Acubiz opsamler dagligt værdifulde transaktionsdata vedrørende virksomhedens udlæg, kørsel, diæter og kreditkortforbrug. Ved aktivt at anvende systemets søge- og rapportfunktioner kan virksomheden transformere rå transaktionsdata til strategisk indsigt og operationel effektivitet.

Her beskrives de væsentligste fordele ved at udtrække søgerapporter samt værdien af den videre databehandling i eksterne systemer som Excel.

Fordele ved datastrukturen i Acubiz

Når der udtrækkes søgerapporter fra Acubiz, opnås der direkte adgang til detaljerede transaktionsdata. Fordelene ved dette inkluderer:

• Komplet audit-trail: Rapporterne indeholder ikke kun beløb og datoer, men også fuld sporbarhed på medarbejder-, afdelings- og projekt-niveau samt tilhørende konteringsdetaljer.

• Granulær indsigt via omkostningssplit: Systemets evne til at splitte transaktioner sikrer, at komplekse bilag (f.eks. hotelregninger med både overnatning og forplejning) udtrækkes med korrekte delbeløb og dimensioner, hvilket eliminerer manuelle beregninger.

• Skræddersyede datavisninger (Visningsprofiler): Muligheden for at konfigurere faste visningsprofiler (layout med op til 50 kolonner) sikrer, at man altid udtrækker præcis de datapunkter, der er relevante for den specifikke analyse – f.eks. kørte kilometer til CO2-regnskab eller specifikke valutaer til valutarisikostyring.

Værdiskabelse ved viderebehandling i Excel

Selvom Acubiz fungerer som en stærk datakilde, låses det fulde potentiale op, når data eksporteres til Excel for dybdegående analyse:

• Avanceret dataanalyse med pivottabeller: I Excel kan de udtrukne transaktionsdata lynhurtigt struktureres i pivottabeller. Dette gør det muligt at identificere forbrugsmønstre på tværs af leverandører, afdelinger eller specifikke tidsperioder.

• Trendanalyser og budgetopfølgning: Ved at sammenholde historiske udtræk fra Acubiz med virksomhedens budgetter kan finansafdelingen udføre præcise variansanalyser og opbygge dashboards til ledelsesrapportering.

• Data-vask og fejlsøgning: Excel muliggør avanceret filtrering og betinget formatering (conditional formatting), hvilket gør det nemt at spotte uregelmæssigheder, dubletter eller mangelfulde konteringer, før data endeligt bogføres eller arkiveres.

Sammenfatning

At udtrække søgerapporter fra Acubiz EMS handler ikke blot om at hente en liste over udgifter. Det handler om at frigøre værdifuld data, mindske den manuelle arbejdsbyrde i finansafdelingen og skabe et solidt, datadrevet beslutningsgrundlag for virksomhedens ledelse gennem fleksibel viderebehandling i Excel og andre eksterne systemer.

• Foretag en søgning på omkostninger
• Få rapporten tilsendt på mail
• Filtreringsmuligheder

Søg efter omkostninger

Klik på søgerapporten:

Søgeformularen vil blive vist.

Her er et aktuelt eksempel på, hvordan du kan søge efter alle kontante udlæg, du har foretaget i april. Først vælger du den type transaktion, du gerne vil finde: 

Bemærk: De muligheder, der vises, afhænger af jeres specifikke opsætning i Acubiz og kan variere fra det nedenstående eksempel.

Derefter vælger du datointervallet:

Når du har lavet dine valg, klikker du på Søg øverst, og dine søgeresultater vil blive vist:

Der er mange muligheder for at søge specifikt. Vær opmærksom på, at for mange filtreringer kan betyde, at der ikke vises nogen søgeresultater. Sørg for, at de forskellige filtreringsmuligheder ikke udelukker hinanden.

Få rapporten sendt til din mail

Hvis du ønsker rapporten i en Excel-fil, kan du klikke på "Email indhold"

Vær opmærksom på, at du kun får de felter med, som er en del af din visningsprofil. Du kan læse om, hvordan du laver en visningsprofil Vælg dit eget layout for din søge rapport >>

Filtreringsmuligheder

Formtype 

Søgning på den præcise type transaktion, du ønsker at finde.

Bemærk: De muligheder, der vises, afhænger af jeres specifikke opsætning i Acubiz og kan variere fra det nedenstående eksempel.

Omfatter:

• Udlæg
• E-transaktioner
• Kørsel
• Diæter
• Rejseafregninger
• Forskud

Du kan søge enkeltvis eller vælge flere ad gangen ved at sætte hak i boksene for de kriterier, du ønsker medtaget i søgeresultaterne.

Status

• Afvist
  Udgift, der er afvist af godkenderen. Ligger i medarbejderens ubehandlede oversigt.
• Igangværende
  Dokumenter, der ikke er sendt til godkender. Ligger i medarbejderens ubehandlede oversigt.
• Klarmeldt
  Dokumenter, der er sendt til godkendelse og endnu ikke er godkendt.
• Godkendt
  Udgifter, der er godkendt, men ikke færdigbehandlet.
• Færdigbehandlet
  Dokumenter, der er færdigbehandlet, og klar til eksport (Løn o.lign.). Du kan søge på flere på én gang ved at sætte hak i boksene i listen.

Omkostningstype 

Valgmulighederne i denne liste repræsenterer virksomhedens kontoplan og de udgiftstyper, der er tilgængelige for medarbejderne.

Medarbejder 

Valgmulighederne er oprettede brugere, afhængig af de aktive brugeres rettigheder.

Landevalg

Viser udgifter relateret til rejser i det valgte land.

Dato fra og til

• Fra dato: 
  Hvis du skal søge fra f.eks. 01-05-2024 til i dag, udfyldes kun datoen i ”fra dato feltet”.
• Indtil dato: 
  Hvis du skal søge på alt indtil (f.eks.) 01-05-2024, er det kun nødvendigt at skrive dato i til-feltet.
• Periodesøgning. 
  Angiv både start- og slutdato i begge felter.

Beløb fra og til

• Fra beløb:
  Hvis du skal søge fx fra 500 DKK og opad, er det kun nødvendigt at udfylde beløbet i fra-feltet.
• Til beløb:
  Hvis du skal søge på alt under (f.eks.) 1000 DKK, udfyldes kun beløbet i ”til-feltet”.
• Intervalsøgning:
  Angiv et startbeløb og et slutbeløb i begge felter.

Valuta

Liste over understøttede og installerede valutaer.

Vælg den ønskede valuta.

Søg efter

Dette felt søger på alle tekster på tværs af filtreringsmulighederne. Det kan bruges til specifikke søgninger, som f.eks. at finde alle udgifter relateret til en kommentar fra en bruger.

• Se også: Foretag avanceret søgning

Dimensionssøgning

Dette varierer fra firma til firma. Der kan søges på udgifter relateret til en dimension.

• Se også: Foretag avanceret søgning