Hvordan virker integrationen

• Der leveres en fil med komplet brugerinformationer til Acubiz’ server (eks. Dagligt)
• Acubiz importerer dagligt filen og opdaterer brugere baseret på den entydige nøgle leveret
  • Oprette nye bruger
  • Rette stamdata eks. Navn, E-mail eller konto etc.
  • Deaktivere brugere

Kommunikation til Acubiz

1. Der etableres en SFTP-konto hos Acubiz hvortil filer skal leveres.

Hvilke systemer kan Acubiz integrere med?

Acubiz har integreret med SAP, Navision, Microsoft og en række andre systemer. Så længe jeres nuværende system indeholder de nødvendige informationer og det kan danne filer så er der grundlæggende ikke noget i vejen for at automatisere. Der kan være begrænsninger i de informationer som skal bruges, der gør det nødvendigt at lave ændringer i jeres system (eks tilføje informationer).

Hvordan kommer vi videre?

Undersøg hvilke muligheder jeres fødesystem har i forhold til at levere filer til Acubiz, samt hvilke informationer der er tilgængelig i jeres system. Dernæst kontakter du Acubiz og så tager vi en snak om muligheder etc.

FAQ

Skal der sendes alle brugere hver gang eller kan der sendes kun ændringer?

• Så længe der sendes ændringer, så kan Acubiz håndtere begge dele. Dog anbefaler vi ”full load” af brugere hver gang, da man derved sikrer, at ændringer i eks. Godkendere slår igennem hele vejen og man ikke ender med brugere hvor godkenderen ikke er aktiv mere. Eksempel:
• En godkender stopper, så er det ikke kun godkenderen som skal sendes, men også informationer på alle de brugere som godkenderen, er godkender på, skal med i data.

Er der nogle informationer på brugeren som ikke må ændre sig?

• Når der importeres er det den unikke reference til brugeren som afgør om der oprettes eller opdateres. Denne nøgle skal være unik og må ikke skifte i ”brugeren levetid”. Derudover er Initialer og Login også låst og må ikke ændres. Navn, kontonr etc. kan derimod ændres og vil blive opdateret ved import

Opdateres dokumenter i proces, i Acubiz EMS, ved ændringer af eks. Godkender?

• Ændringer af relationer – eks. godkender og sekretær - på bruger bliver ikke opdateret på igangværende dokumenter, men virker fremadrettet

Vi har brugere som ikke er i fødesystemet (eks. løst tilknyttede) – kan man manuelt vedligeholde disse?

• Ja det kan man godt – en bruger kan enten vedligeholdes automatisk eller manuelt. Man kan gå fra Automatisk vedligeholdelse til Manuel vedligeholdelse – men ikke umiddelbart modsat. Så længe der så ikke kommer informationer med filerne på de brugere som er manuelt vedligeholdt

Er der nogen tilbagemelding hvis der går noget galt?

• Der kan sættes notifikation op via mail når import af brugere er afviklet – du bestemmer om det er hver gang eller kun ved fejl.