Avanceret søgning i Acubiz

Acubiz tilbyder udvidede søgemuligheder ud over de standardkriterier, der er tilgængelige direkte i søgeformularen. Ved at anvende specifikke feltsyntakser i feltet Søg efter, kan du målrette dine søgninger præcist mod specifikke dataværdier.

Generel søgesyntaks

Søgninger baseres på de felter og værdier, som findes på transaktionerne i Acubiz. Syntaksen opbygges som følger:

[FELTNAVN]="VÆRDI"

Søgeeksempler og anvendelse

Eksempler i denne artikel:

• 1. Søg på lukkede, deaktiverede eller omdøbte dimensioner
• 2. Søg transaktioner for fratrådte/inaktive brugere
• 3. Søg e-transaktioner på typekoder
• 4. Søg efter godkendelser
• 5. Kontrol af lønfil
• 6. Søg efter kontanthævninger
• 7. Overtrædelse af Company Policy (CPM)
• 8. Kreditkorttransaktioner (Privatbetalt vs. Firmabetalt)

1. Søg på lukkede, deaktiverede eller omdøbte dimensioner

Standardformularen viser kun aktive dimensionsværdier i valglisterne. Hvis du skal søge på transaktioner indeholdende lukkede eller omdøbte (dimensioner der har ændret navn) dimensioner (f.eks. afdelinger eller projekter), kan du benytte følgende syntaks:

• Søg på afdeling (Dim1): [Dim1Id2_fi]="12345"
• Søg på projekt (Dim2): [Dim2Id2_fi]="9000"

2. Søg transaktioner for fratrådte/inaktive brugere

Når en medarbejder inaktiveres i Acubiz, fremgår vedkommende ikke længere af den standardiserede medarbejderliste, da denne kun indeholder aktive brugere.

Transaktioner for inaktive brugere kan fremsøges ved hjælp af følgende felter:

• Søg på medarbejdernummer: [EmplNo_fi]="XYZ"
• Søg på e-mailadresse: [EmplMail_fi]="xyz@company.com"

Bemærk: Forudsætningen for denne søgning er, at den søgte værdi (f.eks. medarbejdernummer) ikke er blevet genanvendt på en ny medarbejder. Skulle dette være tilfældet, vil søgeresultatet inkludere transaktioner fra begge brugere.

3. Søg e-transaktioner på typekoder

Gør det muligt at filtrere transaktioner ud fra specifikke omkostningstyper:

• Søgning på én typekode: [ExpenseCode_fi]="6010"
• Søgning på flere typekoder i samme søgning: [ExpenseCode_fi]="6010"|[ExpenseCode_fi]="6011"

4. Søg efter godkendelser

Du kan søge efter transaktioner godkendt af specifikke personer eller inden for afgrænsede tidsrum.

• Godkendt af en specifik leder:
  Syntaks: [ConfirmedBy_fi]="GODKENDERS FULDE NAVN"
  Eksempel: [ConfirmedBy_fi]="Darth Vader (BBB)"
  (Kræver administratoradgang for at se det præcise stamdatanavn).
• Godkendt af ledere i en specifik periode:
  Syntaks: [ConfirmedDate_fi]>=12-05-2023 & [ConfirmedDate_fi]<=13-06-2023
• Godkendt af en specifik Finans-bruger:
  Syntaks: [ConfirmedByFinance_fi]="GODKENDERS FULDE NAVN"
  Eksempel: [ConfirmedByFinance_fi]="Master Yoda (DDD)"
• Godkendt af Finans i en specifik periode:
  Syntaks: [ConfirmedDateFinance_fi]>=12-05-2023 & [ConfirmedDateFinance_fi]<=13-06-2023

5. Kontrol af lønfil

Medarbejdere eller administratorer kan kontrollere, om omkostninger er inkluderet i en eksporteret lønfil fra Acubiz:

• Inkluderet i lønfil: [EXPORTEDSALARY_FI]="Yes"

6. Søg efter kontanthævninger

Fremsøg registrerede kontanthævninger på tværs af systemet:

• Kontanthævning: [ADVANCETYPE_FI]=1

7. Overtrædelse af Company Policy (CPM)

Bemærk: Denne funktion kræver modulet Company Policy Manager (CPM) aktiveret på den pågældende omkostningstype (f.eks. "Repræsentation").

Hvis det tilladte beløb pr. deltager er overskredet, kan transaktionerne fremsøges med følgende syntaks:

• Søg efter policy-brud: [PolicyBreak1_fi]="1"

8. Kreditkorttransaktioner (Privatbetalt vs. Firmabetalt)

Anvendes til at skelne mellem afregningsformer, hvis virksomheden benytter både privat- og firmabetalte kreditkort i samme Acubiz-opsætning:

• Søg efter privatbetalte kreditkorttransaktioner: [PrivateCard_fi]="1"
• Søg efter firmabetalte kreditkorttransaktioner: [PrivateCard_fi]="0"