At udføre en afstemning/specifikation (herefter benævnt afstemning) mellem Acubiz og virksomhedens ERP-system udgør i essensen en kontrol af, hvorvidt alle transaktioner er korrekt bogført. Dette indebærer en verifikation (afstemning) af, om der er balance mellem saldoen i Acubiz og ERP-systemet.
- Foretage afstemningen mellem Acubiz og ERP
- Specifikation af debetsaldo på hensat til drift
- Punkter inden afstemning
- Foretag afstemning af hensat til drift
- Foretag afstemning af hensat til kreditor
Foretage afstemningen mellem Acubiz og ERP
Da Acubiz er et dynamisk system, hvor nye kreditkorttransaktioner tilføjes dagligt, vil billedet variere fra dag til dag - og endda i løbet af dagen. Derfor er der visse procedurer, der skal følges, før en korrekt afstemning kan gennemføres.
Specifikation af debetsaldo på hensat til drift
Saldoen er et udtryk for at der er omkostninger der ligger i Acubiz, som ikke er omkostningsført. Derfor er det interessant at vide hvad saldoen består af, i relation til at få saldi omkostningsbogført.
Gå til FINANS -> AFSTEMNING -> HENSAT TIL DRIFT for at se en transaktionsbaseret overblik. Kig specielt på om der ligger transaktioner, som er af ældre dato. Hvis der ligger noget af ældre dato, kan det være der skal foretages en mere specifik opfølgning end bare at vente på at medarbejderen får afregnet sine transaktioner.
Punkter inden afstemning
-
Området FINANS --> IKKE TILKNYTTET skal være tomt.
Det er af afgørende betydning, at der ikke findes transaktioner, som ikke er tilknyttet en bruger. Disse transaktioner medregnes i Acubiz' afstemningsoversigt for Hensat til Kreditor, men kan ikke eksporteres til bogføring i virksomhedens ERP-system, hvilket kan forvrænge saldooversigten. Derfor er det vigtigt at sikre, at der er oprettet automatiske tilknytninger på samtlige kreditkort. -
Alle transaktioner skal være eksporteret
Det er essentielt, at alle eksportfiler er blevet eksporteret fra Acubiz. Dette omfatter Etrans hensættelser, omkostninger og Etrans faktura eksport. Hvis disse ikke er blevet eksporteret, vil det have en negativ indvirkning på afstemningen. -
Alt skal være bogført
Alle eksporterede bogføringsfiler fra Acubiz skal være indlæst og bogført i virksomhedens ERP-system, inden saldi på hensættelseskonti kan blive korrekt påvirket. Der må ikke forefindes ikke-bogførte kladder, medmindre ERP-systemet er i stand til at håndtere balancen med ikke-bogførte kladder.
Når de nævnte opgaver er gennemført, kan der foretages afstemning inden for de ønskede områder:
I Acubiz anvendes der to hensættelseskonti til virksomhedens kreditkort: "Hensat til drift" samt "Hensat til kreditor". Afhængigt af kreditkortleverandøren kan der udføres afstemning på den ene konto (hensat til drift) eller på begge konti. Forskellen ligger i, om kreditkortleverandøren leverer den månedlige faktura til Acubiz. Det er ikke alle kreditkortleverandører, der tilbyder at levere data til den månedlige faktura fra Acubiz. Der findes to forskellige konteringsprincipper alt efter, om der leveres månedlig faktura eller ej. Se venligst konteringsprincipperne her.
Foretag afstemning af hensat til drift
Hensat til drift saldoen repræsenterer de transaktioner, der er blevet hensat til drift og derfor ikke er blevet omkostningsført i driften. Disse transaktioner er i flow i Acubiz og kan befinde sig under forskellige statusser såsom; igangværende, sendt til godkendelse, godkendt og finansielt kontrolleret (klar til eksport).
Gå til: FINANS --> AFSTEMNING --> HENSAT TIL DRIFT
På den konto, der anvendes til hensættelse til drift i virksomhedens ERP-system, skal balancesaldoen være i overensstemmelse med de oplysninger, som Acubiz præsenterer:
Relateret:
Foretag afstemning af hensat til kreditor
Hensat til kreditor refererer til de transaktioner, der er blevet gennemført siden den seneste faktura og endnu ikke er blevet faktureret. Dette udgør således et øjebliksbillede af, hvad minimumsbeløbet for fakturaen fra kreditkortselskabet vil være. Disse transaktioner kan befinde sig på forskellige stadier i Acubiz og kan være blevet eksporteret som omkostninger. Det er også muligt, at der tilføjes flere transaktioner inden fakturaens udstedelse.
- ℹ️ Afstemning er kun mulig, hvis kreditkortudbyderen leverer månedlige fakturadata til Acubiz. I mangel af månedlig faktura vil saldoen aldrig blive nedskrevet i Acubiz.
Gå til: FINANS --> AFSTEMNING --> HENSAT TIL KREDITOR
På den konto, der anvendes til hensættelse til kreditor i virksomhedens ERP-system, skal balancesaldoen svare til den, som Acubiz viser:
Relateret:
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.