Brugerdata: Felter, kolonner og datastruktur

Automatisk bruger-vedligeholdelse i Acubiz

Denne vejledning beskriver de tekniske krav og datastrukturer, der gør sig gældende ved automatisk import og vedligeholdelse af brugerdata i Acubiz.

Vejledningen dækker følgende emner:

• Generelle krav til importfilen
• Selskabsstrukturer og EMSID
• Feltdefinitioner og kolonneopbygning
• Eksempler på filopsætning

Generelle krav til importfilen

For at sikre en fejlfri integration skal data leveres i overensstemmelse med følgende retningslinjer:

• Format: Filen skal leveres som en semikolondelt (;) tekstfil.

• Ingen overskrifter: Filen må ikke indeholde headere/kolonnenavne. Første linje skal indeholde de første brugerdata.

• Én samlet fil: Alle brugerdata på tværs af samtlige selskaber skal leveres i én og samme fil.

Selskabsstrukturer og EMSID

Acubiz understøtter forskellige virksomhedsstrukturer. Definitionen af jeres struktur afgør, hvilke data der er påkrævet:

Ét selskab (Enkeltregnskab)

Består virksomheden kun af ét selskab, opsættes løsningen med én database. Acubiz tilknytter automatisk alle importede brugere til dette selskab. Det er derfor ikke nødvendigt at angive selskabs-ID (EMSID) i importfilen.

Flere selskaber (Koncernstruktur)

Hvis løsningen omfatter flere selskaber (f.eks. opdelt på lande eller juridiske enheder), består Acubiz af én fælles brugerdatabase og flere selskabsdatabaser (EMS’er). I dette scenarie er det obligatorisk at inkludere et EMSID (selskabsnøgle) for hver medarbejder, så systemet kan identificere medarbejderens primære selskab.

Bemærk: Selskabsnøglen aftales under implementeringen og vil typisk matche virksomhedens interne selskabskoder.

Feltdefinitioner og kolonneopbygning

For at undgå fejl i datamappingen skal felterne leveres i den præcise rækkefølge, der er vist i tabellen nedenfor. Afhængigt af jeres konfiguration stopper filen ved den kolonne, der dækker jeres behov.

Eksempler på filopsætning

Herunder vises fire konkrete eksempler på, hvordan filens indhold skal struktureres alt efter virksomhedens opsætning i Acubiz.

Eksempel 1: Basis brugerdata (Kun ét selskab)

Anvendes, hvis I kun har ét selskab og ikke mapper godkendere eller dimensioner automatisk.

1001;aaa;Anders;Andersen (aaa);aaa@mail.com

Eksempel 2: Brugerdata med medarbejdernummer og godkender

Her er filen udvidet til kolonne 7. Læg mærke til, hvordan Anders (1001) har Bo (1002) som godkender i kolonne 7, og omvendt.

1001;aaa;Anders;Andersen (aaa);aaa@mail.com;1001;1002
1002;bbb;Bo;Jensen (bbb);bbb@mail.com;1002;1001

Eksempel 3: Flere selskaber (Med EMSID)

Her er selskabsrelationen tilføjet i kolonne 8 (f.eks. DK, SE, NO) for korrekt placering i koncernstrukturen.

1001;aaa;Anders;Andersen (aaa);aaa@mail.com;1001;1002;DK
1002;bbb;Bo;Jensen (bbb);bbb@mail.com;1002;1001;DK
1003;ccc;Anne;Frandsen (ccc);ccc@mail.com;1003;1002;SE
1004;ddd;Hanne;Jensen (ddd);ddd@mail.com;1004;1002;NO
1005;eee;Jens;Hansen (eee);eee@mail.com;1005;1002;NO

Eksempel 4: Fuld automatisk opdatering (Inkl. dimensioner, kreditor og prokura)

Dette eksempel viser den udvidede integration, hvor finansielle dimensioner, kreditornummer og godkendelsesgrænser (prokura) opdateres automatisk.

1001;aaa;Anders;Andersen (aaa);aaa@mail.com;1001;1002;DK;10;123;0
1002;bbb;Bo;Jensen (bbb);bbb@mail.com;1002;1001;DK;10;124;20000
1003;ccc;Anne;Frandsen (ccc);ccc@mail.com;1003;1002;SE;15;125;0
1004;ddd;Hanne;Jensen (ddd);ddd@mail.com;1004;1002;NO;20;126;0
1005;eee;Jens;Hansen (eee);eee@mail.com;1005;1002;NO;20;127;0

ℹ️ Yderligere behov? Den endelige dataleverance og eventuelle behov for flere dimensioner eller specialfelter afklares i tæt dialog med jeres konsulent under implementeringsfasen. Se den komplette liste over tilgængelige importfelter via vores dokumentationsportal.

ℹ️Se en komplet liste over importfelter relateret til brugerimport