I Acubiz defineres en brugers licenstype og rettigheder af de roller, vedkommende tildeles. Administratorer og Pro-brugere kan tilpasse disse roller på individuelt niveau.

Indhold i denne artikel:

Denne artikel giver et overblik over rollestrukturen i Acubiz og forskellen på en Slutbruger og en Pro-bruger.

• Slutbrugerroller
  • 1. Medarbejder
  • 2. Godkender
  • 3. Sekretær
• Pro-brugerroller
  • 1. Finans
  • 2. Administrator
  • 3. Statistik

Slutbrugerroller

En slutbrugerlicens udløses, når en bruger tildeles én eller flere af følgende roller:

1. Medarbejder

• Standardrolle: Tildeles automatisk alle nyligt oprettede brugere og kan ikke fjernes.
• Funktion: Giver brugeren adgang til at indsende udgiftsbilag og afregninger via Acubiz-appen samt webportalen.

2. Godkender

• Funktion: Giver brugeren mulighed for at modtage og behandle udgiftsbilag fra de medarbejdere, vedkommende er angivet som godkender for.
• Ansvarsområde: Godkendelsen udgør en formel ledelsesmæssig godkendelse. Godkenderen skal derfor sikre, at udgiften er:
  • Firmarelateret og i overensstemmelse med virksomhedens retningslinjer.
  • Korrekt dokumenteret (gyldige kvitteringer).
  • Konteret korrekt i forhold til afdeling, projekt eller øvrige dimensioner.
• Rettigheder:
  • Standard: Godkende eller afvise udgifter (med mulighed for at tilknytte en kommentar).
  • Tilkøb: Redigere udgifter eller omfordele dem til en anden godkender.

📖 Se også: Sådan skifter du godkender på en bruger.

3. Sekretær

• Funktion: Giver brugeren tilladelse til at oprette og håndtere afregninger på vegne af andre medarbejdere.
• Bemærk: Rollen kræver, at sekretæren eksplicit tilknyttes de specifikke brugere, vedkommende skal repræsentere.

📖 Læs mere:

• SÅDAN: Tilføj en sekretær til en bruger (Administrator) >>
• SÅDAN: Arbejd på vegne af en anden i Acubiz-appen >>

Pro-brugerroller

Tildeling af blot én af nedenstående roller kvalificerer automatisk brugeren til en Pro-brugerlicens. Pro-brugere arbejder primært via webinterfacet (Acubiz-appen benyttes, hvis Pro-brugeren også skal lave personlige afregninger).

1. Finans

Rettet mod økonomifunktionen, der kontrollerer og kvalitetssikrer godkendte afregninger, før de eksporteres til virksomhedens ERP-system.

• Finanskontrol:
  • Kontrol af godkendte afregninger og tilhørende bilag.
  • Mulighed for at redigere eller afvise godkendte afregninger (sendes retur til medarbejder eller godkender). Lær mere om finanskontrol >>
• Kreditkort administration:
  • Oprettelse af permanente opkoblinger mellem e-transaktioner og brugere ved første brug af kreditkort. Se: Konfigurer automatisk transaktionsmatch
• Øvrige funktioner:
  • Søgning og overblik over alle transaktioner på tværs af organisationen.
  • Omfordeling af transaktioner og godkendelsesflow.
  • Eksport til ERP-system og regnskabsmæssig afstemning.

📖 Læs mere: Oversigt over funktioner i Finans-rollen >>

2. Administrator

Giver fuld adgang til opsætning, vedligeholdelse og administration af Acubiz.

ℹ️ Bemærk Brugeradgangskontrol for Administrator

• Brugerstyring: Opret og deaktiver brugere, tilpas personoplysninger, skift roller samt administrer godkendelses- og sekretærrelationer.
• Stamdata & Dimensioner: Opret og vedligehold økonomiske dimensioner, afdelinger og projekter. Se Se hvordan du arbejder med økonomiske dimensioner i Acubiz >>
• Kontering & Regler: Håndter kontoplan, typekoder, valutaer/valutakurser og kreditkortkontering. Se hvordan du arbejder med kontering og regler
• Systemopsætning: Administrer diæt- og kørselssatser, e-mailskabeloner og automatisk mailudsendelse. Se Administrations indstillinger
   

📖 Læs mere: funktioner som administrator-rollen kan håndtere i Acubiz >>

3. Statistik

Giver skrivebeskyttet læseadgang til alle transaktioner i systemet uden mulighed for at foretage redigeringer eller finanskontrol.

• Anvendelse: Ideel til eksterne revisorer eller controllere, der har brug for fuldt indblik i bogførte data uden redigeringsrettigheder.

📖 Læs mere: Opsætning af adgang for ekstern revisor >>