Når Acubiz behandler transaktioner, tildeles hver enkelt post et unikt TravelID (RejseID). Dette id fungerer som transaktionens unikke reference og anvendes til sporbarhed og fremsøgning i systemet.
Afhængigt af transaktionstypen tildeles et TravelID enten ved oprettelse eller ved klarmelding/godkendelse.
1. Tildeling af TravelID ved oprettelse
- Rejseafregninger: Når en rejseafregning oprettes, tildeles den med det samme et overordnet TravelID (f.eks.
1000002). Dette id kan findes under Yderligere information i bunden af afregningen. - Tilknyttede bilag: Bilag, der tilføjes direkte til en rejseafregning, arver afregningens TravelID med et efterfølgende bilagsnummer (f.eks.
1000002-1,1000002-2osv.).
Gælder for: Kreditkorttransaktioner, kontante udlæg, diæter, kørsel og forskud, der tilknyttes en specifik rejseafregning.
2. Tildeling af TravelID ved klarmelding
Når omkostninger håndteres som enkeltstående transaktioner (uden om en samlet rejseafregning), tildeles de først et TravelID i det øjeblik, medarbejderen klarmelder transaktionen og sender den til godkendelse.
Dette gør sig gældende for følgende transaktionstyper:
- Kreditkorttransaktioner
- Kontante udlæg
- Kørselsregistreringer
- Diæter
- Kontante forskud
Hvorfor er det vigtigt? Hvis du skal supportere en medarbejder eller lede efter en specifik enkeltstående udgift, skal du være opmærksom på, at transaktionen først kan søges frem på et TravelID, efter den er blevet klarmeldt i systemet.
Kommentarer
0 kommentarer
Log ind for at kommentere.