At lave en afstemning/specifikation (herefter kaldet afstemning) mellem Acubiz og virksomhedens ERP-system handler grundlæggende om at sikre, at alle transaktioner er korrekt bogført. Det betyder, at man skal tjekke, om saldoen i Acubiz stemmer overens med saldoen i ERP-systemet. 

• Sådan foretager du afstemningen mellem Acubiz og ERP
• Specifikation af debetsaldo på hensat til drift
• Vigtige punkter inden afstemning
• Afstemning af hensat til drift
• Afstemning af hensat til kreditor

Sådan foretager du afstemningen mellem Acubiz og ERP

Acubiz er et dynamisk system, hvor nye kreditkorttransaktioner tilføjes dagligt, og derfor kan tallene ændre sig fra dag til dag – og endda i løbet af dagen. Derfor er der nogle procedurer, som det er vigtigt at følge, før afstemningen kan gennemføres korrekt.

Specifikation af debetsaldo på 'hensat til drift'

Saldoen viser, at der er omkostninger i Acubiz, som endnu ikke er omkostningsført. Det er derfor nyttigt at vide, hvad saldoen består af, for at kunne få omkostningerne bogført korrekt.

Gå til FINANS -> AFSTEMNING -> HENSAT TIL DRIFT for at få et overblik baseret på transaktioner. Hold især øje med, om der findes transaktioner af ældre dato. Hvis det er tilfældet, kan det være nødvendigt med en mere detaljeret opfølgning i stedet for blot at vente på, at medarbejderen får afregnet sine transaktioner.

Vigtige punkter inden afstemning

1. Området FINANS --> IKKE TILKNYTTET skal være tomt.
   Det er vigtigt, at der ikke findes transaktioner, som ikke er tilknyttet en bruger. Disse transaktioner tælles med i Acubiz' afstemningsoversigt for Hensat til Kreditor, men kan ikke eksporteres til bogføring i ERP-systemet, hvilket kan give et forkert billede af saldoen. Derfor er det vigtigt at sikre, at der er oprettet automatiske tilknytninger på alle kreditkort.
2. Alle transaktioner skal være eksporteret.
   Det er vigtigt, at alle eksportfiler er blevet eksporteret fra Acubiz, herunder Etrans hensættelser, omkostninger og Etrans faktura eksport. Hvis ikke, kan det påvirke afstemningen negativt.
3. Alt skal være bogført.
   Alle bogføringsfiler, der er eksporteret fra Acubiz, skal være indlæst og bogført i virksomhedens ERP-system, før saldoen på hensættelseskonti kan blive korrekt. Der må ikke være ikke-bogførte kladder, medmindre ERP-systemet kan håndtere balancen med sådanne kladder.

Når disse opgaver er gennemført, kan du lave afstemningen inden for de ønskede områder:

I Acubiz bruges to hensættelseskonti til virksomhedens kreditkort: "Hensat til drift" og "Hensat til kreditor". Afhængigt af kreditkortleverandøren kan du afstemme den ene konto (hensat til drift) eller begge konti. Forskellen handler om, hvorvidt kreditkortleverandøren leverer den månedlige faktura til Acubiz. Ikke alle leverandører tilbyder at levere data til den månedlige faktura, og derfor findes der to forskellige konteringsprincipper, alt efter om der leveres månedlig faktura eller ej. Se gerne konteringsprincipperne her.

• Elektroniske transaktioner med månedsfaktura
• Elektroniske transaktioner uden månedsfaktura

Afstemning af 'hensat til drift'

Saldoen på 'hensat til drift' viser de transaktioner, der er hensat til drift, men endnu ikke er omkostningsført. Disse transaktioner kan befinde sig i forskellige stadier i Acubiz, som for eksempel igangværende, sendt til godkendelse, godkendt eller finansielt kontrolleret (klar til eksport).

Gå til: FINANS --> AFSTEMNING --> HENSAT TIL DRIFT

Saldoen på den konto, der bruges til hensættelse til drift i ERP-systemet, bør stemme overens med de oplysninger, du ser i Acubiz:

Relateret:

• Tips til, hvad du kan tjekke, hvis afstemningen ikke passer

Afstemning af 'hensat til kreditor'

Saldoen på 'hensat til kreditor' viser de transaktioner, der er gennemført siden den seneste faktura, og som endnu ikke er faktureret. Det giver et øjebliksbillede af det mindste beløb, som fakturaen fra kreditkortselskabet vil indeholde. Transaktionerne kan være i forskellige stadier i Acubiz og kan allerede være eksporteret som omkostninger. Der kan også komme flere transaktioner til, inden fakturaen udstedes.

• ℹ️ Afstemning er kun mulig, hvis kreditkortudbyderen leverer månedlige fakturadata til Acubiz. Hvis der ikke er en månedlig faktura, vil saldoen ikke blive nedskrevet i Acubiz.

Gå til: FINANS --> AFSTEMNING --> HENSAT TIL KREDITOR

Saldoen på den konto, der bruges til hensættelse til kreditor i ERP-systemet, bør stemme overens med den saldo, der vises i Acubiz:

Relateret:

• Tips til, hvad du kan tjekke, hvis afstemningen ikke passer