Konti, der kan afstemmes mellem Acubiz og regnskabssystemet, omfatter hensættelseskonti for kreditkorttransaktioner. I tilfælde af, at der er en uoverensstemmelse mellem saldoen i Acubiz og regnskabssystemet, er der visse tommelfingerregler, der kan anvendes for at sikre, at de korrekte tal afstemmes. 

Korte afstemningsintervaller kan gøre fejlsøgning lettere og mere overskuelig, da det vil involvere en kortere periode, der skal undersøges for fejl.

• Hvad påvirker hensættelseskonti fra Acubiz?
• Fejlsøgning på afstemning af Hensat til drift 
• Fejlsøgning på afstemning af Hensat til kreditor

Hvad påvirker hensættelseskonti fra Acubiz?

Acubiz leverer adskillige eksportfiler, som hver især påvirker hensættelseskonti i varierende retninger. Det er afgørende at forstå disse påvirkninger for at kunne udføre kontrol af eventuelle forskelle i forbindelse med afstemningen. Det kan variere, hvilke filer der benyttes i netop jeres virksomhed.

• ℹ️ Se også Ændringer i afstemnings saldi efter sletning af data

Hensættelseskonti i regnskabssystemet.

Venligst vær opmærksom på følgende:

• Balancen skal opgøres for hele den periode, der er anvendt i Acubiz.
• Kontrollér, at der ikke er foretaget manuelle bogføringer på hensættelseskonti. Hvis der er udført manuelle bogføringer, skal disse tages i betragtning, da de vil påvirke balancen på kontoen under afstemningen.
  • Vi anbefaler ikke, at der foretages manuelle bogføringer på de hensættelseskonti, som anvendes i Acubiz.

Følgende kontotyper benyttes i Acubiz

• Kan afstemmes mellem regnskab og Acubiz
  • Hensat til drift (E-transaktioner)
  • Hensat til kreditorbetaling (E-transaktioner)
• Kan ikke afstemmes mellem regnskab og Acubiz
  • E-transaktions kreditor
  • Driftskonti/omkostningskonti
  • Medarbejder mellemregning/Medarbejder kreditor (Afhænger af jeres opsætning i Acubiz)

Fejlsøgning på afstemning af 'Hensat til drift' 

Afstemningen af Hensat til drift er en samlet debetsaldo og påvirkes af følgende eksportfiler i Acubiz

• Hensættelse (E-trans hensættelse)
• Omkostninger

Nedenstående er generelle kontrolpunkter, som kan udføres hvis saldi ikke stemmer.

Saldo er højere i Acubiz end ERP

Hvis saldoen i Acubiz er højere end i ERP kan det være tegn på at følgende:

• Kontroller for manuelle bogføringer på kontoen i ERP, som ikke er relateret til Acubiz
• Der ligger transaktioner i IKKE TILKNYTTET, som ikke er tilknyttet til medarbejdere. Sørg derfor at IKKE TILKNYTTET er tom. Så snart transaktioner bliver tilknyttet brugere, vil de ligge klar til eksport til hensættelse.
• En hensættelseseksportfil er eksporteret fra Acubiz, men er ikke blevet bogført i ERP. Kontroller evt. kladder der ikke er bogført.
• Kontroller derfor at alle eksporterede filer er indlæst og bogført i ERP systemet.
  • Se evt. EKSPORT -> EKSPORTERET -> E-TRANS HENSÆTTELSE som giver et overblik over de filer der er eksporteret fra Acubiz. Hvis en fil er eksporteret, men ikke bogført, vil det sandsynligvis kunne ses at beløbet på den enkelte fil passer til differencen i afstemningen.
• Der mangler at blive eksporteret og bogført hensættelser. I Acubiz ligger hensættelsestransaktioner klar til at blive eksporteret, som derfor ikke er bogført i ERP. Tjek derfor “Klar til eksport -> E-trans Hensættelse”. 

Saldo er lavere i Acubiz end ERP

Hvis saldoen i Acubiz er lavere end i ERP, kan det være tegn på følgende.

• Kontroller for manuelle bogføringer på kontoen i ERP, som ikke er relateret til Acubiz
• Der kan være bogført samme hensættelsesfil flere gange, så saldoen opskrives forkert i ERP systemet.
• Der kan være omkostningsfiler, som ikke er bogført i ERP, men er allerede eksporteret fra Acubiz.
  • Det er mere omfattende at kontrollere de eksporterede omkostnings filer fra Acubiz, da omkostningsfiler indeholder andet end e-transaktioner. Derfor skal der en mere detaljeret undersøgelse til at udelukke andre typer transaktioner end e-transaktioner fra disse typer af filer. 
  • Se evt. EKSPORT -> EKSPORTERET -> OMKOSTNINGER som giver et indblik i de transaktioner der er eksporteret i de enkelte filer, siden sidste afstemning er foretaget.

Fejlsøgning på afstemning af 'Hensat til kreditor'

BEMÆRK: Denne kan kun afstemmes, hvis kreditkort leverandøren leverer månedlig faktura data til Acubiz. Hvis månedsfaktura ikke leveres, vil saldo aldrig blive nedskrevet i Acubiz.

Afstemningen af Hensat til kreditor er en samlet kreditsaldo og påvirkes af følgende eksportfiler i Acubiz

• Hensættelse (E-trans hensættelse)
• Månedsfaktura

Nedenstående er generelle kontrolpunkter, som kan udføres hvis saldi ikke stemmer.

Saldo er højere i Acubiz end ERP

Hvis saldoen i Acubiz overstiger saldoen i ERP, kan dette indikere, at følgende forhold gør sig gældende:

• Foretag kontrol af manuelle bogføringer på kontoen i ERP, som ikke er relateret til Acubiz.
• Der forefindes transaktioner i IKKE TILKNYTTET, som ikke er knyttet til medarbejdere. Sørg derfor for, at IKKE TILKNYTTET er tomt. Så snart transaktioner bliver tilknyttet brugere, vil de være klar til eksport til hensættelse.
• En hensættelseseksportfil er blevet eksporteret fra Acubiz, men er ikke blevet bogført i ERP. Kontroller eventuelt kladder, der ikke er bogført.
• Sørg derfor for, at alle eksporterede filer er indlæst og bogført i ERP-systemet.
  • Se eventuelt EKSPORT -> EKSPORTERET -> E-TRANS HENSÆTTELSE, som giver et overblik over de filer, der er eksporteret fra Acubiz. Hvis en fil er eksporteret, men ikke bogført, vil det sandsynligvis kunne ses, at beløbet på den enkelte fil svarer til differencen i afstemningen.
• Der mangler at blive eksporteret og bogført hensættelser. I Acubiz ligger hensættelsestransaktioner klar til eksport, som derfor ikke er bogført i ERP. Tjek derfor “Klar til eksport -> E-trans Hensættelse.”

Saldo er lavere i Acubiz end ERP

Hvis saldoen i Acubiz er lavere end i ERP, kan det være tegn på følgende.

• Foretag kontrol af manuelle bogføringer på kontoen i ERP-systemet, som ikke er relateret til Acubiz.
• Det kan forekomme, at den samme hensættelsesfil er blevet bogført flere gange, hvilket kan resultere i en forkert saldo i ERP-systemet.
• Der kan forekomme månedsfakturaer, som ikke er blevet bogført i ERP-systemet, men som allerede er eksporteret fra Acubiz.
  • Se eventuelt EKSPORT -> EKSPORTERET -> E-TRANS FAKTURA, som giver indsigt i de transaktioner, der er blevet eksporteret i de enkelte filer siden den seneste afstemning.
  • En eventuel difference kan ofte observeres som det samme totalbeløb på en månedsfaktura. Se eventuelt FINANS -> AFSTEMNING -> MÅNEDSFAKTURAER, som giver et overblik over de fakturabeløb, der er modtaget i Acubiz.

Se evt.

• Afstemning mellem Acubiz og ERP
• Sådan benyttes afstemningsrapporter
• Elektroniske transaktioner med månedsfaktura
• Elektroniske transaktioner uden månedsfaktura