ℹ️Kun tilgængelig i Acubiz version 7.37

Der er etableret en funktionalitet, som muliggør oprettelse af planlagte søgerapporter, således at en fast søgning kan udføres på et forudbestemt tidspunkt.

Denne proces baseres på en gemt søgeprofil, oprettet via den almindelige "Search Report". Det er en forudsætning, at der på den gemte søgning er tilknyttet en visningsprofil.

Relaterede artikler:

• Lav en søgning og få en søgerapport
• Vælg eget layout for søgeresultat med visningsprofiler

Planlagt søgerapport

Konfigurationen kan udføres af en administrator via oversigten Company Settings > Scheduled Search Reports.

Det er muligt at vælge en eksisterende gemt søgning i systemet. Det er en forudsætning, at den ønskede gemte søgning allerede er oprettet.

I oversigten kan der oprettes en planlagt søgning.

Klik på: 

Udfyld dine præferencer i formen:

ℹ️ Det er kun muligt at vælge blandt gemte søgninger inden for det selskab, hvor den planlagte søgning oprettes.

⚠️ Hvis der vælges en gemt søgning, som ikke har en tilknyttet visningsprofil, vises en advarselsmeddelelse herom. Det er ikke muligt at forhindre gemningen, men der vil ikke blive genereret en rapport ud fra søgningen. For at rapporten kan dannes, skal der tilknyttes en visningsprofil til den gemte søgning.
 

 Ligeledes hvis man åbner en eksisterende søgeprofil, hvor der er angivet en gemt søgning, som i mellemtiden er blevet slettet, så vises en advarsel omkring dette også.

Hent data fra

Det er muligt at vælge ét eller flere selskaber, som der skal udarbejdes rapporter for. Der genereres en separat rapport for hver løsning.

• ⚠️ Det er kun muligt at vælge blandt de løsninger, som man har adgang til via den opsætning, der er registreret på din profil.
• ℹ️ Ved åbning af en eksisterende konfiguration, hvor der er valgt løsninger, som man ikke har adgang til, vises en advarsel herom.
  
  Hvis man alligevel vælger at redigere dokumentet og gemme ændringerne, vil de løsninger, man ikke har adgang til, blive fjernet fra listen. Dette sikrer, at man ikke kan redigere en eksisterende rapport og indsætte sin egen e-mailadresse for derved at få adgang til data, som man ikke har rettigheder til.

Hvis der er mere end to løsninger, vil der være knapper, som muliggør at vælge alle eller fravælge alle.

Datovalg og tidsplan

Herefter vælges den periode, som data skal søges for, ud fra følgende muligheder:

• Forrige dag (angiver dagen før funktionen eksekveres)
• Forrige uge (angiver, at datoerne skal dække hele den foregående uge)
• Forrige måned (angiver, at datoerne skal dække hele den foregående måned)

Dette valg foretages typisk i relation til den ønskede planlægning (schedule) for rapportgenerering. For eksempel, hvis der ønskes en ugentlig kørsel hver mandag, kan man vælge "Forrige uge" for at inkludere alle transaktioner, der fandt sted i den foregående uge.

For planlægningen kan man vælge

• Dagligt (funktionen kører hver dag)
• Hver uge (funktionen kører på en eller flere bestemte dage i ugen)
• Dag i måneden (funktionen kører på en eller flere bestemte dage i hver måned)
• Sidste dag i måneden - X dage (funktion kører på en eller flere bestemte dage i hver måned talt fra slutningen af måneden, f.eks. valget "0" vil angive den sidste dag i hver måned)

Og så vælges et tidspunkt for kørslen.

Administrator

Det er muligt at angive en administrator, ansvarlig eller ejer af søgningen. Som standard er dette den person, der opretter dokumentet, men det kan ændres til en anden bruger. Formålet er typisk at synliggøre, hvilken person der eventuelt har "ejerskab" over søgningen.

ℹ️ Angivelsen af den ansvarlige har ingen indflydelse på rettigheder eller systemmæssige funktioner.

Handling

Det er muligt at vælge, om rapporten skal gemmes på FTP og/eller sendes via e-mail. Begge muligheder kan vælges samtidig.

ℹ️ Filnavnets format ved eksport er "ExportSearch-EMSID-søgenavn-dato-tid-UNID.csv", hvor EMSID repræsenterer ID'et for det pågældende selskab, som er angivet via Staff-opsætningen, og UNID er det 32-tegns unikke ID for den pågældende opsætning. Eventuelle specialtegn, mellemrum mv. i søgenavnet fjernes fra filnavnet.

Ved valg af lagring til FTP vises en liste med et eksempel på filnavn samt mappestruktur for hvert tilvalgt selskab, hvorfra data hentes.

Hvis man sender via e-mail kan man vælge en bruger som rapporten sendes til (derved bruges denne persons e-mail på afsendelsestidspunktet). Der kan kun vælges én bruger.

• ℹ️Der kan også angives et antal valgfri e-mails. Hver e-mail adskilles med mellemrum, komma eller semikolon.
• ⚠️ Der er ingen validering på om man har tastet en gyldig e-mailadresse.

Hvis man ikke vælger nogen action, så svarer det i praksis til at søgerapporten er deaktiveret.

Selve kørslen

Rapporten genereres omkring det angivne tidspunkt. Funktionen kører dog kun én gang i timen, og det præcise tidspunkt for kørslen kan variere afhængigt af serverens belastning. Det betyder, at selvom rapporten er planlagt til at blive genereret kl. 18:00, kan den først blive dannet eksempelvis kl. 18:17.

Funktionen fungerer grundlæggende således, at hvis en kørsel er planlagt til en bestemt dag og endnu ikke er udført, og det angivne tidspunkt for kørslen er passeret i forhold til det aktuelle tidspunkt, hvor funktionen kører, vil rapporten blive genereret. For eksempel, hvis en ny planlagt søge-rapport oprettes kl. 15:27 med daglig kørsel kl. 07:00, vil rapporten blive kørt ved næste timeskift, hvilket cirka vil være kl. 16:00.

Hvis en rapport allerede er kørt samme dag (det vil sige, at "Last run" på rapporten viser dags dato), vil funktionen ikke udføre yderligere kørsler samme dag, selvom tidspunktet for kørslen ændres til et senere tidspunkt på dagen.

ℹ️ Formålet er at sikre, at hvis serveren eksempelvis er nede eller på anden måde utilgængelig på det tidspunkt, hvor funktionen normalt skulle have kørt, vil den i stedet køre senere og dermed sikre, at den uden tvivl bliver udført samme dag. Hvis serveren derimod ikke er tilgængelig i hele den pågældende dag, hvor rapporten skulle være genereret, vil kørslen blive undladt.

Som [Acubiz Admin] har man mulighed for at nulstille den seneste kørsel ved at markere "Reset Last Run". Dette vil fjerne Last Run-datoen ved gemning, og rapporten vil dermed blive kørt igen.

Selve outputtet af rapporten (filindholdet) er fuldstændig identisk med den rapport, der genereres ved udarbejdelse af en manuel søgerapport med valget "E-mail indhold".