Korrektion af afstemningssaldi efter sletning af historiske data

Afstemningsfunktionen i Acubiz baserer sig på de tilgængelige kreditkorttransaktioner og deres aktuelle status. Denne artikel beskriver, hvorfor der kan opstå en ubalance (skævhed) i afstemningssaldiene efter en systematisk sletning af historiske data (i overensstemmelse med virksomhedens sletpolitik og GDPR). Desuden forklares det, hvordan dette påvirker oversigterne for henholdsvis Hensat til drift og Hensat til kreditor, samt hvordan fejlen korrigeres.

ℹ️ Se også: Vores generelle guide: Hvilke kontroller kan foretages hvis afstemningen ikke passer?

Indhold i denne artikel:

• Hensat til drift saldo
• Hensat til kreditorsaldo
• Hvorfor påvirkes saldoen ved sletning af data (5+ år)?
• Håndtering og korrektion i regnskabet

ℹ️ I nedenstående vil blive brugt datoer og opbevaringsperiode der svarer til, at det er data tidligere end 01-01-2020 der slettes!

Hensat til drift saldo

Saldoen i denne oversigt fastlægges ud fra, om en kreditkorttransaktion er omkostningseksporteret eller ej.

ℹ️ Hvornår nedskrives saldoen i Hensat til drift? Når en transaktion er endeligt godkendt i Acubiz og inkluderes i omkostningsfilen til eksport, reduceres saldoen for hensatte driftsomkostninger tilsvarende. (Se evt. Acubiz konteringsprincipper for elektroniske transaktioner med månedsfaktura).

Hvorfor påvirkes saldoen ved sletning af 5 år gamle transaktioner?

Som udgangspunkt påvirkes Hensat til drift sjældent af datasletning. Hvis der imidlertid har ligget uafsluttede (åbne) kreditkorttransaktioner fra før datoen for sletning, som oprindeligt blev bogført som hensættelser, vil sletningen af disse transaktioner medføre en ændring i saldoen.

I de fleste tilfælde vil interne kontroller have identificeret og håndteret sådanne gamle, åbne transaktioner inden sletningen. Vi anbefaler at udføre løbende kontroller af åbne transaktioner for at sikre korrekt driftføring.

Hensat til kreditorsaldo

En kreditkorttransaktion indgår i denne saldo, så længe den ikke er markeret som faktureret af kreditkortselskabet.

Bemærk: Afstemning til "Hensat til kreditor" er udelukkende mulig for kortudbydere, der leverer månedlige faktureringsdata. Dette gælder p.t.:

• AirPlus (SEB Bank), Danske Bank Mastercard, Nordea Firstcard, Sydbank Mastercard, Jyske Bank Mastercard og American Express. (Listen kan ændres uden varsel).

Øvrige kortudbydere leverer ikke de nødvendige data til denne specifikke afstemning.

ℹ️ Hvornår nedskrives saldoen i Hensat til kreditor? Når Acubiz modtager den månedlige fakturaafregning fra kortudbyderen, opdateres transaktionerne med status som "faktureret". Efter eksport af månedsfakturaen nedskrives saldoen med de matchede transaktioner.

Hvorfor påvirkes saldoen ved sletning af data (5+ år)?

Hvis sletningsrutinen fjerner data (eksempelvis) før 1. januar 2020, kan der have været transaktioner, som Acubiz i sin tid aldrig har modtaget fakturadata på. Da Acubiz ikke har kunnet udligne disse posteringer automatisk (på grund af manglede data), har de stået som "ikke-fakturerede" og påvirker nu afstemningen ved sletning.

Eksempel på et forløb:

1. Oprindelig fejl (2019): Acubiz modtog ikke fakturadata på en transaktion fra 2019. Transaktionen forblev "ikke-faktureret" i Acubiz og indgik derfor i saldoen for hensatte beløb til kreditor.

2. Manuel korrektion (2019): For at få regnskabet til at stemme i 2019, foretog kunden en manuel bogføringskorrektion direkte i jeres eget finanssystem. Siden da har jeres bogføring stemt.

3. Sletning af data (2025): Den 1. april 2025 slettes historiske data i Acubiz. Den gamle 2019-transaktion fjernes nu endeligt fra systemet, hvilket reducerer saldoen i Hensat til kreditor.

4. Konsekvens: Fordi saldoen i Acubiz falder, opstår der nu en ny difference mod jeres finanssystem. Den manuelle korrektion fra 2019 skal derfor "modkorrigeres", da grundlaget i Acubiz er væk.

💡 Anbefaling: Undgå at have gamle, uafstemte transaktioner liggende i Hensat til kreditor. Hold øje med transaktionsdatoerne i afstemningen. Hvis I identificerer forældede, ikke-fakturerede korttransaktioner, bør I kontakte Acubiz Support for at få dem opdateret manuelt, så de kan udlignes korrekt inden næste sletning. (Der kan påløbe omkostninger i forbindelse med korrektion af Acubiz)

Hvorfor ændres månedsfakturasaldoen?

Acubiz er ikke et lukket finanssystem med faste, historiske saldi; systemet summerer saldi dynamisk baseret på de transaktioner, der reelt er til stede. Når historiske transaktioner slettes, ændrer beregningsgrundlaget sig, og saldoen for månedsfakturaen påvirkes.

Hvis I anvender denne saldo til afstemning (hvilket vi fraråder – vi anbefaler udelukkende at afstemme via Hensat til drift og Hensat til kreditor), skal der laves en afgrænsning i jeres regnskabssystem, så der kun tages balance med tilbage til skæringsdatoen for sletningen.

Årsager til manglende faktureringsdata

Når data mangler, skyldes det typisk, at kreditkortudbyderen (banken) ikke har leveret de korrekte eller komplette fildata til Acubiz. Da Acubiz er fuldt afhængig af eksterne bankdata, kan transaktionerne ikke opdateres eller lukkes automatisk uden disse filer.

Håndtering og korrektion i regnskabet

Korrektionsbeløbet vil som udgangspunkt udgøre forskellen mellem afstemningen før og efter datasletningen. De dertilhørende afstemningsrapporter kan anvendes til at identificere de specifikke transaktioner, der skaber differencen.

ℹ️ Se også: Vores artikel: Sådan anvendes afstemningsrapporter til at identificere slettede transaktioner.

Eksempel på tidslinje og arbejdsgang:

• 1. marts: Afstemningen stemmer (jf. afstemningsrapport af 01.03.2026).

• 15. marts: Systematisk sletning af historiske data udføres jf. jeres opsætning.

• 1. april: Afstemningen udviser en difference.

Løsning:

1. Find og åbn afstemningsrapporten fra 1. marts 2025 (hvor alt stemte).

2. Identificer de transaktioner, der har en dato, som ligger før sletningsgrænsen (f.eks. ældre end 01.01.2020).

3. Foretag en manuel finanspostering i jeres regnskabssystem svarende til værdien af disse transaktioner, så saldiene igen balancerer.

4. Gem afstemningsrapporten fra 1. marts som dokumentation (revisionsspor) for den manuelle postering.

⚠️ Vær opmærksom på: Hvis den seneste afstemningsrapport efter sletningen fortsat indeholder uafstemte transaktioner af ældre dato, vil disse påvirke afstemningen igen, når de på et senere tidspunkt overskrider 5-års grænsen og inkluderes i den næste sletningsrutine.