De konti, der kan afstemmes mellem Acubiz og regnskabssystemet, omfatter hensættelseskonti for kreditkorttransaktioner. Hvis der opstår uoverensstemmelser mellem saldiene i de to systemer, kan en række faste kontrolprocedurer anvendes til at identificere og rette fejlene.

Tip: Korte afstemningsintervaller letter fejlsøgningen markant, da den periode, der skal undersøges for uoverensstemmelser, begrænses.

• Faktorer, der påvirker hensættelseskonti fra Acubiz
• Fejlsøgning: Afstemning af 'Hensat til drift'
• Fejlsøgning: Afstemning af 'Hensat til kreditor'

Faktorer, der påvirker hensættelseskonti fra Acubiz

Acubiz genererer flere forskellige eksportfiler, som påvirker hensættelseskonti i varierende retninger. Forudsætningen for en effektiv differencekontrol er en klar forståelse af disse filers indvirkning. Bemærk, at det varierer fra virksomhed til virksomhed, hvilke filer der er aktiveret.

• ℹ️ Se også Ændringer i afstemnings saldi efter sletning af data

Hensættelseskonti i regnskabssystemet.

Venligst vær opmærksom på følgende:

• Periodeafgrænsning: Balancen i regnskabssystemet skal opgøres for nøjagtig samme periode, som der er anvendt i Acubiz.

• Manuelle posteringer: Kontrollér altid, om der er foretaget manuelle bogføringer på hensættelseskonti i regnskabssystemet. Hvis dette er tilfældet, skal der korrigeres for disse, da de påvirker balancen.

• Anbefaling: Det frarådes generelt at foretage manuelle posteringer på de hensættelseskonti, som er integreret med Acubiz.

Kontooversigt og afstemningsstatus

Følgende kontotyper anvendes i Acubiz og er kategoriseret efter, hvorvidt de kan afstemmes direkte mod regnskabssystemet:

Fejlsøgning: Afstemning af 'Hensat til drift'

Afstemningen af Hensat til drift udgøres af en samlet debetsaldo, som påvirkes og opdateres af følgende eksportfiler fra Acubiz:

• Hensættelser (E-trans hensættelse)

• Omkostninger

Nedenfor findes de generelle kontrolpunkter, der bør udføres, hvis der konstateres en difference i saldiene mellem Acubiz og ERP-systemet.

Situation A: Saldoen er højere i Acubiz end i ERP

Hvis saldoen i Acubiz overstiger saldoen i ERP, kan det skyldes en eller flere af følgende årsager:

• Manuelle posteringer: Kontroller, om der er foretaget manuelle bogføringer direkte på kontoen i ERP, som ikke relaterer sig til data fra Acubiz.

• Uplacerede transaktioner: Der ligger transaktioner under IKKE TILKNYTTET, som endnu ikke er tildelt en medarbeber. Sørg for, at denne mappe tømmes; så snart transaktionerne tilknyttes en bruger, overføres de til næste hensættelseseksport.

• Ikke-bogførte eksportfiler: En hensættelsesfil er eksporteret fra Acubiz, men mangler at blive indlæst eller bogført i ERP.

  Tip: Kontroller uafsluttede kladder i ERP. Gå eventuelt til EKSPORT -> EKSPORTERET -> E-TRANS HENSÆTTELSE i Acubiz for at få et overblik over eksporterede filer. En udeladt fil vil ofte matche differencen i afstemningen præcist.

• Manglende eksport af hensættelser: Der ligger klar data i Acubiz, som endnu ikke er eksporteret. Kontroller status under Klar til eksport -> E-trans Hensættelse.

Situation B: Saldoen er lavere i Acubiz end i ERP

Hvis saldoen i Acubiz er mindre end saldoen i ERP, bør følgende punkter undersøges:

• Manuelle posteringer: Kontroller, om der er foretaget manuelle bogføringer direkte på kontoen i ERP, som forvrænger billedet.

• Dobbeltbogføring: Den samme hensættelsesfil kan ved en fejl være blevet indlæst eller bogført flere gange i ERP-systemet, hvorved saldoen er blevet opskrevet ukorrekt.

• Udestående omkostningsfiler: Der kan være eksportfiler med omkostninger, som er genereret i Acubiz, men endnu ikke er bogført i ERP.

  Bemærk ved fejlfinding: Omkostningsfiler indeholder andre elementer end blot e-transaktioner, hvilket gør kontrollen mere omfattende. Det kræver en detaljeret datagennemgang at filtrere og udelukke øvrige transaktionstyper.

  For at analysere de seneste bevægelser kan du se oversigten under EKSPORT -> EKSPORTERET -> OMKOSTNINGER, som viser alle transaktioner eksporteret siden seneste afstemning.

Fejlsøgning: Afstemning af 'Hensat til kreditor'

VIGTIG FORUDSÆTNING: Denne konto kan kun afstemmes, såfremt kreditkortleverandøren leverer månedlige fakturadata til Acubiz. Hvis der ikke leveres en månedsfaktura, vil saldoen i Acubiz aldrig blive nedskrevet.

Saldoen på 'Hensat til kreditor' udgør den samlede kreditsaldo og påvirkes direkte af følgende eksportfiler fra Acubiz:

• Hensættelser (E-trans hensættelse)

• Månedsfakturaer

Hvis saldiene ikke stemmer, kan nedenstående kontrolpunkter anvendes til fejlsøgning.

Scenarie A: Saldoen er højere i Acubiz end i ERP

Hvis saldoen i Acubiz overstiger saldoen i ERP-systemet, skyldes det typisk et af følgende forhold:

• Manuelle posteringer: Kontroller, om der er foretaget manuelle bogføringer direkte på kontoen i ERP, som ikke stammer fra Acubiz.

• Uplacerede transaktioner (IKKE TILKNYTTET): Undersøg, om der ligger transaktioner under IKKE TILKNYTTET, som endnu ikke er tildelt en medarbejder. Sørg for, at denne mappe tømmes; så snart transaktionerne tilknyttes en bruger, medtages de i næste hensættelseseksport.

• Udeblevet bogføring af eksportfil: En hensættelsesfil kan være eksporteret fra Acubiz, men endnu ikke bogført i ERP. Kontroller uafsluttede kladder i ERP-systemet.

• Tip: Gå til EKSPORT -> EKSPORTERET -> E-TRANS HENSÆTTELSE for at se historikken over eksporterede filer. Hvis en fil mangler at blive bogført, vil filens totalbeløb ofte svare nøjagtigt til differencen.

• Manglende eksport af hensættelser: Der kan ligge transaktioner i Acubiz, som afventer eksport og dermed mangler i ERP.

• Tip: Kontroller status under KLAR TIL EKSPORT -> E-TRANS HENSÆTTELSE.

Scenarie B: Saldoen er lavere i Acubiz end i ERP

Hvis saldoen i Acubiz er lavere end i ERP-systemet, skyldes det typisk et af følgende forhold:

• Manuelle posteringer: Kontroller, om der er foretaget manuelle bogføringer direkte på kontoen i ERP, som ikke stammer fra Acubiz.

• Dobbeltbogføring: Undersøg, om den samme hensættelsesfil ved en fejl er blevet indlæst og bogført flere gange i ERP-systemet.

• Udebleft bogføring af månedsfaktura: En månedsfaktura kan være eksporteret fra Acubiz, men endnu ikke bogført i ERP.

• Tip 1: Gå til EKSPORT -> EKSPORTERET -> E-TRANS FAKTURA for at se detaljer om transaktioner eksporteret siden seneste afstemning.

• Tip 2: Differencen vil ofte svare til det samlede totalbeløb på en specifik månedsfaktura. Du kan verificere fakturabeløbene under FINANS -> AFSTEMNING -> MÅNEDSFAKTURAER.

Se evt.

• Afstemning mellem Acubiz og ERP
• Sådan benyttes afstemningsrapporter
• Elektroniske transaktioner med månedsfaktura
• Elektroniske transaktioner uden månedsfaktura