Systemet er udvidet med funktionalitet til planlagte søgerapporter. Dette gør det muligt at konfigurere og eksekvere faste søgninger automatisk i overensstemmelse med et fastsat skema.

Relaterede artikler:

• Lav en søgning og få en søgerapport
• Vælg eget layout for søgeresultat med visningsprofiler

Planlagt søgerapport

Konfigurationen kan udføres af en administrator via oversigten Company Settings > Scheduled Search Reports.

Det er muligt at vælge en eksisterende gemt søgning i systemet. Det er en forudsætning, at den ønskede gemte søgning allerede er oprettet.

I oversigten kan der oprettes en planlagt søgning. Klik på: 

Udfyld dine præferencer i formen:

Anvend gemt søgning

ℹ️ Det er kun muligt at vælge blandt gemte søgninger inden for det selskab, hvor den planlagte søgning oprettes.

• ⚠️Advarsler ved konfiguration:

  • Manglende visningsprofil: Vælges en gemt søgning uden en tilknyttet visningsprofil, vises en advarsel. Profilen kan fortsat gemmes, men der vil ikke blive genereret rapporter, før en visningsprofil tilknyttes.

  • Slettet søgeprofil: Hvis en eksisterende, planlagt søgning åbnes, og den dertilhørende gemte søgning i mellemtiden er blevet slettet, vises en advarselsmeddelelse.Hvis en eksisterende søgeprofil åbnes, og den tilknyttede gemte søgning i mellemtiden er blevet slettet, vil der ligeledes blive vist en advarsel.

Datakilde (Hent data fra)

Det er muligt at vælge ét eller flere selskaber til rapportgenereringen. Systemet danner en separat rapport for hver valgt løsning.

⚠️ Adgangsbegrænsning og rettigheder:

• Der kan kun vælges løsninger, som brugeren har rettigheder til via sin profilopsætning.

• Ved åbning af en eksisterende konfiguration, der indeholder løsninger, som den aktuelle bruger ikke har adgang til, vises en advarselsmeddelelse.
  
  Sikkerhedsforanstaltning ved redigering: > Hvis konfigurationen redigeres og gemmes, fjernes de utilgængelige løsninger automatisk fra listen. Dette forhindrer uautoriseret dataadgang (f.eks. ved at tilføje egen e-mailadresse til en eksisterende rapport med højere rettigheder).

• ℹ️ Tip: Hvis listen indeholder mere end to løsninger, bliver funktionerne "Vælg alle" og "Fravælg alle" tilgængelige.

Datovalg og tidsplan

Herefter vælges den periode, som data skal søges for, ud fra følgende muligheder:

• Alle (Vær opmærksom på at der kan komme mange resultater)
• Forrige dag (angiver dagen før funktionen eksekveres)
• Forrige uge (angiver, at datoerne skal dække hele den foregående uge)
• Forrige måned (angiver, at datoerne skal dække hele den foregående måned)

Dette valg foretages typisk i relation til den ønskede planlægning (schedule) for rapportgenerering. For eksempel, hvis der ønskes en ugentlig kørsel hver mandag, kan man vælge "Forrige uge" for at inkludere alle transaktioner, der fandt sted i den foregående uge.

For tidsplan kan man vælge

• Dagligt (funktionen kører hver dag)
• Hver uge (funktionen kører på en eller flere bestemte dage i ugen)
• Dag i måneden (funktionen kører på en eller flere bestemte dage i hver måned)
• Sidste dag i måneden - X dage (funktion kører på en eller flere bestemte dage i hver måned talt fra slutningen af måneden, f.eks. valget "0" vil angive den sidste dag i hver måned)

Og så vælges et tidspunkt for kørslen.

Administrator

Det er muligt at angive en administrator, ansvarlig eller ejer af søgningen. Som standard er dette den person, der opretter dokumentet, men det kan ændres til en anden bruger. Formålet er typisk at synliggøre, hvilken person der eventuelt har "ejerskab" over søgningen.

ℹ️ Angivelsen af den ansvarlige har ingen indflydelse på rettigheder eller systemmæssige funktioner.

Aktion

Det er muligt at vælge, om rapporten skal gemmes på SFTP (Kræver abonnement på SFTP server hos Acubiz) og/eller sendes via e-mail. Begge muligheder kan vælges samtidig.

• ℹ️ Filnavnets format ved eksport er "ExportSearch-EMSID-søgenavn-dato-tid-UNID.csv", hvor EMSID repræsenterer ID'et for det pågældende selskab, som er angivet via Staff-opsætningen, og UNID er det 32-tegns unikke ID for den pågældende opsætning. Eventuelle specialtegn, mellemrum mv. i søgenavnet fjernes fra filnavnet.

Ved valg af lagring til SFTP vises en liste med et eksempel på filnavn samt mappestruktur for hvert tilvalgt selskab, hvorfra data hentes.

Hvis man sender via e-mail kan man vælge en bruger som rapporten sendes til (derved bruges denne persons e-mail på afsendelsestidspunktet). Der kan kun vælges én bruger. (Standardmodtageren er den bruger, der oprettede den planlagte søgning)

• ℹ️Der kan også angives et antal valgfri e-mails. Hver e-mail adskilles med mellemrum, komma eller semikolon.
• ⚠️ Der er ingen validering på om man har tastet en gyldig e-mailadresse.
• 🟨 Hvis man ikke vælger nogen action, så svarer det i praksis til at søgerapporten er deaktiveret.

Rapportgenerering og tidsstyring

Rapporter genereres omkring det valgte tidspunkt. Da den underliggende systemfunktion afvikles én gang i timen, kan det nøjagtige tidspunkt variere afhængigt af serverbelastningen. Planlægges en rapport eksempelvis til kl. 18.00, kan den faktiske generering ske kort efter (f.eks. kl. 18.17).

Logik for afvikling: Systemet genererer rapporten, hvis en planlagt kørsel på den aktuelle dag endnu ikke er udført, og det valgte tidspunkt er passeret.

• Eksempel: Hvis en daglig kørsel oprettes kl. 15.27 med ønsket tidspunkt kl. 07.00, er tidspunktet for i dag allerede passeret. Rapporten vil derfor blive genereret ved næste timeskifte (ca. kl. 16.00).

Begrænsning på daglige kørsler: Der afvikles maksimalt én kørsel pr. kalenderdag. Hvis feltet "Last run" viser dags dato, vil rapporten ikke blive genereret igen samme dag – heller ikke selvom det planlagte tidspunkt rykkes til et senere tidspunkt.

Fejltolerance (Failsafe): ℹ️ Systemet er designet til at håndtere eventuel driftsforstyrrelse. Hvis serveren er utilgængelig på det planlagte tidspunkt, opsamles kørslen automatisk senere på dagen. Hvis serveren er utilgængelig i et helt døgn, overspringes den pågældende dags kørsel.

Rapportens output: Det genererede filindhold er fuldstændig identisk med den rapport, der dannes ved en manuel søgning med indstillingen "E-mail indhold".