Formålet med afstemningen og specifikationen mellem Acubiz og virksomhedens ERP-system er at sikre fuldstændighed og validitet i bogføringen. Processen verificerer, at alle transaktioner er korrekt registreret, og at saldiene i Acubiz stemmer overens med de tilsvarende konti i ERP-systemet.
Vigtigt operationelt vilkår: Acubiz er et dynamisk system, hvor nye kreditkorttransaktioner indlæses dagligt. Da data ændres løbende, er det afgørende, at de fastlagte procedurer følges nøje, for at sikre et retvisende datagrundlag på afstemningstidspunktet.
Indhold i denne artikel:
- Specifikation af debetsaldo på 'Hensat til drift'
- Udførelse af afstemning
- Afstemning af 'Hensat til drift'
- Afstemning af 'Hensat til kreditor'
Overordnet afstemningsproces
For at sikre en succesfuld konsolidering skal afstemningen struktureres omkring følgende hovedpunkter:
Forberedelse og datavalidering: Gennemgang af udestående transaktioner før datatræk.
Afstemning af 'Hensat til drift': Verifikation af debetsaldoen mod ERP.
Afstemning af 'Hensat til kreditor': Konsolidering af kreditorsaldi.
Specifikation af debetsaldo på 'Hensat til drift'
Debetsaldoen repræsenterer afholdte omkostninger i Acubiz, som endnu ikke er endeligt omkostningsført i ERP-systemet. For at sikre korrekt periodisering er det nødvendigt at identificere og analysere de underliggende transaktioner.
Fremgangsmåde:
Naviger til: FINANS ➔ AFSTEMNING ➔ HENSAT TIL DRIFT for at hente den transaktionsbaserede oversigt.
Fokusområde: Analyser oversigten med særligt fokus på ældre transaktioner. Hvis der identificeres historiske poster, bør der følges aktivt op over for de respektive medarbejdere frem for blot afvente deres næste udgiftsafregning.
Vigtige kontrolpunkter inden afstemning
For at sikre en korrekt og fejlfri afstemning, skal følgende punkter være kontrolleret og udført, inden processen påbegyndes.
1. Området FINANS ➔ IKKE TILKNYTTET skal være tomt
Det er afgørende, at der ikke optræder transaktioner uden en tilknyttet bruger.
Konsekvens: Disse transaktioner medregnes i Acubiz' afstemningsoversigt for Hensat til Kreditor, men kan ikke eksporteres til bogføring i ERP-systemet. Dette vil medføre en difference på saldoniveau.
Handling: Sørg for, at der er opsat automatiske tilknytninger på samtlige kreditkort for at imødegå dette.
2. Alle transaktioner skal være eksporteret
Samtlige relevante eksportfiler skal være genereret og udtrukket fra Acubiz.
Dette omfatter specifikt: Etrans hensættelser, omkostninger og Etrans fakturaeksport.
Mangelfuld eksport vil have en direkte negativ påvirkning på afstemningsresultatet.
3. Alt skal være bogført i ERP-systemet
Alle eksportfiler fra Acubiz skal være endeligt indlæst og bogført i virksomhedens ERP-system, før saldoen på hensættelseskonti kan opgøres korrekt.
Bemærk: Der må som udgangspunkt ikke ligge uafsluttede eller ikke-bogførte kladder i ERP-systemet, medmindre systemet specifikt kan medregne disse kladder i balancen.
Udførelse af afstemning
Når ovenstående kontrolpunkter er verificeret, kan afstemningen igangsættes for de ønskede områder.
I Acubiz opereres der med to centrale hensættelseskonti til håndtering af virksomhedens kreditkort:
Hensat til drift
Hensat til kreditor
Afhængigt af den specifikke kreditkortleverandør skal du enten afstemme den ene konto (Hensat til drift) eller begge konti.
Konteringsprincipper: Forskellen i afstemningsmetoden afhænger af, om kreditkortleverandøren leverer den månedlige faktura direkte til Acubiz. Da dette ikke understøttes af alle leverandører, anvendes der to forskellige konteringsprincipper. Du kan læse mere om de specifikke [konteringsprincipper her].
Afstemning af 'Hensat til drift'
Saldoen på kontoen for Hensat til drift repræsenterer de transaktioner, der er hensat som en driftsomkostning, men som endnu ikke er endeligt omkostningsført. Disse transaktioner kan på afstemningstidspunktet befinde sig i forskellige stadier af godkendelsesflowet i Acubiz (f.eks. Igangværende, Sendt til godkendelse, Godkendt eller Finansielt kontrolleret/Klar til eksport).
Fremgangsmåde:
Naviger til: FINANS ➔ AFSTEMNING ➔ HENSAT TIL DRIFT
Verifikation:
Saldoen på den specifikke konto for driftshensættelser i virksomhedens ERP-system skal svare overens med de data og den saldo, der udvises i Acubiz:
Relateret:
Afstemning af 'Hensat til kreditor'
Saldoen på kontoen for Hensat til kreditor repræsenterer de transaktioner, der er foretaget siden den seneste fakturaperiode, men som endnu ikke er endeligt faktureret af kreditkortselskabet. Saldoen giver således et øjebliksbillede af det minimumsbeløb, den kommende faktura vil lyde på.
Transaktionerne kan befinde sig i forskellige stadier af godkendelsesflowet i Acubiz og kan i nogle tilfælde allerede være eksporteret som omkostninger. Bemærk, at der løbende kan tilkomme yderligere transaktioner frem til faktureringstidspunktet.
ℹ️ Forudsætning: Afstemning af denne konto er kun mulig, hvis kreditkortudbyderen leverer månedlige fakturadata direkte til Acubiz. Hvis der ikke modtages månedlige fakturadata, vil saldoen i Acubiz ikke blive nedskrevet automatisk.
Fremgangsmåde:
Naviger til: FINANS ➔ AFSTEMNING ➔ HENSAT TIL KREDITOR
Verifikation:
Saldoen på den specifikke konto for kreditorhensættelser i virksomhedens ERP-system skal svare overens med den saldo, der udvises i Acubiz:
Relateret:
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.