Afstemningsfunktionen i Acubiz er baseret på de kreditkorttransaktioner, der er tilgængelige i Acubiz, afhængigt af deres status i forskellige sammenhænge. Denne artikel fokuserer på en opstået skævhed i afstemningssaldoen efter, at transaktioner er blevet slettet i overensstemmelse med vores juridiske information og sletning af data, hvilket dermed påvirker afstemningen i henholdsvis Hensat til drift og Hensat til kreditor afstemningsoversigterne.

• ℹ️Se også vores generelle artikel omkring Hvilke kontroller kan foretages hvis afstemningen ikke passer.

Indhold i denne artikel:

• Hensat til driftsaldo
• Hensat til kreditorsaldo
• Foretag korrektion i regnskabet

Hensat til driftsaldo

Saldoen her fastlægges ud fra, om en kreditkorttransaktion er blevet omkostnings eksporteret eller ej. 

• ℹ️Hvornår nedskrives saldoen i Hensat til drift?
  Når en kreditkorttransaktion har gennemgået godkendelsesprocessen i Acubiz og bliver eksporteret i omkostningsfilen, vil den reducere saldoen for hensatte driftsomkostninger.
  • Relateret til: Acubiz konteringsprincipper for elektroniske transaktioner med månedsfaktura, som beskriver, hvordan konteringen håndteres i Acubiz.

Hvorfor ændres hensat til drift saldoen når 5 år gamle transaktioner slettes 

Hensat til drift vil normalt ikke blive påvirket af sletning af historiske data. Det skal dog bemærkes, at der kan have været igangværende (åbne) kreditkorttransaktioner fra før (eksempelvis) den 1. januar 2020, som blev bogført som hensættelser før 2020 og nu er blevet slettet, hvilket kan resultere i en ændring af saldoen for Hensat til drift.

• Interne kontroller vil typisk have identificeret gamle igangværende (åbne) kreditkorttransaktioner, således at sletningen af data ikke vil påvirke saldoen for Hensat til drift. Det anbefales at udføre løbende kontroller af igangværende (åbne) kreditkorttransaktioner, således at omkostningerne bliver korrekt driftført. Se venligst hvordan der kan foretages søgning efter omkostninger og få en søgerapport.

Hensat til kreditorsaldo

En kreditkorttransaktion indgår i saldoen, hvis den ikke er blevet markeret som faktureret fra kreditkortselskabet. Levering af månedlige faktureringsdata gælder udelukkende for kreditkort fra:

• AirPlus (SEB Bank), Danske Bank Mastercard, Nordea Firstcard, Sydbank Mastercard, Jyske Bank Mastercard, American Express
  (Listen kan ændres uden varsel)

Alle øvrige kreditkortselskaber leverer ikke data, der muliggør afstemning til "hensat til kreditor".

• ℹ️Hvornår nedskrives saldoen i Hensat til kreditor?
  Når Acubiz modtager en månedlig fakturaafregning, vil transaktionerne blive opdateret med oplysninger om, at de er blevet faktureret. Efter eksporten af den månedlige faktura vil saldoen blive nedskrevet med de transaktioner, der er inkluderet i fakturaen.
  • Relateret til: Acubiz konteringsprincipper for Elektroniske transaktioner med månedsfaktura, som illustrerer, hvordan konteringen håndteres i Acubiz.

Hvorfor ændres hensat til kreditorsaldoen når 5+ år gamle transaktioner slettes?

Dette angår historiske data, der er blevet slettet. Hvis sletningsrutinen fjerner data før den 1. januar 2020, kan der have været en eller flere kreditkorttransaktioner, som Acubiz ikke har modtaget den oprindelige faktureringsdata for. Dette medfører, at Acubiz ikke har været i stand til at udligne disse posteringer, hvilket efterfølgende vil påvirke afstemningen.

Eksempel: 

• Acubiz har ikke modtaget faktureringsdata for en transaktion dateret den 1. januar 2019 fra kreditkortleverandøren, hvilket har medført, at den har været klassificeret som “ikke-fakturerede”. Der er derfor ikke blevet foretaget den sædvanlige faktureringsbogføring gennem fakturaeksporten fra Acubiz.
  • Denne transaktion har således været medregnet i saldoen for hensatte beløb til kreditor fra den pågældende dato indtil tidspunktet for sletningen.
  • Når denne transaktion slettes via sletningsrutinen, vil beløbet blive fjernet fra hensatte beløb til kreditor, hvilket vil medføre en ændring i saldoen.
  • Forud for sletningen har dette betydet, at der ikke er blevet genereret en postering i den månedlige faktureringseksport, hvilket har resulteret i en afstemningsdifference tilbage i 2019.
  • I 2019 har kunden foretaget en manuel bogføringskorrektion direkte i regnskabssystemet for at rette op på denne afvigelse, og siden denne korrektion har afstemningen været korrekt.
  • Transaktionen vil nu blive slettet den 1. april 2025 (hvor der er foretaget en sletning af historiske data), og dermed vil beløbet blive fjernet fra hensat til kreditor, hvilket nu vil resultere i en difference.
  • Dette indebærer, at der nu skal foretages en modkorrektion i regnskabet for at genoprette afstemningen. Denne korrektion vil i realiteten udligne den oprindelige korrektion.
• Det er væsentligt at sikre, at der ikke forefindes gamle, ikke-fakturerede transaktioner i Hensat til kreditor. Vi anbefaler derfor, at der udvises omhyggelig opmærksomhed på datoerne for transaktionerne i afstemningen, således at man kan agere proaktivt. Hvis der identificeres gamle eller ældre, ikke-fakturerede korttransaktioner, bedes man kontakte Acubiz support for at få dem opdateret med manuelle faktureringsdata, så de kan bogføres korrekt og fjernes fra saldoen.

Hvorfor ændres månedsfaktura saldoen når 5+ år gamle transaktioner slettes?

Acubiz er ikke et regnskabssystem, hvor der arbejdes med faste saldi. Derfor vil summeringen af saldi i Acubiz være baseret på de faktiske transaktioner, der er registreret i systemet. Når historiske transaktioner slettes, vil saldoen derfor ændre sig.

Månedsfakturaens saldo vil således blive påvirket af sletningen af de historiske kreditkorttransaktioner, der falder inden for datoen for data-sletningen, idet der tidligere har eksisteret fakturadata, som nu er blevet fjernet.

Hvis man anvender denne saldo til at gennemføre en afstemning (vi anbefaler udelukkende at afstemme via Hensat til drift og Hensat til kreditor), er det nødvendigt at foretage en afgrænsning i regnskabssystemet, således at der kun tages balance tilbage til datoen for sletningen af data.

Hvorfor har Acubiz ikke modtaget faktureringsdata?

Kreditkortudbyderen (banken) har ikke sendt de korrekte data til Acubiz, hvilket har resulteret i, at transaktionerne ikke er blevet opdateret. Acubiz er afhængig af, at de korrekte data fremsendes, så transaktionerne kan opdateres korrekt.

Foretag korrektion i regnskabet

Som udgangspunkt vil korrektionen være forskellen mellem den tidligere afstemning (som stemte) og den seneste afstemning (som ikke stemte) efter at data er blevet slettet. Afstemningsrapporterne kan anvendes til at identificere de specifikke transaktioner, der forårsager skævheden.  

• ℹ️Se vores artikel om hvordan du benytte afstemningsrapporter til at identificere slettede transaktioner!

Eksempel på tidsperiode:

• 1. Marts: Afstemningen passer
  (Se afstemningsrapport fra d. 1.3.2025)
• 15. marts: Sletning af data jvf. opsætning
• 1. april: Afstemningen stemmer ikke

Identificer den afstemningsrapport, der falder inden for den periode, hvor afstemningen stemmer (i dette tilfælde den 1. marts 2025). Åbn afstemningsrapporten for den 1. marts 2025. Når de historiske transaktioner, som nu er blevet slettet, er blevet identificeret i afstemningsrapporten (kig efter transaktioner som er med dato før reglen for sletning eks. ældre end 1.1.2020), skal der udføres en manuel bogføringsmæssig korrektion i regnskabssystemet for at sikre, at saldi igen er korrekte. Det anbefales at anvende afstemningsrapporten som bogføringsmæssig revisionsdokumentation.