kontrol, minimeres denne udfordring, men ved pludselige fratrædelser kan åbne poster nemt blive overset og efterladt uafregnede.
Anbefaling: Vi anbefaler at opsætte en fast, planlagt søgerapport til løbende kontrol, så uafregnede eller ikke-godkendte poster fanges i opløbet.
2. Manuel deaktivering
Størstedelen af Acubiz-kunderne foretrækker den manuelle metode. Når en Pro-bruger deaktiverer en medarbejder manuelt i systemet, giver Acubiz nemlig et øjeblikkeligt og visuelt overblik over medarbejderens status.
Fordelen ved denne indsigt er todelt:
- Åbne poster: Systemet informerer med det samme, hvis medarbejderen har uafregnede udlæg, kreditkorttransaktioner eller afventende godkendelser.
- Godkenderhierarki: Systemet gør opmærksom på, hvis den fratrådte medarbejder fungerer som godkender for andre brugere. Derved kan godkenderhierarkiet opdateres med det samme, så godkendelsesflowet i organisationen ikke går i stå.
Konklusion
Uanset hvilken model jeres virksomhed vælger, er en fast procedure for fratrædelser afgørende. Det sikrer både et retvisende datagrundlag, korrekt håndtering af uafsluttede omkostninger og opretholdelse af den generelle it-sikkerhed.
Relaterede artikler:
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.