Aktivering og deaktivering af automatisk klarmelding

Automatisk klarmelding kan implementeres på tværs af alle omkostningstyper i Acubiz. Funktionen konfigureres til at håndtere og godkende transaktioner automatisk, hvilket reducerer tidsforbruget og minimerer den manuelle administration.

For de fleste omkostningstyper anbefales automatisk klarmelding dog ikke, da de ofte kræver individuel kontrol, detaljeret gennemgang eller specifikke godkendelsesflow, som ikke egner sig til automatisering.

Særligt fordelagtigt ved kontanthævninger

Automatisk klarmelding er derimod særligt velegnet til kontanthævninger på kreditkort. Her simplificeres processen markant, da transaktionerne bogføres hurtigt og korrekt uden behov for manuel medarbejderinteraktion. Det frigiver ressourcer i økonomifunktionen og sikrer, at kontrollen fokuseres der, hvor den reelt skaber værdi (f.eks. ved efterfølgende godtgørelse via kontante udlæg).

Opsætningsguide: Sådan gør du

Følg disse trin for at aktivere eller deaktivere funktionen:

1. Gå til ADMIN > KONTOPLAN > Systemkonti.
   
    

2. Vælg "Kontanthævning på kreditkort" i listen.
   
    

3. Aktivér eller deaktivér feltet "Klarmeld automatisk" alt efter behov.
   

Vigtige forudsætninger for funktionaliteten

BEMÆRK: Automatisk klarmelding fungerer udelukkende, hvis transaktionen ikke kræver handling eller input fra brugeren.

For at automatiseringen kan køre fejlfrit, skal kontoopsætningen opfylde følgende kriterier:

• Ingen krav på kontoen

  • Ingen krav om forklaring: Feltet til forklaring må ikke være obligatorisk.

  • Ingen krav om bilag: Vedhæftet fil må ikke være påkrævet.

  • Intet krav om antal: 
    Der må ikke være krav om angivelse af antal (f.eks. CPM).
    
     

• Ingen obligatoriske dimensioner: 
  Dimensioner (f.eks. afdeling, projekt) må ikke være sat som påkrævet.
  
   

• Typekode skal være angivet: 
  Der skal være defineret en typekode for automatisk kontering af de matchende transaktioner (f.eks. typekoden for kontanthævning).
  

Hvis blot ét af ovenstående elementer kræver brugerindgriben, vil den automatiske klarmelding fejle, da systemet vil afvente manuel handling fra medarbejderen.

• Se evt. Automatisk kontering med type koder