Opsætning: Kontanthævninger på firmakreditkort

Håndtering af kontanthævninger på firmakreditkort opdeles i to overordnede trin:

1. Hævning af kontanter (Oprettelse af et mellemværende)
2. Betaling med kontanter (Dokumentation og udligning)

Bemærk: Funktionsmåden for den automatiske klarmelding kan tilpasses efter behov. Se afsnittet Aktiver eller deaktiver automatisk klarmelding.

Trin 1: Hævning af kontanter

Når en medarbejder hæver kontanter på sit firmakreditkort (f.eks. ved rejser i udlandet), registreres beløbet som en gæld til virksomheden, da midlerne trækkes direkte fra virksomhedens konto.

• Eksempel: Medarbejderen hæver 100,00 EUR (~750,00 DKK).
• Konsekvens: Medarbejderen registrerers med et skyldigt beløb til virksomheden.
• Godkendelsesflow: Kontanthævninger sendes automatisk til ledergodkendelse uden manuel handling fra brugeren. Denne standardindstilling kan ændres i systemopsætningen.

For at udligne det skyldige beløb og undgå eventuelt modregning i løn skal medarbejderen redegøre for forbruget i Trin 2.

Trin 2: Betaling med kontanter og afstemning

Når de hævede kontanter anvendes, skal medarbejderen oprette et eller flere kontante udlæg i Acubiz og vedhæfte de tilhørende kvitteringer.

Mellemværende og balance:

• Gæld: 100,00 EUR (fra kontanthævningen)
• Tilgodehavende: 100,00 EUR (fra de registrerede kvitteringer)
• Slutbalance: 0,00 DKK

Håndtering og kontering

Afhængigt af virksomhedens opsætning i Acubiz kan mellemværendet afstemmes på følgende måder:

• Via lønkørsel: Beløbet modregnes eller udbetales automatisk i lønnen baseret på en specifik løneksport fra Acubiz.
• Via medarbejderkreditor: Transaktionerne konteres direkte på medarbejderens kreditorkonto, hvor den endelige afregning håndteres i virksomhedens økonomisystem.

👉 Klik her for at se, hvordan du aktiverer eller deaktiverer automatisk klarmelding