Dimensionsstyrede konti i Acubiz

I Acubiz kan I anvende to forskellige metoder til at styre kontoplanen og håndtere jeres finansielle konteringer: Almindelig kontoplan (standard) og Dimensionsstyrede konti (tilkøb).

ℹ️ Bemærk: Dimensionsstyrede konti er en tilkøbsfunktion, som kræver en dybere konfigurationsændring af din Acubiz-løsning. Kontakt venligst Acubiz for aktivering og rådgivning.

Forskellen på de to kontoplanstyringer

1. Almindelig kontoplan (Standard)

Med en standardkontoplan er hver omkostningstype i Acubiz låst til ét specifikt kontonummer. Når en medarbejder vælger en given omkostningstype, bogføres transaktionen altid på det dertilhørende kontonummer.

Relation: 1:1 (Én omkostningstype = ét fast kontonummer)

2. Dimensionsstyrede konti (Tilkøb)

Her styres kontonummeret af et bagvedliggende parameter – en dimension (f.eks. Afdeling, Cost Center eller Projekt). Det gør det muligt at bogføre den samme omkostningstype på forskellige kontonumre, alt efter hvilken dimension der er valgt eller tilknyttet medarbejderen.

Relation: 1:mange (Én omkostningstype = flere mulige kontonumre styret af en dimension)

Forberedelse og anbefalinger inden opsætning

Før vi aktiverer dimensionsstyrede konti, skal det styrende dimensionsniveau defineres. Vi anbefaler, at I overvejer følgende:

• Vælg en dimension med begrænset omfang: Det anbefales at styre efter en dimension, der ikke indeholder for mange forskellige værdier (f.eks. Afdeling eller Cost Center). Det holder administrationen og vedligeholdelsen simpel.
• Sikring af stamdata: Den valgte dimension bør være et obligatorisk felt, som er udfyldt på alle brugeres stamdata i Acubiz.

Eksempel på styrende dimension (Afdeling)

I eksemplerne i denne artikel tager vi udgangspunkt i dimensionen Afdeling med følgende værdier:

• 508: Accounting
• 515: Advertising
• 522: IT department
• 529: Customer Relations
• 536: Customer Service
• 543: Finances
• 550: Human Resources
• 557: Legal Department

Konfigurationsmuligheder på omkostningstypen

Når dimensionsstyrede konti aktiveres, udvides opsætningen på de enkelte omkostningstyper med en ny sektion. Her kan I konfigurere reglerne ud fra følgende 5 elementer:

1. Fallback-konto (Uden dimension): Kontonummeret, der benyttes, hvis dimensionen (f.eks. Afdelingen) ikke er udfyldt.
2. Standardkonto (Global): Det generelle kontonummer, der som udgangspunkt benyttes på tværs af alle dimensioner.
3. Masterliste: Oversigten over alle oprettede og gyldige dimensioner i systemet.
4. Valgte dimensioner: De specifikke dimensioner, som denne omkostningstype skal være gyldig for.
5. Dimensionsspecifikke konti: De specifikke kontonumre, der skal tilknyttes de valgte dimensioner.

Anvendelsesmetoder og scenarier

De 5 konfigurationselementer kan kombineres på kryds og tværs for at understøtte jeres bogføringsregler. Herunder finder du de mest almindelige scenarier.

Scenarie A: Vis omkostningstype for alle afdelinger (Global visning)

Omkostningstypen skal være synlig for alle medarbejdere uanset afdeling, og bogføres altid på det samme kontonummer.

• Opsætning: Angiv kontonummer i (A) + (B) .

Scenarie B: Vis omkostningstype kun for udvalgte afdelinger

Omkostningstypen må kun kunne vælges af specifikke afdelinger (f.eks. 508 og 515), og skal bogføres på det samme kontonummer.

• Opsætning: Angiv en Standardkonto (E), men vælg kun de relevante afdelinger (D), der skal have adgang.

Scenarie C: Forskellige kontonumre baseret på afdeling

Her differentieres kontonummeret automatisk ud fra, hvem der foretager registreringen.

• Eksempel 1 (Regel med undtagelse): Som udgangspunkt skal alle bogføres på konto 2001, men afdeling 508 (Accounting) skal bogføres på konto 2002.
  • Opsætning: Sæt Standardkonto (A+B) til 2001. Tilføj afdeling 508 under Valgte dimensioner (D) og tildel konto 2002 som Dimensionsspecifik konto (E).
    
     
• Eksempel 2 (Kun adgang for udvalgte afdelinger – på hver deres konto): Kun afdeling 508 og 515 må bruge omkostningen. Afdeling 508 bogføres på konto 2001, og afdeling 515 bogføres på konto 2002.
  • Opsætning: Vælg kun afdeling 508 og 515 i Valgte dimensioner (D) og angiv de tilhørende kontonumre under Dimensionsspecifikke konti (E).
    

Scenarie D: Kontonummer bestemmes af, om dimensionen er udfyldt (f.eks. ved Projekter)

En meget effektiv metode, som ofte anvendes ved projektstyring frem for afdelinger.

• Eksempel 1 (Simpel opdeling): Uden projekt bogføres omkostningen på konto 2001. Med projekt bogføres den på konto 2002.
  • Opsætning: Sæt Fallback-konto (A) til 2001 og Standardkonto (B) til 2002.
    
     
• Eksempel 2 (Opdeling med undtagelse): Uden projekt bogføres på konto 2001. Med projekt bogføres på konto 2002 – medmindre det er afdeling 508, som altid skal bogføres på konto 2003.
  • Opsætning: Sæt Fallback-konto (A) til 2001, Standardkonto (B) til 2002, og tilføj en specifik regel for afdeling 508 under Valgte dimensioner (D) med konto 2003 under Dimensionsspecifik konto (E).
    

Har du brug for hjælp? Kombinationsmulighederne er mange og kan tilpasses selv meget komplekse konteringsregler. Tag fat i jeres Acubiz-konsulent for at få lagt den helt rigtige strategi for jeres opsætning.