Opret ny omkostningstype (Ny konto)

En velstruktureret kontoplan i Acubiz er afgørende for, at medarbejderne nemt og korrekt kan kontere deres udgifter. Antallet af mulige konti bør være balanceret – hverken for omfattende eller for begrænset.

I Acubiz præsenteres brugerne kun for navnet på omkostningstypen og ikke det tekniske ERP-kontonummer eller momskoder. Det sikrer en enkel og overskuelig process for medarbejderen, mens systemet håndterer den bagvedliggende kontering korrekt.

Sådan opretter du en ny omkostningstype

1. Gå til ADMINISTRATOR -> KONTOPLAN -> OMKOSTNINGSKONTI.

2. Klik på Opret konto.
   

3. Udfyld felterne ud fra nedenstående retningslinjer.

1. Basisoplysninger

• Kontonavn: Det navn, som medarbejderen ser og vælger i appen/systemet (f.eks. Taxa, Kundemiddag, Kontorartikler).
• Kontonummer: Det specifikke kontonummer i virksomhedens ERP-system, som udgiften skal konteres på.
• Type: Vælg den relevante kontotype (f.eks. Finans-, Debitor- eller Kreditorkonto).

2. Firmapolitik (Valideringsregler)

• Forklaring påkrævet: Vælg, om medarbejderen skal angive supplerende oplysninger (f.eks. Formål og deltagere ved repræsentation). Indtast det spørgsmål eller den tekst, medarbejderen præsenteres for.
• Vedhæftet fil krævet: Angiv, om der er krav om bilag. Vælg enten Ikke påkrævet eller Krævet på omkostningen.
• Antal påkrævet: (Kræver tilkøb af Company Policy Manager - CPM)
• CO2 Tracker: (Kræver tilkøb af CO2 Tracker-modulet)
• Dimensionsopsætning: Definer eventuelle regler for obligatorisk udfyldelse af finansielle dimensioner (afdeling, projekt osv.) ved valg af denne konto.
  

3. Kontrol- og godkendelsesregler (CPM)

Bemærk: Denne funktion kræver tilkøb af Company Policy Manager (CPM).

Her kan du oprette udvælgelsesregler for automatisk kontrol eller udvidet godkendelsesflow:

Se mere om Company Policy Manager opsætningen:

• Konti der skal kontrolleres i Finans (CPM)
• Konti der skal godkendes af leder/godkender (CPM)

4. Momsopsætning

Indtast de relevante momskoder for hhv. Indland, EU og Udland.

Når medarbejderen opretter en udgift og vælger det land, forbruget er foretaget i, anvender Acubiz automatisk den tilknyttede momskode. Feltet kan efterlades blankt, hvis der ikke skal påføres moms på den pågældende konto.

ℹ️ se også: Omkostninger: Opsætning af momskoder

5. Automatisk kontering (MCC-koder)

I visse tilfælde kan systemet foretage automatisk kontering baseret på transaktionens type- eller artikelkode (f.eks. kreditkortdata).

• Automatisk klarmelding: Du kan vælge, at autokonterede transaktioner automatisk sendes til godkendelse. Forudsætning: Kontoen må ikke have aktive krav om bilag, forklaring eller dimensioner, som kræver manuel indtastning fra brugeren.

ℹ️ se Automatisk kontering med typekoder

6. Andre informationer

• Aktiv:
  • Ja: Omkostningstypen er aktiv og synlig for medarbejderne.
  • Nej: Kontoen er deaktiveret og kan ikke vælges.
• Vis kun på splitkonti:
  • Nej: Medarbejderen kan kontere direkte på denne konto.
  • Ja: Kontoen kan udelukkende vælges i forbindelse med opdeling af en udgift (splittransaktion). (Bemærk: Understøttes ikke i Acubiz-appen).