Finanskontrol før eksport

I Acubiz foretages den afsluttende kontrol af transaktioner af finansansvarlige (Pro-brugere) i Finanskontrollen, inden der genereres en eksporterbar bogføringsfil til virksomhedens ERP-system.

Denne kontrol er afgørende for at sikre højest mulige datakvalitet. Korrekte data modvirker manuelle korrektioner i ERP-systemet og sikrer fuld konsistens (1:1-sammenhæng) mellem Acubiz og regnskabet – hvilket samtidig styrker grundlaget for en smidig revision.

Processen for kontrol af udgifter

Transaktioner, der ligger til finanskontrol, har allerede gennemgået det primære godkendelsesflow: Medarbejder ➔ Godkender.

Når udgifterne er godkendt af den ansvarlige leder/godkender, foretager finansafdelingen den endelige validering. Finanskontrollen omfatter typisk vurdering af:

• Kontering og moms: Er udgiften bogført på den korrekte konto med den rette momskode?
• Dokumentation: Er kvitteringen/bilaget læsbart, og stemmer det overens med det registrerede beløb og dato?
• Dimensionering: Er omkostningen tildelt de korrekte dimensioner (f.eks. afdeling, projekt, bærer)?

Bemærk: Finansafdelingen har direkte adgang til at korrigere kontering og dimensionering under kontrollen, hvis der er mindre fejl.

Handling ved gennemgang

Når omkostningerne er kontrolleret, er der to mulige handlinger:

1. Godkend omkostningerne

Ved godkendelse låses transaktionen og placeres automatisk i køen til den kommende bogføringseksport til ERP-systemet.

2. Afvis omkostningerne

Hvis et bilag eller en kontering ikke kan godkendes, kan transaktionen afvises. Ved afvisning skal du angive:

• Modtager: Om udgiften skal returneres til medarbejderen (f.eks. ved manglende bilag) eller til godkenderen (f.eks. ved forkert projektvalg).
• Begrundelse: En præcis kommentar om årsagen til afvisningen, så modtageren ved, hvad der skal korrigeres.