Håndtering og sletning af transaktioner i Acubiz

I Acubiz afhænger muligheden for at slette transaktioner af transaktionstypen samt dens aktuelle status. Herunder finder du et præcist overblik over, hvad der kan slettes, hvad der ikke kan slettes, og hvordan specifikke situationer håndteres.

Transaktioner, der ikke kan slettes

Hvis virksomheden anvender automatiske integrationer til elektroniske transaktioner, kan disse transaktioner ikke slettes. Det drejer sig om:

• Kreditkorttransaktioner (med virksomhedsbetaling / firmakort)
• Rejsekontotransaktioner
• Tele-, benzin- og leasingselskabstransaktioner

Hvorfor? Acubiz har ikke mulighed for at slette denne type data, da transaktionerne ofte allerede er overført til finanssystemet. En sletning vil skabe ubalance i regnskabet og medføre differencer i afstemningen.

Håndtering af typiske scenarier (hvor sletning fejlagtigt ønskes):

• Brugeren har oprettet et kontant udlæg i stedet for at bruge kreditkorttransaktionen: 
  Hvis en medarbejder har afregnet et køb som et kontant udlæg, selvom det er betalt med firmakort, vil den elektroniske kreditkorttransaktion stadig stå som uafstemt i Acubiz. I dette tilfælde skal det kontante udlæg afvises og sendes tilbage til medarbejderen. Medarbejderen sletter derefter udlægget og matcher i stedet kvitteringen med den korrekte kreditkorttransaktion.
• Misbrug af kreditkort: 
  Ved mistanke om misbrug skal banken kontaktes straks for at spærre kortet og gøre indsigelse. Misbrugstransaktionen kan ikke slettes, da den repræsenterer en faktisk postering på kortet. Banken vil efterfølgende udstede en kreditnota, som udligner beløbet. Bemærk, at der kan gå tid før krediteringen modtages, og at processen kører direkte mellem virksomheden og banken uden om Acubiz.
• Fratrådte medarbejdere eller gamle transaktioner: 
  Hvis en medarbejder stopper, eller har gamle, uafregnede transaktioner liggende, må disse ikke slettes. I stedet bør transaktionerne overflyttes til en relevant kollega eller leder, som kan færdiggøre afregningen, så udgifterne bogføres korrekt. Læs: Flytte enkelte kreditkorttransaktioner til en anden medarbejder

Transaktioner, der godt kan slettes

Følgende manuelle registreringer kan slettes i Acubiz:

• Kreditkorttransaktioner med privat betaling
• Kontante udlæg
• Kørsels- og diætregistreringer

Betingelser for sletning: For at en transaktion kan slettes, skal den være ubehandlet eller have status som afvist. Transaktioner, der er godkendt, eksporteret eller allerede bogført i virksomhedens økonomisystem, kan ikke slettes i Acubiz. Hvis en transaktion ligger til godkendelse, skal den derfor først returneres (afvises) til medarbejderen, før den kan slettes.