På en standard kontoplan i Acubiz vil hver omkostningstype være tilknyttet ét kontonummer, således at hvis omkostningstypen vælges, så konteres på dette kontonummer.

Artikel indhold:

• Dimensionsstyrede konti
• Metoder til brug
• Kombinations muligheder:

Dimensionsstyrede konti

Der skal indføres et styrende parameter til hver omkostningstype. Dette parameter er en dimension. Dimensionen vil være ét af de eksisterede dimensionsniveauer, der allerede benyttes i Acubiz. Der kan kun benyttes ét dimensionsniveau som det styrende parameter.

Først skal det styrende dimensionsniveau defineres. Der er nogle forhold som skal tages stilling til:

• Det anbefales, at der benyttes et dimensionsniveau, som ikke består af for mange værdier, eks. Costcenter eller Afdeling. Dette gør administrationen mindre omfangsrig.
• Et dimensionsniveau som alle brugere har udfyldt på deres stamdata

Der er forskellige scenarier for hvordan opsætningen af hver omkostningstype skal foretages. I efterfølgende eksempler er den styrende dimensionsniveau "Afdeling".

Nedenstående liste er de afdelinger vi arbejder med i eksemplerne.

• 508: Accounting
• 515: Advertising
• 522: IT department
• 529: Customer Relations
• 536: Customer Service
• 543: Finances
• 550: Human Resources
• 557: Legal Department

Metoder til brug

Når dimensionsstyret kontoplan er aktiveret vil opsætningen på de enkelte omkostningstyper være opdateret med en ny sektion til opsætning af regler for dimensioner

Elementerne er:

•  Angiv et kontonummer i tilfælde af at dimensionen (Afdelingen) ikke er udfyldt
•  Angiv det kontonummer der skal benyttes uagtet hvilken afdeling der er valgt.
•  Liste over de valide afdelinger der er oprettet og dermed kan benyttes 
•  Angiv de afdelinger som er valide på omkostningen
•  Angiv de valide konti der skal benyttes til de valgte afdelinger.

Der er flere metoder i forbindelse med dimensionsstyret kontoplan.

1. Omkostningstypen skal vises for alle afdelinger
2. Nogle omkostningstyper skal kun være tilgængelige for brugere der tilhører udvalgte afdelinger
3. Der benyttes forskellige kontonumre for den samme omkostningstype, afhængig af afdelingen.
4. Kontoen bestemmes om der er udfyldt afdeling eller ej

Alle metoder kan benyttes i kombination.

Kombinations muligheder:

Visning af omkostningstype for alle afdelinger

Hvis omkostningstypen skal vises for brugere i alle afdelinger, så skal opsætningen se således ud:

Benyt derfor kun områderne +

Visning af konti for udvalgte afdelinger

Eksempel må denne konto kun ses af brugere i afdeling 508+515 og skal konteres på samme kontonummer

Benyt kun områderne +

Forskellige kontonumre til forskellige afdelinger

Herunder to eksempler på at nogle omkostningen skal konteres på andre konti i forskellige af.

Eksempel 1:

Alt skal konteres på konto 2001 undtaget afdeling 508, hvor der skal konteres på konto 2002

• + er den generelle konteringsregel
• + er undtagelsen til reglen

Eksempel 2:

Der må kun konteres på afdeling 508 + 515, men på hver deres konto

Benyt + områderne

Konto bestemmes om afdeling er valgt eller ej

En simpel men effektiv metode at differentiere konteringen om der er afdeling eller ej. NB. Dette benyttes oftest i forbindelse med en projekt dimension og ikke en afdelings dimension.

Eksempel 1:

• Uden afdeling konteres på kontonummer 2001
• Med afdeling konteres på kontonummer 2002

Benyt +  områderne

Eksempel 2 med undtagelse:

• Uden afdeling konteres på kontonummer 2001
• Med afdeling konteres på kontonummer 2002
• Undtaget afdeling 508 skal konteres på kontonummer 2003

Benyt + + + områderne

Kombinationsmulighederne er mange og effektiv til mere avancerede konteringsprincipper.