Acubiz er et system hvor en Pro-bruger kan angive hvilke roller individuelle brugere skal besidde. Denne artikel omhandler følgende bruger profiler med tilknyttede roller i Acubiz.

• Slut-bruger
• Pro-bruger

Medarbejder

Alle brugere, der oprettes i Acubiz får automatisk tildelt rollen som Medarbejder.

Det er ikke en rolle, der kan fjernes men rollen giver medarbejderen mulighed for at foretage afregninger i Acubiz samt logge ind i Acubiz appen.

Godkender

At få tildelt godkender-rollen betyder som udgangspunkt, at brugeren kan tilføjes som godkender på andre brugere. For at blive godkender for en bruger, skal man først tilføjes som godkender for netop den bruger. Sådan skifter du godkender på en bruger >>

Hvis man er tilføjet som godkender for en eller flere medarbejdere, vil man modtage alle omkostninger fra disse medarbejdere til godkendelse. En godkender, der modtager omkostninger til godkendelse, kan have flere kontrolpunkter, som skal vurderes, inden man godkender eller afviser.

• Er det en firmarelateret udgift?
• Er udgiften inden for den aftalte ramme og dermed i orden?
• Er der korrekt dokumentation for udgifterne (kvitteringer)?
• Er omkostningerne korrekt dimensioneret (afdeling, projekt osv.)?

Der kan naturligvis være flere eller færre kontrolpunkter for en godkender end dem, der er nævnt her, men princippet er, at godkenderen skal tage stilling til de omkostninger, medarbejderen sender til godkendelse.

En godkender har følgende muligheder:

• Standard Acubiz-funktioner
  • Godkende udgifterne
  • Afvise udgifterne (med mulighed for at sende en besked tilbage til medarbejderen)
• Tilkøbsfunktioner
  • Flytte udgifterne til en anden godkender
  • Redigere udgifterne

Sekretær

Sekretær-rollen kan gives til brugere, der skal foretage afregninger på vegne af en anden person. Når en bruger får tildelt sekretær-rollen, skal brugeren også aktiveres som sekretær for den eller de brugere, man skal være sekretær for.

Se hvordan:

• ... en administrator tilføjer en sekretær på en bruger >>
• ... en sekretær arbejder på vegne af en anden i Acubiz-appen >>

Finans-rollen

En finansbruger arbejder primært via webinterfacet med sine finansopgaver. Hvis en finansbruger skal foretage afregning af udgifter, skal Acubiz-appen benyttes.

Finans-rollen tildeles til brugere, der skal kontrollere de afregninger, som medarbejdere har lavet og som er godkendt af en godkender, inden afregningerne sendes til ERP-systemet til bogføring.

• Se hvilke muligheder Acubiz tilbyder med finans-rollen >>

Finans-rollen omfatter følgende områder:

Finanskontrol:

• Skal kontrollere alle godkendte afregninger fra medarbejdere
• Kan foretage ændringer i godkendte afregninger
• Kan afvise godkendte afregninger - tilbage til medarbejderen eller godkenderen
• Kan kontrollere dokumentationen på alle afregninger

Lær mere om finanskontrol >>

Kreditkort-tilknytninger:

• Kan foretage en permanent tilknytning mellem e-transaktioner og brugere, når en medarbejder bruger sit kreditkort første gang

Lær mere om automatisk tilknytning af transaktioner til bruger >>

Finans kan også...

• ... se oversigter over alle transaktioner efter status for alle medarbejdere
• ... flytte transaktioner fra én medarbejder til en anden
• ... se transaktioner, der afventer godkendelse hos godkendere
• ... flytte transaktioner fra én godkender til en anden
• ... søge på og se alle afregninger foretaget af alle medarbejdere
• ... eksportere til ERP-system
• ... foretage afstemning

Administrator-rollen

Administrator-rollen giver en udvalgt medarbejder mulighed for at opsætte og administrere forskellige områder i Acubiz. Lær mere om de funktioner, administrator-rollen kan håndtere i Acubiz >>

ℹ️ Bemærk Brugeradgangskontrol for Administrator

Brugere

• Oprette nye brugere
• Deaktivere brugere
• Ændre personlige oplysninger på brugere
• Skifte roller på brugere
• Ændre tilhørsforhold (godkendere og sekretærer)
• Administrere konteringer, kørsel, diæter, godkendelsesniveauer og meget mere

Se hvordan man arbejder med brugere i Acubiz >>

Dimensioner

• Oprette nye dimensionsværdier
• Slette og deaktivere eksisterende dimensionsværdier

Se hvordan du arbejder med økonomiske dimensioner i Acubiz >>

Konteringer

• Oprette nye omkostningskonti i kontoplanen
• Slette og deaktivere omkostningskonti i kontoplanen
• Arbejde med typekoder
• Oprette og opdatere valutaer samt kurser
• Kontering på kreditkort

Se hvordan du arbejder med opsætning af konteringer i Acubiz >>

Øvrig opsætning

• Ændre e-mailopsætningen, herunder indhold i udsendte e-mails fra Acubiz
• Oprette og ændre plan for udsendelse af e-mails
• Diætsatser
• Kørselssatser
• Lande og valutaer

Se hvordan du arbejder med de øvrige indstillinger i Acubiz >>

Statistik-rollen

Statistik-rollen kan tildeles til brugere, som skal kunne søge og se alle transaktioner, men som ikke må foretage ændringer, som finans-rollen giver adgang til.

Denne rolle bruges ofte til at give en ekstern revisor adgang til at gennemgå de bogførte transaktioner. Se mere om revisionsbrugere >>