Enhedsbilag - fleksible registreringer i Acubiz – Acubiz Help Center

ℹ️ Bemærk: Enhedsbilag er et tilkøbsmodul i Acubiz. Kontakt Acubiz for yderligere information om aktivering.

Enhedsbilag i Acubiz er en alsidig transaktionstype, der gør det muligt for virksomheder at skræddersy registreringer til specifikke operationelle og administrative behov.

Typiske anvendelsesscenarier:

Simpel tidsregistrering på projekter: Nyttigt til simpel tidsregistrering med henblik på efterfølgende viderefakturering til kunder.
Mængdebaseret registrering: Kan anvendes til registrering af specifikke enheder – eksempelvis antal udførte behandlinger eller vaccinationer (f.eks. i veterinærbranchen) for at sikre dokumentation og korrekt viderefakturering.
Udbetaling af honorarer: Muliggør nem udbetaling af faste honorarer eller takster til eksterne konsulenter, freelancere eller medarbejdere.
Skattefri rejsegodtgørelse (faste takster): Ideelt til simple registreringer af eksempelvis skattefri rejsegodtgørelse, hvor der afregnes efter faste, kategoriserede takster (f.eks. kost eller logi).

Samlet set sikrer enhedsbilag stor fleksibilitet og bidrager til at optimere virksomhedens administrative processer og økonomistyring.

Oprettelse af enhedstyper

For at oprette en ny enhedstype skal du navigere til Administration i Acubiz og følge disse trin:

Gå to Administration og vælg Kontoplan -> Enhedstyper (eller det relevante menupunkt for enheder).
Klik på "Opret ny".
Udfyld de relevante stamdata for kategorien baseret på nedenstående vejledning.

Feltbeskrivelser ved oprettelse:

Felt / Element	Beskrivelse
Kontonavn	Det navn, som medarbejderen ser og vælger ved registrering.
Aktiv	Definerer, om enhedstypen er aktiv og synlig for slutbrugerne.
Sats kan rettes	Angiver, om brugeren manuelt må redigere enhedens sats ved registrering.
Enhed	Angiver måleenheden for registreringen (f.eks. Timer, Dage, Stk., Liter).
Sats	Den faste værdi eller pris pr. enhed.
Forklaring påkrævet	Bestemmer, om brugeren skal angive en skriftlig begrundelse ved registrering.
Kvittering påkrævet	Bestemmer, om der skal vedhæftes digital dokumentation/bilag til registreringen.
Med i total	Angiver, om den samlede værdi (antal $\times$ sats) skal indgå i den totale sum på rejseafregningen.
Kontotype	Definerer, hvilket kontoområde registreringen påvirker i rejseafregningens sammentælling.
Omkostningseksport	Angiver, om registreringen skal inkluderes i den standard finansielle eksport til bogføring i virksomhedens ERP-system.
Konto	Debetkontoen, der skal bogføres på.
Modkonto	Kreditkontoen, der skal bogføres på.
Inkluder i enhedseksport	Angiver, om registreringen skal inkluderes i en dedikeret eksportfil udelukkende til enheder (kræver et specifikt eksportformat).
EnhedsID	Et unikt ID for denne enhedstype, som medtages i enhedseksporten.
Inkluder i løneksport	Definerer, om enhedstypen skal inkluderes i løneksporten til brug for udbetaling eller løntræk (ved negative beløb) hos medarbejderen.

Her er en række konkrete opsætningsscenarier, der viser, hvordan felterne i Acubiz skal konfigureres i praksis alt efter det specifikke forretningsbehov:

Scenario 1: Simpel tidsregistrering til kundeviderefakturering

Når medarbejdere skal registrere timer brugt på projekter, som virksomheden efterfølgende skal viderefakturere til kunden.

Enhed: Timer
Sats: 0,00 kr. eller den interne kostpris (ofte sættes den til 0, da det kun er antallet af timer, der er relevant at eksportere)
Sats kan rettes: Nej (eller irrelevant hvis satsen er 0)
Forklaring påkrævet: Ja (medarbejderen skal beskrive, hvad der er lavet i timerne)
Kvittering påkrævet: Nej
Med i total: Nej (da timerne ikke repræsenterer et udlæg, medarbejderen skal have udbetalt)
Inkluder i enhedseksport: Ja (timerne eksporteres til et eksternt projekt-/faktureringssystem)
Inkluder i løneksport: Nej

Scenario 2: Mængdebaseret registrering til viderefakturering (f.eks. dyrlæger / vaccinationer)

Når en medarbejder udfører en service på farten (f.eks. vaccinationer eller brug af specifikke materialer), som skal registreres og viderefaktureres direkte til en specifik kunde.

Enhed: Stk.
Sats: Prisen på den specifikke enhed (f.eks. 150,00 kr. pr. vaccination)
Sats kan rettes: Nej (for at sikre ensartet prissætning)
Forklaring påkrævet: Ja (f.eks. "Besætning X / ID-numre")
Kvittering påkrævet: Nej
Med i total: Nej (det er ikke et medarbejderudlæg, men en registrering af et salg/forbrug)
Inkluder i enhedseksport: Ja (data eksporteres til ERP-/faktureringssystemet med det tilknyttede EnhedsID, så det kan bogføres på den korrekte konto)

Scenario 3: Udbetaling af fast honorar (f.eks. freelancere eller kørsel i firmabil med fast takst)

Anvendes, når en ekstern konsulent eller intern medarbejder skal have udbetalt et fast honorar pr. udført opgave eller session.

Enhed: Stk. (eller Sessioner / Opgaver)
Sats: Honorarsatsen (f.eks. 1.500,00 kr.)
Sats kan rettes: Ja (hvis honoraret kan forhandles eller variere fra gang til gang) ellers Nej
Forklaring opkrævet: Ja (hvilken opgave/aftale honoraret vedrører)
Kvittering påkrævet: Ja/Nej (alt efter om der skal vedhæftes en kontrakt eller godkendelsesmail)
Med i total: Ja
Omkostningseksport: Ja (skal bogføres direkte på en omkostningskonto (Debet) og en modkonto (Kredit) i ERP, hvis udbetalingen sker udenom lønsystemet, da der kan være tale om person der ikke er ansat - eks. bestyrelsesmedlemmer eller lign.)

Scenario 4: Skattefri rejsegodtgørelse (faste takster)

Dette scenarie er relevant for virksomheder, der udbetaler faste, skattefrie godtgørelsessatser (f.eks. for kost og logi) direkte til medarbejderen via lønsystemet.

Enhed: Stk. (eller Dage)
Sats: F.eks. 574,00 kr. (eller den gældende faste takst)
Sats kan rettes: Nej (taksten skal være låst for at sikre overholdelse af gældende regler)
Forklaring påkrævet: Ja (medarbejderen skal angive destination/formål)
Kvittering påkrævet: Nej (da det er en skattefri godtgørelse uden eksterne bilag)
Med i total: Ja (så beløbet fremgår af medarbejderens samlede opgørelse)
Inkluder i løneksport: Ja (overføres til lønsystemet, så medarbejderen får beløbet udbetalt skattefrit med lønnen)
Omkostningseksport: Nej (hvis det udelukkende skal bogføres via lønsystemet for at undgå dobbeltbogføring)

Scenario 5: Registrering af fri/skattepligtig telefoni og internet (eller andre personalegoder)

Dette scenarie er relevant for virksomheder, hvor medarbejdere skal registrere månedlig privat brug af firmatelefon, internet eller fri bil, som skal indberettes til SKAT via lønsystemet, eller hvor medarbejderen har en fast månedlig egenbetaling, der skal modregnes (løntrækkes).

Enhed: Mdr. (Måneder)
Sats: F.eks. -3.000,00 kr. (hvis det er et månedligt løntræk for fri bil) eller en positiv sats for beskatningsgrundlag.
Sats kan rettes: Nej (taksten er fastsat efter gældende skatteregler eller virksomhedens politik).
Forklaring påkrævet: Nej (eller blot en standardtekst som f.eks. "Egenbetaling bil [Registreringsnummer]").
Kvittering påkrævet: Nej.
Med i total: Ja (for at det modregnes eller tillægges medarbejderens samlede saldo).
Inkluder i løneksport: Ja (overføres til lønsystemet, så lønafdelingen automatisk kan foretage løntrækket eller beskatningen på medarbejderens lønseddel).
Omkostningseksport: Nej (da det håndteres direkte via lønkørslen).

Sammenlignende oversigt over opsætningerne:

Scenarie	Enhed	Med i total?	Omkostningseksport	Løneksport	Enhedseksport
1. Tidsregistrering	Timer	Nej	Nej	Nej	Ja
2. Mængde/Vaccination	Stk.	Nej	Nej	Nej	Ja
3. Fast honorar	Stk.	Ja	Ja	Nej	Nej
4. Rejsegodtgørelse	Stk. / Dage	Ja	Nej	Ja	Nej
5. Personalegode (Løntræk)	Mdr.	Ja	Nej	Ja (som, minus)	Nej