At foretage afstemning/specifikation (Herefter benævnt afstemning) mellem Acubiz og virksomhedens ERP system, er basalt set en kontrol om, hvorvidt alle transaktioner er bogført og dermed kontrollere (afstemme) om der er balance imellem saldo i Acubiz og ERP.
- Foretage afstemningen mellem Acubiz og ERP
- Specifikation af debetsaldo på hensat til drift
- Punkter inden afstemning
- Foretag afstemning af hensat til drift
- Foretag afstemning af hensat til kreditor
Foretage afstemningen mellem Acubiz og ERP
Da Acubiz er et levende system hvor der kommer nye kreditkort transaktioner ind på daglig basis, så vil billedet se forskelligt ud på dagsbasis - faktisk også i løbet af dagen. Derfor er der punkter der skal udføres inden der kan foretages en korrekt afstemning.
Specifikation af debetsaldo på hensat til drift
Saldoen er et udtryk for at der er omkostninger der ligger i Acubiz, som ikke er omkostningsført. Derfor er det interessant at vide hvad saldoen består af, i relation til at få saldi omkostningsbogført.
Gå til FINANS -> AFSTEMNING -> HENSAT TIL DRIFT for at se en transaktionsbaseret overblik. Kig specielt på om der ligger transaktioner, som er af ældre dato. Hvis der ligger noget af ældre dato, kan det være der skal foretages en mere specifik opfølgning end bare at vente på at medarbejderen får afregnet sine transaktioner.
Punkter inden afstemning
- Området FINANS --> IKKE TILKNYTTET skal være tomt.
Det er vigtigt at der ikke ligger transaktioner, som ikke er tilknyttet til en bruger. Disse transaktioner tæller med i Acubiz afstemningsoversigt for Hensat til Kreditor, men kan ikke eksporteres til bogføring i virksomhedens ERP system og vil derfor kunne skævvride saldo billedet. Sørg derfor at der er oprettet automatiske tilknytninger på alle kreditkort. - Alle transaktioner skal være eksporteret
Det er vigtigt at alle eksportfiler er eksporteret fra Acubiz. Dette gælder Etrans hensættelser, omkostninger og Etrans faktura eksport. Hvis de ikke er eksporteret, vil de påvirke afstemningen negativt. - Alt skal være bogført
Alle eksporterede bogføringsfiler fra Acubiz skal være indlæst og bogført i virksomhedens ERP system, førend saldi på hensættelseskonti er påvirket korrekt. Der må altså ikke ligge ikke bogførte kladder (med mindre ERP systemet kan indeholde balancen med ikke bogførte kladder).
Når ovenstående opgaver er foretaget, kan der afstemmes på de områder man ønsker:
I Acubiz benyttes 2 hensættelseskonti til virksomhedens kreditkort, Hensat til drift samt Hensat til kreditor. Afhængig af kreditkort leverandøren, kan der foretages afstemning på den ene konto (hensat til drift) eller begge konti. Forskellen består i om kreditkort leverandøren leverer den månedlige faktura til Acubiz. Det er ikke alle kreditkort leverandører, som tilbyder at levere data til den månedlige faktura fra Acubiz. Der er 2 forskellige konteringsprincipper om hvorvidt der leveres måneds faktura eller ikke. Se konteringsprincipperne her
Foretag afstemning af hensat til drift
Gå til: FINANS --> AFSTEMNING --> HENSAT TIL DRIFT
På den konto, som benyttes til hensat til drift i virksomhedens ERP system, skal balance Saldo være som Acubiz viser:
Hensat til drift saldoen er et udtryk for de transaktioner som er hensat til drift og dermed ikke er omkostningsført i driften. Disse transaktioner ligger i flow i Acubiz og kan ligge under forskellige status såsom; igangværende, sendt til godkendelse, godkendt og finans kontrolleret (klar til eksport).
Relateret:
Foretag afstemning af hensat til kreditor
Denne kan kun afstemmes, hvis kreditkort leverandøren leverer månedlig faktura data til Acubiz. Hvis månedsfaktura ikke leveres, vil saldo aldrig blive nedskrevet i Acubiz.
Gå til: FINANS --> AFSTEMNING --> HENSAT TIL KREDITOR
På den konto, som benyttes til hensat til kreditor i virksomhedens ERP system, skal balance Saldo være som Acubiz viser:
Hensat til kreditor er et udtryk for de transaktioner, som er forbrugt siden sidste faktura og endnu ikke er faktureret. Det er altså et øjebliksbillede af, hvad fakturaen fra kreditkortselskabet som minimum vil være på. Disse transaktioner kan ligge i alle stadier i Acubiz samt være eksporteret i omkostninger, og der kan komme flere transaktioner inden fakturaen kommer.
Relateret:
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.